Outlook 2013 Adressebøker - dummies

Outlook 2013 bruker fortsatt flere forskjellige adressebøker som virkelig er en del av Microsoft Exchange Server. Adressebokene har flere separate, uavhengige lister over navn og e-postadresser - det er ganske forvirrende. Microsoft forenklet problemet med å håndtere adressebøker i Outlook 2002 og senere versjoner, men det hjelper ikke hvis du bruker Outlook på et stort bedriftsnettverk.

Listen over Outlook-kontakter (det du ser når du klikker på Kontakter-knappen i navigeringslinjen) inneholder all slags personlig informasjon, mens en adressebok (det du ser når du klikker på To-knappen i en ny melding) fokuserer på bare e-postadresser.

En adressebok kan også håndtere de nitty-gritty detaljene om å sende meldingen til folk på e-postsystemet ditt, spesielt hvis dette systemet er Microsoft Exchange Server.

Her er nedgangen på mengden adressebøker:

• Den globale adresselisten: Hvis du bruker Outlook på et bedriftsnettverk, har den globale adresselisten, som systemadministratoren opprettholder, vanligvis navnene og e-postadresser til alle i bedriften din. Den globale adresselisten lar deg adressere en e-postmelding til noen i din bedrift uten å måtte slå opp e-postadressen.

• Kontakterens adressebok: Kontakterens adressebok er e-postadressene fra kontaktlisten. Outlook fyller automatisk i adresseboken til kontakter, slik at du enkelt kan legge til folk i en melding du sender når du klikker på Til-knappen.

• Ekstra adressebøker: Hvis du lager mapper for Outlook-kontakter, blir disse mappene også separate adressebøker. Systemadministratoren kan også opprette flere adressebøker, og hvis du kobler Outlook til tjenester som LinkedIn, kan dine LinkedIn-kontakter også vises som en separat adressebok.

Hvis du er heldig, vil du aldri se adresseboken. Alle adressene til alle de menneskene du noen gang sender e-post til, er oppført i Global Address-listen som noen andre opprettholder, for eksempel på et bedriftsnettverk. Under disse omstendighetene er Outlook en drøm.

Du trenger ikke å vite hva en adressebok er mesteparten av tiden - du skriver bare navnet på personen du sender, i Til-boksen i en melding. Outlook kontrollerer navnet for stavemåte og tar seg av å sende meldingen. Du ville sverge det en liten psykisk som vet bare hva du trenger liv inne i datamaskinen din.

Med mindre onkel Bob jobber for din bedrift eller er en vanlig klient, er det imidlertid tvilsomt at hans e-postadresse vil bli funnet på Global Address-listen.

Under mindre enn ideelle forhold, når du prøver å sende en melding, klager Outlook enten at den ikke vet hvordan du skal sende meldingen eller ikke kan finne ut hvem du snakker om. Da må du rote med adressen.

Denne situasjonen skjer bare når adressen ikke er i en av adresseboken eller ikke er i et skjema som Outlook forstår. For disse tilfellene må du enten skrive inn hele adressen manuelt eller legge til mottakerens navn og adresse i kontaktlisten din.