Bibliotek Apps i SharePoint Online - dummies

Når du trenger en måte å organisere filer slik at de er tilgjengelige via et SharePoint-nettsted, finner du et utvalg prebuilt for de vanligste typene biblioteksprogrammer i SharePoint Online. Ta en gander på disse standardbibliotekapplikasjonene og de korte beskrivelsene av hva de gjør:

• Asset Library: Her lagrer du informasjonskapsler annet enn dokumenter - bruksklar informasjon i form av bilder, lydfiler, videofiler - for å gjøre dem tilgjengelige og regulere bruken av dem.
• Datatilkoblingsbibliotek: Denne typen appbibliotek er hvor du kan sette og dele filer som spesifiserer og beskriver eksterne dataforbindelser. For eksempel vil du kanskje at brukerne skal kunne trekke data fra et datalager. Å sette opp en tilkobling til datalageret og få alle servernavnene, brukernavnene og tilkoblingsinformasjonen helt riktig, kan være kjedelig. Ved hjelp av et Data Connection Library-app kan en administrator konfigurere tilkoblingene og lagre dem i biblioteket. Brukerne vil da bare bruke tilkoblingen til datalageret når de vil trekke data og analysere det.
• Dokumentbibliotek: Du kjører over - og oppretter - mange av dem i SharePoint. Slike biblioteksprogrammer er for lagring av dokumenter, organisering av dem i mapper, kontroll av deres versjoner og regulering av bruken av dem med et innsjekking / utsjekkingssystem.
• Formularbibliotek: Her lagrer du og administrerer elektroniske versjoner av blank forretningsformularer for hverdagsdokumentasjon, for eksempel innkjøpsordrer og statusrapporter. Hvis du vil opprette og vedlikeholde biblioteksprogrammer av denne typen, trenger du et kompatibelt XML-editor. Vær imidlertid oppmerksom på at skjemabiblioteket bare er et sted å lagre dataene som er lagt inn i skjemaet. For å bygge selve skjemaet, trenger du XML-kompatibel form editor.
• Bildebibliotek: Denne typen appbibliotek er for lagring og deling av digitale bilder. Forskjellen mellom Assets Library og Picture Library kan være subtil fordi de begge lagrer bilder. Hovedforskjellen ligger i navnet. Bildebiblioteket er utformet spesielt for å lagre bilder, og aktivitetsbiblioteket brukes til å lagre bilder. Hvis du tenker på et bilde som et bilde og et bilde som noe som en logo eller grafikk, begynner forskjellene å dukke opp. For eksempel viser bildene i et bildebibliotek et miniatyrbilde når de vises i søk, men bildene i et bildebibliotek gjør det ikke.
• Record Library: Du lagrer forretningsrekorder i denne biblioteksappen. Når du oppretter en opptaksbibliotek-app, legger du til noen funksjonalitet som gjør at SharePoint kan lage oppføringsplaner og oppbevaringsplaner.Denne typen funksjonalitet er viktig når du vil sørge for at du gjør din due diligence til å holde oversikt over dine forretningsrekorder ved å la SharePoint gjøre den tunge løftingen.
• Rapporter dokumentbibliotek: Denne typen appbibliotek brukes til å lagre og administrere rapportdokumenter. Denne biblioteksprogrammet ligner på rapportbiblioteket; Det er imidlertid noen forskjeller. Utforsk rapportdokumentbiblioteket og rapportbibliotek-appene for å se hvilken du liker bedre og hvilken som passer best til rapporteringsbehovet ditt.
• Rapportbibliotek: Denne typen biblioteksapp er dedikert til nettsider og dokumenter som holder styr på ytelsen (og andre slike beregninger), fremgang mot forretningsmål og annen informasjon som brukes i forretningsinformasjon.
• Nettstedkasse: Denne typen appbibliotek er nyttig for å holde e-post og dokumentene dine nært koblet fordi denne appen kobler nettstedet ditt til en Exchange-postkasse. Når du er koblet til, kan du se e-posten din i SharePoint og vise dokumentene dine i Outlook.
• Wiki Page Library: Biblioteksprogrammer av denne typen har sammenkoblede nettsider som inneholder innhold, for eksempel tekst eller bilder og funksjonalitet i form av Web-deler som flere brukere kan redigere enkelt.