Outlook 2007 E-postformater: HTML, vanlig tekst og rik tekst

Microsoft Outlook 2007 tilbyr tre formater for sending av e-postmeldinger: HTML, ren tekst og rik tekst. Her er en titt på fordeler og ulemper ved de forskjellige Outlook-e-postformatene, og noen enkle måter å endre dem på.

Microsoft Outlook 2007 e-postformater kommer i tre smaker:

• HTML-format: I disse dager overføres nesten all e-post i HTML-format, det samme formatet som websider blir laget. Hvis HTML er standardformatet du bruker til å opprette meldinger i Outlook - og det er, med mindre du har tinkered med standardinnstillingene - e-postmeldingene du sender, faktisk er små websider. HTML gir deg de fleste muligheter for formatering av tekst og grafikk. I HTML-format kan du plassere bilder i kroppen til en e-postmelding, bruke et bakgrunnstema og gjøre noen form for sofistikert formateringstrykk.

HTML-formatet har imidlertid en del av detektorer. For det første er meldingene større fordi de inneholder sofistikerte formateringsinstruksjoner, og blir større, de tar lengre tid å overføre over Internett. Noen e-postkontoer tildeler en fast mengde diskplass for innkommende e-postmeldinger og avviser meldinger når diskplassallokalet er fylt. Fordi de er større enn andre e-postmeldinger, fyller HTML-meldinger diskplassen raskere. Endelig kan noen e-postprogrammer ikke håndtere HTML-meldinger. I denne programvaren konverteres meldingene til vanlig tekstformat.

• Vanlig tekstformat: I vanlig tekstformat overføres bare bokstaver og tall. Formatet tillater ikke at du formaterer tekst eller justerer avsnitt på noen måte, men du kan være trygg på at personen som mottar meldingen, kan lese den nøyaktig som du skrev den.
• Rikt tekstformat: Det rike tekstformatet er proprietært til Microsoft e-postprogramvare. Merk at bare personer som bruker Outlook og Outlook Express, kan se rike tekstformater. Hvis formateringsteksten i e-postmeldinger er viktig for deg, velger du HTML-formatet fordi flere kan lese meldingene dine.

Når noen sender deg en e-postmelding, kan du se hvilket format det ble overført ved å se på tittellinjen, hvor HTML, Vanlig tekst, eller Rik tekst vises i parentes etter emnet for meldingen. Outlook er smart nok til å sende meldinger i HTML, vanlig tekst eller rik tekstformat når du svarer på en melding som ble sendt til deg i det formatet.

Følg disse instruksjonene hvis du må endre formatet som e-postmeldingene dine sendes til:

• Endre standardformat: Velg Verktøy -> Valg, og i dialogboksen Valg velger du Mail Format-fanen.Fra rullegardinlisten Komponere i denne meldingsformat velger du HTML, Vanlig tekst eller Rik tekst.
• Endre formatet for en enkelt e-postmelding: I meldingsvinduet klikker du kategorien Alternativer. Deretter klikker du på Vanlig tekst, HTML eller Rich Text-knappen.
• Bruk alltid vanlig tekst eller rik tekstformat med en kontakt: For å unngå overføring i HTML med en kontakt, start i mappen Kontakter, dobbeltklikk på kontaktens navn og dobbeltklikk på kontaktskjemaet. kontaktens e-postadresse. Du ser dialogboksen E-postegenskaper. I rullegardinlisten Internetformat velger du Send bare vanlig tekst eller Send med Outlook Rich Text Format.