Organisere e-posten din i Outlook 2016 - dummies

Mailbox bloat. Alle får det over tid. Din Outlook 2016-innboks fyller opp med meldinger du forsømte å slette eller filen bort, og før du vet det, har du tusenvis av meldinger, tar opp plass i datafilen og hindrer deg i å bla gjennom de nye greiene. Her er noen ideer for å bryte opp den tette.

Oppryd samtaler

En samtale er en e-postutveksling som består av flere frem og tilbake meldinger. Fordi de fleste bare slår på Svar for å fortsette en samtale uten å slette all tidligere tekst, slutter du med mange meldinger som egentlig er delsett av hverandres innhold. Funksjonen for samtaleopprydding går gjennom og finner disse, og sletter eventuelle meldinger som er helt inneholdt i minst en annen melding.

Velg Hjem → Opprydding → Oppryd samtalen for å bruke denne funksjonen på en bestemt melding. (Velg meldingen først.) Hvis du vil rydde opp en hel mappe, velger du Hjem → Opprydding → Oppryd mappe. Eller, for å gjøre det for alle e-postmappene dine, velg innboksen og velg deretter Hjem → Opprydding → Oppryd mappe og undermapper.

Arkiver gamle meldinger

Du kan angi Outlook for å arkivere meldinger som har spesifikke egenskaper, for eksempel de som er eldre enn en bestemt dato. Arkiveringsmeldinger flytter dem til en egen datafile kalt Arkiv. PST. Å rydde ut din viktigste Outlook-fil gjør det mindre, slik at Outlook starter raskere. Du kan åpne arkivdatafilen når du trenger å referere til noe i den.

For å arkivere meldinger, velg Arkiv → Info → Postkasseopprydding → Arkiv. Angi dine preferanser i dialogboksen Arkiv, og klikk OK.

For å åpne arkivdatafilen senere for å hente noe, velg Arkiv → Åpne og eksporter → Åpne Outlook-datafil. Bla gjennom arkivfilen, velg den og klikk OK. Arkivfilen vises nå i navigasjonsruten til venstre; du kan jobbe med det der, akkurat som du vil ha din hovedfil.

For enda mer grundig opprydding, velg Arkiv → Info → Brevboksopprydding → Brevboksopprydding. I dialogboksen Mailboksopprydding kan du angi parametere for automatisk arkivering. For eksempel kan du finne elementer som er eldre enn et visst antall dager eller større enn et visst antall kilobytes.

Lag postmapper

En effektiv måte å organisere posten på er å lage undermapper for innboksen din. Deretter kan du flytte meldinger til en av undermappene for å få det ut av hovedinnboksen. For eksempel kan du ha en undermappe for hver organisasjon du frivillig for, eller en undermappe for hvert familiemedlem som sender deg meldinger.

For å opprette en ny mappe, høyreklikk mappen Innboks i navigasjonsruten og velg Ny mappe. Skriv inn det nye mappenavnet og trykk Enter. Dra og slipp deretter meldinger fra innboksen til navnet på den nye mappen i navigasjonsruten.

Opprette regler for håndtering av e-post

Å ha flere e-postmapper er flott, men du må huske å dra og slippe meldinger i de mappene. Heldigvis kan du automatisere prosessen ved å lage regler for håndtering av e-post. En regel kan vurdere avsenderens e-postadresse og omdirigere meldingen til en undermappe hvis den er fra en bestemt person, for eksempel.

For å opprette en regel for håndtering av e-post, start med en valgt melding som oppfyller de ønskede kriteriene. Velg deretter Hjem → Regler → Opprett regel. Deretter fyller du ut dialogboksen for å beskrive meldingen du vil målrette mot. For eksempel kan du spesifisere hva motivet inneholder eller hvem det er sendt til. Klikk på Avanserte alternativer for flere valg.

For å sette opp, velg Fil → Del → Present Online → Present Online. En kobling vil vises; kopier den linken og send den til målgruppemedlemmene dine via tekstmelding, e-post eller hvilken som helst metode du liker. Vent til de får det, og klikk deretter på knappen Start presentasjon i dialogboksen som ser ut til å få showet startet.