Begrense datainngang med datavalidering i Excel 2013 - dummies

Data Validation-funksjonen i Excel 2013 kan være en ekte timesaver når du gjør gjentagende dataregistrering, og kan også gå langt for å forhindre feiloppføringer i regnearkene dine. Når du bruker Data Validation i en celle, angir du hvilken type dataregistrering som er tillatt i cellen.

Som en del av å begrense en dataregistrering til et nummer (som kan være et helt tall, desimal, dato eller klokkeslett), spesifiserer du også tillatte verdier for den typenummer (et helt tall mellom 10 og 100 eller en dato mellom 1. januar 2012 og 31. desember 2012, for eksempel).

Når du begrenser datainngangen til tekst, kan du angi rekkevidden av minimum og maksimum tekstlengde (i tegn), eller enda bedre en liste over tillatte tekstoppføringer du kan velge fra en popup-meny (åpnes ved å klikke på en pop-up-knapp som vises til høyre for cellen når den inneholder cellepekeren).

Når du bruker Data Validation for å begrense typen dataoppføring og dens utvalg av akseptable verdier i en celle, kan du også angi en innboksmelding som automatisk vises ved siden av cellen når du velger den og / eller en feilvarselmelding som vises hvis du prøver å skrive inn feil type oppføring eller et nummer utenfor det tillatte området.

For å bruke Data Validation-funksjonen, plasser cellepekeren i cellen der du vil begrense typen dataoppføring som du kan lage der, og klikk deretter Datavalideringsknappen på fanen Data av båndet (eller trykk Alt + AVV). Dialogboksen Data Validation åpnes med fanen Innstillinger valgt.

Du klikker deretter rullegardinmenyen som er knyttet til rullegardinlisten Tillat, og velger blant følgende elementer:

• Enhver verdi for å fjerne eventuelle tidligere restriksjoner, og dermed kansellere datavalidering, og igjen gi brukeren mulighet til å skrive inn alt han ønsker i cellen

• Hele nummeret for å begrense oppføringen til et helt tall som faller innenfor et bestemt område eller overholder bestemte parametere som du spesifiserer

• Decimal for å begrense oppføringen til et desimaltall som faller innenfor et bestemt område eller overholder bestemte parametere du angir

• Liste for å begrense oppføringen til en av flere tekstoppføringer du angir, som du kan velge fra en lokalmeny som vises ved å klikke en popup-knapp som vises til høyre for cellen når den inneholder cellepekeren

• Dato for å begrense oppføringen til en dato som faller innenfor et bestemt område eller på eller før en bestemt dato

• Tid for å begrense oppføringen til et tidspunkt som faller innenfor et bestemt område eller på eller før en bestemt tid på dagen

• Tekstlengde for å begrense en tekstoppføring slik at dens lengden i tegn faller ikke under eller går over et bestemt tall eller faller innenfor et område du spesifiserer

• Tilpasset for å begrense oppføringen til parametrene angitt av en bestemt formel som er angitt i en annen celle i regnearket > Hvis du vil angi en inntastingsmelding etter at du har valgt alle elementene på Innstillinger-fanen, klikker du på Inntastingsmelding-fanen i dialogboksen Data Validering, der du oppgir en kort tittel for innmeldingen (for eksempel

Listeoppføring ) i tekstboksen Tittel, og skriv deretter inn teksten til meldingen i listen Inntastingsmelding nedenfor. For å angi en varslingsmelding, klikk kategorien Feilvarsel i dialogboksen Datavalidering, der du kan velge typen advarsel fra rullegardinlisten Style: Stopp (standard, som bruker en rød knapp med kryss i det), Advarsel (som bruker en gul trekant med et utropstegn i den), eller Informasjon (som bruker en ballong med en blå

I i den). Når du har valgt typen varsel, skriver du inn tittelen for dialogboksen i tekstboksen Tittel og skriver inn teksten i varselmeldingen i listeboksen Feilmelding.

Hvis du vil bruke begrensningen du definerer i dialogboksen Data Validering, til alle de andre cellene som er formatert på samme måte som i et celleområde som er formatert som et bord, klikker du på Bruk disse endringene til alle andre celler med samme Innstillinger i avmerkingsboksen før du klikker OK.

For å kopiere begrensningen til et område som ikke er formatert som et bord, bruk Data Validation-funksjonen til å konfigurere typen oppføring og tillatt område i den første cellen, og bruk deretter Fyll-håndtaket for å kopiere datas data Validering-innstillinger til etterfølgende celler i samme kolonne eller rad.

Den mest populære bruken av Data Validation-funksjonen er å lage en rullegardinmeny der du eller noen som bruker regnearket ditt, kan velge riktig dataoppføring.

Denne figuren viser hva som skjer i regnearket når du lukker dialogboksen Data Validering. Her ser du popup-menyen (med en liste over byer tatt fra celleområdet A2: A6) som det vises når du klikker på celleens nye pop-up-knapp.

I denne figuren kan du også se meldingsboksen Inngangslisteoppføring som er opprettet for denne cellen ved å bruke alternativene på Inntastingsmelding-fanen i dialogboksen Data Validering. Legg merke til at du kan omplassere denne meldingsboksen (offisielt kjent som en

kommentarboks ) slik at den er nær cellen, men ikke i veien for å velge en oppføring - bare dra kommentaren boksen med musen pekeren. Denne figuren viser hva som skjer hvis du prøver å skrive inn en oppføring som ikke finnes på rullegardinlisten.

For å finne celler som Data Validation er brukt på, åpne Gå til dialogboksen (Ctrl + G eller F5), og klikk deretter Spesial-knappen og klikk på Data Validation-alternativknappen i dialogboksen Gå til spesial.

Klikk på samme alternativknappen under Data Validation for å få Excel til å gå til neste celle som bruker de samme Data Validation-innstillingene som den aktive cellen. La Alt alternativknappen under Data Validation velges for å gå til neste celle som bruker noen form for data validering innstilling.

For å kvitte seg med data-valideringsinnstillinger som er tilordnet et bestemt celle- eller celleområde, velger du cellen eller intervallet, åpner dialogboksen Data Validation (Alt + AVV), og klikker deretter Slett alle-knappen før du klikker OK.