Outlook 2003: Business Contact Manager - dummies

Business Contact Manager (BCM) versjon 2. 0 er et gratis tilleggsprogram til Outlook 2003 i Office Professional og Small Business-utgavene. Det er et flott verktøy hvis du forstår hvordan du bruker det til din fordel, og overvinne de to hovedbegrensningene:

• Eldre versjoner av BCM fungerer som frittstående enheter som ikke tillater deling mellom flere brukere. Oppgradering av BCM til versjon 2. 0 tillater databasedeling blant flere brukere. Hvis du bruker en eldre versjon, får du online, velger Hjelp på verktøylinjen i Outlook, velger Søk etter oppdateringer, og følger instruksjonene for å oppgradere systemet.

Hvis du vil bruke BCMs delingsfunksjoner, må Outlook-programmet installeres på en datamaskin som kjører Windows XP Professional. BCM deler ikke under Windows XP Home Edition.
• Produkt- og tjenestepunktlisten har et fast format med bare tre tilgjengelige felt for import av data fra salgs- og regnskapssystemet. Du må justere feltene fra forretningssystemet for å passe inn i de tre importerende feltene: Elementnavn, Beskrivelse og Enhetspris, som begrenser måten å sitere på tjenester og produkter. Når du angir det samme produktet som en enhet, en boks eller en beholder, må du åpne en linjepost per emballasje. Du kan ikke importere dine nåværende beholdningsmengder fordi BCM ikke importerer mengdefelt.

For å ha samme gjenstand på de forskjellige emballasjen på samme linje, må du definere betydningen av enhetens mengde, uansett om det er 1 sjampoflaske eller en eske som inneholder 12 sjampoflasker. Tilpasning av hvert varenavn, beskrivelse og enhetspris for en tjeneste, et prosjekt eller et produkt er utfordringen med å bruke BCM i enhver bedrift.

Si for eksempel at Daisy jobber i et datamaskin- og programvarevedlikeholdsselskap og mottar en forespørsel om et tilbud for å installere og dele den nye BCM 2. 0 på fem arbeidsstasjoner. Hun skriver et detaljert forslag, inkludert minimumskrav som en Windows XP Professional på arbeidsstasjonen som vil dele databasen, og anslår antall timer for tjenesten hennes. Hun lager et nytt element for å registrere dette forslaget:

Servicekvot for installasjonsprogramvare

Produktnavn: Programvareinstallasjon

Beskrivelse: BCM 2. 0 delt i 5 arbeidsstasjoner

Antall: 1 service

Pris : 120. 00

Daisy bruker feltet Elementnavn for å angi tjenesten og feltet Beskrivelse for å vise hva som var nødvendig. Hun kobler også forslaget som en fil i Opportunity History Items. Ved å tilpasse tjenesten til produkt- og tjenesteproduktlisten, kan du bruke Daisy's ide i enhver form for virksomhet.

I tillegg sier Mark arbeider i et juridisk kontor, og en ny kunde ber om et tilbud for å håndtere selskapets juridiske forhold. Han skriver et forslag som forklarer hva hans kontortjenester dekker og sender det til $ 250 per time, estimering av ti timer per måned for service. Han anslår forslaget til 120 timer i året og setter det opp på følgende måte:

Tjenestetilbud for Marks Legal Services

Artikkelnavn: Juridisk støtte

Beskrivelse: Juridisk støttekontrakt 10h / month

Quantity: 120

Total: $ 30 000

På samme måte kan en kosmetikklinikk opprette en produkt- og serviceartiklerliste for Botox hudpleieapplikasjoner og laser hudpleie tjenester på samme måte som et juridisk kontor eller en datatjeneste.

Enten du er i en butikk eller en liten industri, kan du justere produktlisten din slik at den passer til BCMs tilgjengelige felt ved hjelp av de foregående eksemplene.