Organisere informasjon med Outlook 2007 Kategorier - dummies

En god samling av informasjon har stor verdi. Du kan imidlertid ikke presse full verdi fra en liste over kontakter eller oppgaver hvis du ikke kan få et raskt håndtak på hvilke elementer som er viktige og hvilke som ikke er. Kategorien funksjonen i Outlook er utformet for å hjelpe deg å skille mellom hva som er presserende fra hva som kan vente.

Tilordne en kategori

Når du først konfigurerer Outlook 2007, kan du finne ut hvilke kategorier som er tilgjengelige ved å klikke på kategoriser knappen øverst på innboksskjermen, bare til høyre for videresend-knappen, eller ved å velge Handlinger -> Kategoriser. Kategoriser knappen ser ut som en liten, flerfarget tic-tac-toe-firkant. Flere andre Outlook-moduler viser også kategoriserings-knappen; det gjør den samme jobben der du finner den. Ved å klikke på kategoriseringsknappen vises en liste over (overraskelse!) Kategorier, hver oppkalt etter en farge. Hvis du bare vil fargekode varene dine ved å bruke standard, er prosessen ganske enkel.

Følg disse trinnene for å tilordne en kategori til et element:

1. Klikk på elementet du vil kategorisere.

Objektet er uthevet.

2. Klikk på kategoriser knappen og velg kategorien du vil ha fra listen.

En farget blokk vises i elementet for å indikere hvilken kategori du velger.

Du kan tilordne flere kategorier til hvert element, selv om å sette for mange på et element, kan det være mer forvirrende enn å overføre ingen kategorier i det hele tatt.

Endre navn på en kategori

Du kan knytte et navn med hver farge, slik at du vet hvorfor du tilordner en bestemt kategori til et bestemt element.

For å gi nytt navn til en kategori, følg disse trinnene:

1. Klikk kategorien Kategorier og velg Alle kategorier.

Dialogboksen Fargekategorier vises.

2. Klikk kategorien du vil endre navn på.

Kategorien du velger er uthevet.

3. Klikk på Rename-knappen.

Kategorien du velger i trinn 2 er omgitt av en boks for å vise at du kan redigere den.

4. Skriv inn det nye navnet du vil tildele til den kategorien.

Navnet du skriver, vises i stedet for det gamle navnet.

5. Klikk på OK.

Dialogboksen Fargekategorier lukkes.

Hvis du endrer navnet på en kategori som du allerede hadde tildelt noen Outlook-elementer, endres dette kategorinavnet automatisk på disse elementene.

Endre en kategorifarge

Du kan endre fargen på en kategori i tillegg til navnet. Tilordne minneverdige farger kan gi viktige ledetråder om hvordan arbeidet ditt går eller hvor godt du holder opp med dagens prosjekter.

Følg trinnene for å endre fargen på en kategori:

1.Klikk kategorien Kategorier og velg Alle kategorier.

Dialogboksen Fargekategorier vises.

2. Klikk på kategorien som du vil tilordne en ny farge på.

Kategorien du velger er uthevet.

3. Klikk på fargeknappen.

En rullegardinliste vises, og viser fargene du kan velge.

4. Klikk på fargen du vil tildele.

Fargen du velger, vises i stedet for den gamle fargen.

5. Klikk på OK.

Dialogboksen Fargekategorier lukkes.

Du kan også velge Ingen og opprette en fargeløs kategori. Det er litt kjeft, men hvis det passer til humøret ditt, gå for det. Du vil kanskje lage fargeløse kategorier fordi Outlook tilbyr bare 25 farger, og du kan ha mer enn 25 kategorier. Men etter at du kommer over 25 kategorier, kan du vurdere å kutte ned på antall kategorier for å redusere forvirring.

Tilordne en snarvei for kategori

Du kan gi hver kategori en snarvei, som lar deg tildele en kategori uten å berøre musen. Det er veldig nyttig når du vil zoome gjennom en skjerm full av e-postmeldinger eller oppgaver, og sett alt inn i en slags rekkefølge.

For å tilordne en snarvei til en kategori, følg disse trinnene:

1. Klikk kategorien Kategorier og velg Alle kategorier.

Dialogboksen Fargekategorier vises.

2. Klikk kategorien du vil tildele snarvei til.

Kategorien du velger er uthevet for å vise at du valgte den.

3. Klikk på snarveismenyen.

Listen over hurtigtaster vises.

4. Klikk hurtigtasten du vil tildele.

Navnet på snarveien du velger, vises til høyre for kategorien.

5. Klikk på OK.

Du kan ikke tilordne mer enn en snarvei til en kategori; det ville være forvirrende. Du kan imidlertid tilordne mer enn én kategori til et element.