Office 365 For Dummies Cheat Sheet - dummies

Av Rosemarie Withee, Ken Withee, Jennifer Reed

Som med hvilken som helst bedriftsprogramvare, inneholder mange forskjellige deler og stykker det enkle navnet på Office 365. Å få et håndtak på alle de bevegelige stykkene og jargong kan være en utfordrende oppgave. Denne håndboken gir deg en rask referanse til produkter, teknologier, konsepter og akronymer som utgjør Office 365-landskapet.

Arbeide med Office 365-produktserien

Office 365-tjenestetilbudet fra Microsoft omfatter flere produktivitetsteknologier som er vevd sammen for å gi en sømløs løsning i skyen for en moderne arbeidsplass. Bruk denne referansen til å raskt få tak i de fire viktige teknologiene i Office 365, deres formål og problemer de er utformet for å løse.

Komponent	Beskrivelse
SharePoint Online	Den elektroniske versjonen av SharePoint er en serverteknologi utviklet for å drive samarbeid og kommunikasjon på arbeidsplassen gjennom sanntidskompetanse på dokumenter lagret i biblioteker. Det er også et innholdsstyringssystem (CMS) som bidrar til å effektivisere prosessen for å opprette og vedlikeholde intranett og nettsteder.
Exchange Online	Exchange, Microsofts e-postserverteknologi, er utviklet for å administrere bedriftens e-post, kalendere, kontakter og oppgaver. Exchange Online forenkler administrasjonen og administrasjonen av denne teknologien, da den tunge løftingen knyttet til servere nå håndteres av Microsoft. Denne tjenesten gjør at brukerne kan synkronisere e-post, kalender, kontakter og oppgaver på tvers av enheter, samt få tilgang til nettbasert e-post der en Internett-tilkobling er tilgjengelig, uten kompliserte bedriftens virtuelle private forbindelser.
Skype for Business	Skype for Business er bedriftens versjon av Skype, den populære forbrukerløsningen for kommunikasjon og konferanser. Det tilbyr robuste muligheter for direktemeldinger, planlagte og ad hoc-møter, webkonferanser, og til og med live kringkasting over Internett. Med Skype for Business kan du gjennomføre nettmøter mens du bruker funksjoner som er nyttige i en forretningsinnstilling, for eksempel skjermdeling, hvite brettsøyer, delte notater og møteopptak. Møtedeltakere uten Office 365 abonnementer kan delta på møter via en nettleser etter installering av en plugin.
Office Professional Plus	Office Professional Plus er den samlede samlingen av produktivitetsapplikasjoner som brukes av over en milliard informasjonsarbeidere over hele verden. Den inkluderer Word for tekstbehandling, Excel for regneark, PowerPoint for presentasjoner, Outlook for e-post, OneNote for digital notering og Publisher for desktop publishing.

Forstå nøkkelkomponenter av SharePoint Online

SharePoint Online inneholder en enorm mengde funksjonalitet. Begrepet og akronymer kan være skremmende. Bruk denne referansen til å raskt forstå komponentene i Microsoft SharePoint.

