Dashboarding og rapportering i Excel handler ofte om å vise handlinger som er tilgjengelige. Du vil ofte finne at ledere er interessert i topp og bunn av ting: de 50 beste kundene, de 5 beste salgsrepresentanter, de 10 beste produktene. Selv om du kanskje tror dette er fordi ledere har oppmerksomhetsfrekvensen til en fireårig, er det en mer logisk grunn for å fokusere på outliers.
Hvis du, som leder, vet hvem de ti første inntektsgenererende kontoene er, kan du bruke innsatsen og ressursene i å bygge opp disse kontoene. Fordi du mest sannsynlig ikke vil ha ressursene til å fokusere på alle kontoer, ville det være mer nyttig å vise et håndterbart delmengde av kontoer.
Heldigvis gjør pivottabeller det enkelt å filtrere dataene dine for de fem øverste, nederste ti eller en tenkelig kombinasjon av topp- eller bunnrekord. Her er et eksempel.
Tenk på at i virksomheten din er Accessories Business Segment en forretning med høy marginal - du får mest mulig utbytte for hver dollar i salget i Tilbehør-segmentet. For å øke salget ønsker lederen å fokusere på de 50 kundene som bruker minst mulig beløp på tilbehør. Han vil åpenbart bruke sin tid og ressurser på å få de kundene til å kjøpe mer tilbehør. Her er hva du skal gjøre:
-
Bygg et pivottabell med virksomhetssegmentet i filterområdet, kunden i radområdet og salgsbeløpet i verdieringsområdet; se figuren. For kosmetisk verdi, endre layoutet til Tabular Form.
-
Høyreklikk et hvilket som helst kundenavn i Kunde-feltet, velg Filter og deretter Top 10 - som vist i denne figuren.
Ikke la etiketten Top 10 forvirre deg. Du kan bruke Top 10-alternativet til å filtrere både topp- og nedre poster.
-
I dialogboksen Topp 10 filter, som illustrert i denne figuren, må du bare definere visningen du leter etter. I dette eksemplet vil du ha de nedre 50 elementene (kunder), som definert av Summen av salgsbeløp-feltet.
-
Klikk på OK for å bruke filteret.
-
I filterområdet klikker du på rullegardinmenyen for feltet Forretningssegment og merker av i ruten for filterelementet Tilbehør, som vist i denne figuren.
På dette tidspunktet har du akkurat det din leder har bedt om - de 50 kundene som bruker minst mulig penger på tilbehør. Du kan gå et skritt videre og formatere rapporten litt ved å sortere på Summen av salgsbeløp og bruke et valutaformat til tallene. Se figuren.
Merk at fordi du bygget denne visningen ved hjelp av et pivottabell, kan du enkelt tilpasse den nyopprettede rapporten for å skape en helt ny visning.For eksempel kan du legge til SubRegion-feltet - vist i denne figuren - til filterområdet for å få de 50 britiske kundene som bruker minst mulig penger på tilbehør.
Dette er kraften til å bruke pivottabeller på grunnlag av oversikter og rapporter. Fortsett å leke med topp 10-filteret for å se hva slags rapporter du kan komme med.
Du kan legge merke til at i den figuren viser bunnen 50-rapporten bare 23 poster. Dette skyldes at det er færre enn 50 kunder i Storbritannia som har tilbehørssalg. Hvis du ber om bunnen 50, viser Excel opptil 50 kontoer, men færre om det er færre enn 50.
Hvis det er et slips for noen rangering i bunnen 50, viser Excel alle de bindte postene.
Du kan fjerne de brukte filtrene i svingtabellene dine ved å ta disse handlingene:
-
Klikk hvor som helst inni pivottabellen for å aktivere kontekstfanen PivotTable Tools på båndet.
-
Velg kategorien Alternativer på båndet.
-
Klikk på Tøm ikonet og velg Tøm filter, som vist i denne figuren.
