Nettverksadministrasjon: SharePoint Document Libraries - dummies

Dokumentbibliotek er på mange måter hjertet av SharePoint. De er ofte de viktigste og mest brukte sidene på et SharePoint-nettsted. Faktisk er formålet med mange SharePoint-nettsteder å gjøre det mulig for et team av mennesker å samarbeide om opprettelsen av dokumentene som er lagret i et dokumentbibliotek.

Figuren nedenfor viser eksempelvis et dokumentbibliotek som heter Networking All-In-One for Dummies, som har tre Word-dokumenter i biblioteket så langt.

Som nettverksadministrator er det viktigste å vite om SharePoint-dokumentbiblioteker (og kanskje om SharePoint generelt) dette: Dokumenter lagret i et SharePoint-bibliotek lagres ikke som separate filer på server datamaskinens filsystem. I stedet lagres de i en SQL-database.

Resultatet av dette er følgende: Etter at du (eller en bruker) har opprettet et dokument i et SharePoint-bibliotek, kan dokumentet nås og administreres bare fra SharePoint. Du kan ikke åpne Windows Utforsker og navigere til filen via Windows-mappestrukturen.

Følgende avsnitt beskriver noen ting du kan gjøre med dokumenter i SharePoint-dokumentbiblioteker:

• For å legge til en eksisterende fil i et dokumentbibliotek, klikk på Opplast-knappen, og velg deretter Last opp dokument. Dette bringer opp siden som vises nedenfor, hvorfra du kan laste opp en eksisterende fil. Skriv bare inn den komplette banen og filnavnet for filen, eller klikk Bla gjennom-knappen for å bla etter filen. Deretter klikker du OK for å laste opp filen.

  

• For å åpne en fil, klikker du bare på filnavnet i Dokumentbiblioteket. Dette starter programmet som er tilknyttet filen, og åpner dokumentet.

• Du kan vise en snarvei med nyttige kommandoer ved å holde musen over et dokumentnavn. I et øyeblikk vises en grense rundt filnavnet, med en nedtrekks pil til høyre. Klikk denne pilen for å avsløre snarveismenyen.

• Du kan sjekke ut et dokument ved å velge Sjekk ut fra dokumentets snarveismeny. Dette forhindrer andre brukere i å endre filen til du sjekker filen tilbake, ved å velge Sjekk inn fra hurtigmenyen.

• Du kan organisere dokumenter i dokumentbiblioteker ved å lage mapper. For å opprette en mappe, klikk på Ny knappen og velg deretter Ny mappe-kommando.