Komponent	Beskrivelse
Nettstedssamling	En SharePoint-sidesamling er et toppnivå nettsted eller foreldreside som inneholder andre undernettsteder. Hver sideinnsamling opprettholder sine egne sikkerhetsinnstillinger. Tilpasninger som er gjort i en nettstedssamling, er ikke tilgjengelige for andre nettstedsamlinger. Innstillingsadministrator har oversikt over hele nettstedet, inkludert undernettstedene under den.
Nettsteder eller undersider	Nettsteder eller undersider er barnesider i en nettsamling. Som standard kan de arve tillatelsesinnstillinger fra nettstedet samlingen, men eieren av nettstedet kan velge å slutte å arve disse tillatelsene. Nettsteder kan tilpasses med et unikt utseende og følelse fra andre nettsteder i nettstedssamlingen.
Lister	En SharePoint-liste er rett og slett en liste over data, omtrent som et Excel-regneark. Det har rader og kolonner å organisere, filtrere og sortere data. For eksempel kan et registreringsskjema for en hendelse bli tatt i en SharePoint-liste. Dens fordel over et regneark er at et skjema kan presenteres for brukeren, noe som gjør data enkelt å fange.
Dokumentbibliotek	Et dokumentbibliotek er en mekanisme for å lagre innhold i SharePoint Online og OneDrive for Business. Det er egentlig en SharePoint-liste, men designet for å lagre dokumenter. Det muliggjør dokumentsamarbeid med real-time medforfatterfunksjoner, eliminerer behovet for å lagre flere versjoner av det samme dokumentet.
Wiki-sider	En wikiside er en spesialisert side i et bibliotek i SharePoint som lar brukerne samarbeide og bidra med innhold til siden. Som navnet antyder (wiki betyr "rask" på hawaiisk), kan innholdet oppdateres i fly, og du kan legge til bilder, tekstformatering, hyperkoblinger og mer. Wikis kan skaleres for bruk av et lite prosjektteam som bruker wiki-sider, implementert for hele organisasjonen via et wikisider.
Blogger	Blogger i SharePoint er bare nettsteder som inneholder lister og biblioteker. SharePoint blogger fungerer på samme måte som en blogg på Internett fungerer for å formidle ideer og informasjon. En SharePoint-blogg kan arve tillatelsene fra foreldresiden, og dermed effektivisere administrasjonen av brukere som har tilgang til en blogg.
Diskusjonsfora	Et diskusjonsforum gir mulighet for elektronisk diskusjon i hele organisasjonen. Det gir et forum for folk å delta i en dialog der de kan legge inn spørsmål og svar som kan ses gjennom hele organisasjonen. Selv om både blogger og diskusjonsfora kan fungere som en plattform for kommunikasjon, er hovedforskjellen at en blogg er bygget på en SharePoint-nettstedstruktur, mens et diskusjonsforum bare er en SharePoint-liste.

Forstå viktige komponenter i Exchange Online

Den underliggende teknologien som driver meldinger fra bedrifter (e-post, kalender, kontakter og oppgaver) i Microsoft Outlook eller dens cloud fetter, Outlook Online, er Exchange På nett.Men som en av tjenestene i Office 365, leverer Exchange Online mer enn bare meldinger. Det muliggjør meldingspolitikk og samsvar, kryptering, spam og skadelig programvare, og en rekke muligheter for produktivitet på arbeidsplassen. Bruk denne referansen til å raskt forstå de vanligste meldingsfunksjonene i Business Class i Exchange Online.

Komponent	Beskrivelse
Email	I næringslivet dominerer e-post som det primære kommunikasjonsmiddelet. E-post i Exchange Online lar deg synkronisere meldingene dine på flere enheter; Når du svarer på en e-post fra mobilenheten, ser du det samme svaret på skrivebordet.
Kalender	En kalender i Exchange Online lar deg ikke bare lagre avtaler og sette opp møter, men det viser også "gratis / opptatt" informasjon for personer i organisasjonen din. Oppsett av møter blir mindre besværlig siden "gratis / opptatt" informasjonen viser tilgjengeligheten til møtedeltakerne.
Kontakter	Å ha et sted å lagre alle kontaktene dine er kritisk i dagens tilkoblede verden. Med Exchange Online lagres firmakontakter i Global Address List (GAL). GAL gir deg tilgang til, direkte fra Outlook-skrivebordsprogrammet eller fra Outlook Online, informasjon om personer som organisatorisk hierarki, tilgjengelighet og til og med e-poststatistikk for samspillet ditt med dem.
Oppgaver	I dagens "alltid på" verden er det lett å bli distrahert og til slutt gjøre mange ting uten å oppnå mye på slutten av dagen. Oppgaver i Outlook lar deg administrere din Dos, angi flagg og påminnelser, definere kategorier, og tilordne til og med en oppgave til noen andre og spore statusen. På samme måte som de andre funksjonene i Outlook, kan oppgaver synkroniseres med flere enheter og integreres med innfødte oppgaveprogrammer for mobile enheter.

