Navigerer hovedskjermbildet i Outlook 2003 - dummies

Hovedskjermbildet i Microsoft Outlook, som vist i Figur 1, har alle vanlige deler av en Windows skjermen, men med noen viktige tillegg. På venstre side av skjermen ser du navigasjonsruten. Ved siden av navigasjonsruten kan du finne Informasjonsviseren, den delen av skjermen som tar opp det meste av plassen.

Figur 1: Hovedskjermbildet i Microsoft Outlook.

Navigasjonsruten

Den Navigasjonsruten (delen av Outlook-skjermbildet som tidligere ble kalt Outlook-linjen) er kolonnen på venstre side av Outlook-skjermen. Den inneholder flere knapper med navn som post, kalender, kontakter, oppgaver og notater - de grunnleggende Outlook-modulene.

Navigasjonsruten består av to seksjoner:

• Et øvre vinduesavsnitt. Denne delen av navigasjonsruten viser ulike typer informasjon på forskjellige tidspunkter. Noen ganger viser øverste halvdel av navigasjonsruten mappelisten, noen ganger viser den en liste over tilgjengelige visninger, og noen ganger inneholder den setninger i blått bokstaver. Du kan klikke på et uttrykk for å gjøre hva det uttrykket beskriver, for eksempel "Åpne en delt kalender. "Hvis du vil gjøre mappelisten vist i dette toppvinduet, velger du Gå -> Mappeliste.

• En bunnseksjon bestående av knapper. Hver knapp i bunnseksjonen kobles til en av Outlooks hovedmoduler - post, kalender, kontakter, oppgaver og så videre. Bare klikk på en knapp og se hva som skjer. Ved å klikke på knappen endres ting på hovedskjermen for å passe til hva den knappen beskriver. Klikk på knappen Kalender, for eksempel, og et kalenderskjermbilde vises. Klikk på Kontakter, og du får en skjerm for navn og adresser. Prosessen er som å bytte kanalene på TV-apparatet. Hvis du bytter til en kanal du ikke vil, bytt til en annen - ikke noe problem.

Litt over Mail-ikonet i navigasjonsruten, kan du se en grå grenseavgrensingsknapp nederst fra den øverste delen av linjen. Hvis du drar den grå grensen nedover med musen, forsvinner knappene i navigasjonsruten en etter en. Du vil kanskje gjøre denne dra for å få bedre oversikt over mappelisten din. Du kan få disse knappene på nytt ved å bare dra den grå grensen oppover igjen.

Informasjonsviseren: Outlook's hotspot

Det meste av handlingen skjer i Outlook på Informasjonsfremviser. Hvis navigasjonsruten er som kanalvelgeren på TV-apparatet, er informasjonsviseren som TV-skjermen. Når du leser e-post, ser du i informasjonsfremviseren for å lese meldingene dine; Hvis du legger til eller søker etter kontakter, ser du kontaktnavn her.Du kan gjøre alle slags fancy sorterings triks som hver modul i Outlook lar deg utføre i Informasjonsfremviser.

Fordi du kan lagre mer informasjon i Outlook enn du vil se på en gang, viser informasjonsviser kun en del av informasjonen som er tilgjengelig. Kalenderen kan for eksempel lagre datoer så langt tilbake som år 1601 og så langt fram som 4500. (Har du noen planer på lørdag kveld 2 500 år fra nå?) Outlook bryter den tiden ned og viser den til deg i håndterbar skiver i informasjonsfremviseren. Den minste kalenderen som du kan se på, er en dag; den største delen er en måned.

Informasjonsviseren organiserer elementene som den viser deg i enheter som kalles visninger. Du kan bruke visninger som følger med Outlook når du installerer det, eller du kan lage dine egne visninger og lagre dem.

Du kan navigere blant skivene med informasjon som Outlook viser deg ved å klikke på forskjellige deler av informasjonsfremviseren. Noen bruker ordet surfer for prosessen med å flytte rundt Informasjonsviser - det er litt som tommel gjennom sidene i lommeboken.

Følg disse trinnene for å bla gjennom kalenderdataene i informasjonsviseren:

1. Klikk på Kalender-knappen i navigasjonsruten (eller trykk Ctrl + 2).

2. Velg Vis -> Uke.

Prøv disse triksene for å se hvordan informasjonsfremviser oppfører seg:

• Klikk en dato i den lille kalenderen øverst til høyre. Den store kalenderen endres til en dagsvisning.
• Klikk på W til Onsdag øverst på en av de små kalendere. Den store kalenderen endres til en månedlig visning.

Du kan endre utseendet til informasjonsviseren et uendelig antall måter å gjøre det arbeidet du gjør i Outlook, fornuftig for deg. For eksempel må du kanskje se avtalene for en enkelt dag eller bare de elementene du tilordner til en bestemt kategori. Visninger kan hjelpe deg med å få et raskt blikk på akkurat den delen informasjon du trenger.