Opprettholde en glad og sunn kontaktmappe i Outlook - dummies

I patologi, som er studien av sykdommer og hvordan de overføres, er en kontakt en person som overleverer en smittsom sykdom, men i Outlook er en kontakt noen om hvem du beholder informasjon. Informasjon om kontakter holdes i mappen Kontakter. Denne mappen er en superdrevet adressebok. Den har plass til å lagre folks navn, adresser, telefonnumre, e-postadresser, websider, personsøkernummer, fødselsdager, jubileer, kallenavn og andre ting. Når du adresserer en e-postmelding, kan du få adressen direkte fra mappen Kontakter for å være sikker på at adressen er skrevet riktig.

En kontaktmappe er bare like god og så grundig som informasjonen om kontakter du legger inn i den. Disse sidene forklarer hvordan du skriver inn informasjon om en kontakt og oppdaterer informasjonen hvis det skjer forandringer.

Angi en ny kontakt i Kontakter-mappen

Hvis du vil plassere noen i kontaktlisten, åpner du mappen Kontakter og starter en av følgende:

Klikk på Ny kontakt-knappen.

Trykk Ctrl + N (i kontaktmappevinduet) eller Ctrl + Shift + C.
Velg Fil -> Ny -> Kontakt.

Du ser kontaktskjemaet. På dette skjemaet er steder for å skrive omtrent alt som er å vite om en person, unntatt hans eller hennes kjærlighetsliv og hemmelige vices. Skriv inn all informasjon du pleier å ta opp, med tanke på disse reglene av veien mens du går:

Full navn, adresser og så videre: Selv om du kanskje blir fristet til å bare skrive inn adresser, telefonnumre, navn, og så videre i tekstbokser, ikke gjør det! Klikk på Fullt navn-knappen på kategorien Generelt, for eksempel for å skrive inn et navn. Klikk på Business eller Home-knappen for å skrive inn en adresse i dialogboksen Kontroller adresse. Ved å klikke på knappene og legge inn data i dialogbokser, tillater du at Outlook skal dele komponentdelene av navn, adresser og telefonnumre. Som sådan kan Outlook sortere navn og adresser lettere, og det kan bruke navn og adresser som kilde til masseforsendelser og masseutskrifter med Microsoft Word.

Informasjon som er viktig for deg: Hvis skjemaet ikke ser ut som et sted for å skrive inn en bestemt type informasjon, kan du prøve å klikke på en trekantknapp og velge en ny informasjonskategori fra lokalmenyen. Klikk på trekanten ved siden av Business-knappen, og velg Hjem, for eksempel hvis du vil legge inn en hjemmeadresse i stedet for en forretningsadresse.
Fil som: Åpne rullegardinmenyen File As, og velg et alternativ for å legge inn kontakten i Kontakter-mappen. Kontakter er arkivert alfabetisk etter etternavn, fornavn, firmanavn eller kombinasjoner av de tre. Velg alternativet som best beskriver hvordan du forventer å finne kontakten i Kontakter-mappen.
Postadresser: Hvis du beholder mer enn én adresse for en kontakt, viser du adressen du vil sende e-post til, og merk av for Dette er postadressen.
E-postadresser: Du kan angi opptil tre e-postadresser for hver kontakt (klikk på trekanten og velg E-post 2 eller E-post 3 for å skrive inn en andre eller tredje adresse). I tekstboksen Vis som viser, viser Outlook hva linjen for e-postmeldinger vil se ut når du sender e-post til en kontakt. Som standard viser Til linje kontaktens navn etterfulgt av hans eller hennes e-postadresse i parentes. Du kan imidlertid angi hva du ønsker i tekstboksen Vis som, og hvis du skriver inn noe annet, kan du skille mellom e-postadresser, skrive inn noe annet. For eksempel, skriv inn Lydia - Personlig, slik at du kan fortelle når du sender e-post til Lydias personlige adresse i motsetning til hennes forretningsadresse.
Bilder: Hvis du vil sette et digitalt bilde på et kontaktskjema, klikker du på Legg til kontaktfoto-knappen og i dialogboksen Legg til kontaktbilde, velg et bilde og klikk på OK-knappen.

Pass på å skrive noen ord på kategorien Generelt for å beskrive hvordan og hvor du møtte kontakten. Når tiden kommer til å utrydde kontakter i Kontakter-mappelisten, kan lesing av beskrivelsene hjelpe deg med å avgjøre hvem som blir skadet og hvem som ikke gjør det.

Når du er ferdig med å skrive inn informasjon, klikker du Lagre og lukk-knappen. Hvis du har det travelt med å skrive inn kontaktinformasjon, klikker du Lagre og Ny. Hvis du gjør det, åpnes en tom skjema slik at du kan ta opp informasjon om en annen kontakt.

Her er en rask måte å legge inn kontaktinformasjon for noen som har sendt deg en e-postmelding: Åpne meldingen, høyreklikk avsenderens navn på Til-linjen, og velg Legg til i Outlook-kontakter på hurtigmenyen. Du ser kontaktskjemaet. Skriv inn mer informasjon om avsenderen hvis du kan, og klikk på Lagre og lukk-knappen.

Importere e-postadresser og adresser fra et annet program

Anta at du har brukt Outlook Express, Eudora eller Lotus Organizer til å håndtere e-postadresser og kontaktadresser, men nå har du blitt en konverterer til Outlook. Hva gjør du med e-postmeldingene og navnene og adressene i det andre programmet? Du kan ikke la dem bare sitte der. Du kan importere dem til Outlook og plukke opp hvor du sluttet.

Hvis du vil importere e-postadresser og kontaktadresser fra et annet program, starter du ved å velge Arkiv -> Importer og eksporter. Du ser import og eksport veiviseren. Hva du gjør neste, avhenger av hvor du nå gjør din e-post og adressesporing:

Outlook Express: Velg Importer Internett Mail og Adresser, og klikk Neste. Velg Outlook Express i dialogboksen Outlook Importer, velg avmerkingsbokser for å bestemme hva du skal eksportere (Mail, Adresser og / eller Regler), og klikk på Neste-knappen igjen.I neste dialogboks velger du alternativer for å bestemme hva du skal gjøre om dupliserte oppføringer; klikk deretter på Fullfør-knappen.
Eudora: Velg Importer Internett-post og -adresser, og klikk på Neste-knappen. I dialogboksen Outlook Importverktøy velger du Eudora, velg alternativer for å bestemme hva du skal gjøre om dupliserte oppføringer, og klikk på Neste-knappen igjen. I dialogboksen Nettleser for mappe velger du filen der Eudora-dataene holdes og klikker på OK-knappen.
Lotus Organizer: Velg Importer fra et annet program eller en fil, klikk Neste, velg en Lotus Organizer-versjon (4. x eller 5. x), og klikk på Neste-knappen igjen. Når du klikker på Neste-knappen mens du går, blir du spurt om hvordan du håndterer dupliserte elementer, for å finne Lotus-arkiveringsdatafilen, og for å velge en Outlook-mappe for å sette dataene inn.

Noen importerings- og eksportfiltre er ikke installert automatisk av Outlook. Outlook kan be deg om å sette inn Office-CDen, slik at den kan installere et filter.