Forstå viktige komponenter i Skype for Business

Du kan bruke Skype for Business til å kommunisere og samarbeide på mange forskjellige måter. Skype for Businesss direktemeldingsfunksjon er et flott verktøy for sanntidsdiskusjoner i stedet for å handle e-post frem og tilbake. Du kan også gjennomføre et ad hoc-møte med mennesker over hele verden, komplett med innspilling, polling, skjermdeling og tavlefunksjoner. Bruk denne referansen for å få en forståelse av komponentene i Skype for Business.

Komponent	Beskrivelse
Møter	Utfør planlagte og improviserte møter og webkonferanser fra komforten til ditt hjem eller kontor med Skype for Business. Under møtet kan du dele enten hele skrivebordet eller individuelle applikasjoner for å forbedre samarbeidet ditt. Legg til interaksjon med møtet ditt med en virtuell tavle; deltakerne kan tegne, skrive inn tekst og utheve innhold. Om nødvendig kan du også registrere møtet. Skype for Business Meeting-funksjonalitet er integrert tett med Exchange Online. Å sette opp et møte i Outlook med en Skype for Business-kobling, krever bare noen få museklikk.
Meldinger	Instant messaging (IM) i Skype for Business er en flott måte for informasjonspersonell å holde kontakten og gjennomføre sanntidsdiskusjoner.IM-tekst i Skype for Business er kryptert og sikker, så det er en ideell løsning for å opprettholde privatliv og sikkerhet i bedriften.
Stemme	Med den riktige planen kan Skype for Business komme med enterprise voice-funksjoner som aktiverer både PSTN (Public Switched Telephone Network) og innringende konferanser. Brukere av tjenesten kan ha et telefonnummer som er tildelt dem, ringe og motta telefonsamtaler fra personer utenfor organisasjonen, har en telefonsvarer, og har talepost transkribert og levert til brukerens Outlook-innboks.
Video	For en nesten møte-opplevelsesopplevelse, bruk videoegenskapene i Skype for Business. Deling av videoer under et møte øker samspillet og minimerer risikoen for manglende sosiale tegn under en samtale. HD-webkameraer er tilgjengelige til svært lave priser, så videodeling i Skype for Business kan være et godt alternativ for møter som krever reise i person.

Forstå viktige komponenter i Office Professional Plus

Microsoft Office Professional Plus inneholder en rekke produktivitetsprogrammer som er installert på en brukers datamaskin ved hjelp av klikk-til-løpsteknologien i Office 365. Installasjonen er rask og enkel. Når applikasjonene er klare til bruk, blir oppdateringene distribuert i bakgrunnen, slik at brukerne alltid har tilgang til den nyeste versjonen av Office-programmene. Bruk denne referansen til å forstå bruksområdene for programmene som er tilgjengelige i Office Professional Plus.

Komponent	Beskrivelse
Word	Vanligvis brukt til tekstbehandling, for eksempel å lage og redigere dokumenter.
Excel	Et regnearkprogram som brukes til dataanalyse og numerisk manipulering.
PowerPoint	En presentasjon søknad ideell for å kommunisere konsepter og ideer, salg presentasjoner, og mer.
Outlook	En applikasjon som brukes til e-post, kontakter, oppgaver og kalendere. Kalenderefunksjonene inkluderer planleggingsmøter (med Skype for Business-integrasjon), reservering av møterom og andre ressurser, og synlighet til gratis / opptatt informasjon.
OneNote	En applikasjon som brukes til digitalt fange og organisere notater.
Utgiver	En applikasjon som brukes til desktop publisering. Du kan opprette og dele brosjyrer, nyhetsbrev, postkort, gratulasjonskort, visittkort og mer. Den leveres med flotte maler, slik at du raskt kan komme i gang uten tidligere desktop publishing-opplevelse.
Tilgang	En databaseapplikasjon som brukes til å samle, lagre, manipulere og rapportere data.
InfoPath	En applikasjon utviklet for å lage nifty og nyttige skjemaer som brukes til å samle inn data fra mennesker.
Skype for Business	Når du trenger å koble deg til andre mennesker på jobb, er Skype for Business verktøyet for deg. Slike funksjoner som direktemeldinger, webkonferanser, skjermdeling, polling og whiteboards øker produktiviteten.