Sentrale spørsmål å spørre før distribusjon av Excel Dashboard - dummies

Før du sender ut ditt ferdige Excel-dashbord, er det verdt tiden din å gå tilbake og stille noen viktige spørsmål. Bruk disse spørsmålene som en sjekkliste før du distribuerer dashbordet ditt.

Viser dashbordet ditt riktig informasjon?

Se på informasjonen du presenterer, og avgjøre om den oppfyller formålet med dashbordet som ble identifisert under samling av krav. Ikke vær redd for å klargjøre formålet med instrumentbrettet igjen med dine kjernebrukere. Du vil unngå å bygge instrumentbrettet i et vakuum. Tillat noen testbruker å se iterasjoner når du utvikler den. På den måten forblir kommunikasjonen åpen, og du går ikke for langt i feil retning.

Har alt på dashbordet ditt en hensikt?

Ta en ærlig titt på hvor mye informasjon på dashbordet ditt ikke støtter hovedformålet. For å holde oversikten så verdifull som mulig, ønsker du ikke å fortynne den med hyggelige data som er interessant, men ikke handlingsbar.

Hvis dataene ikke støtter kjerneformålet med dashbordet, må du legge det ut. Ingenting sier at du må fylle hver bit av hvit plass på siden.

Viser dashbordet ditt sentralt budskapet?

Hvert dashbord har en eller flere nøkkelmeldinger. Du vil sørge for at disse meldingene vises fremtredende. For å teste om nøkkelmeldingene i et dashbord er fremtredende, hold deg tilbake og skutt mens du ser på instrumentbrettet. Se bort og se på instrumentbrettet flere ganger. Hva springer ut på deg først? Hvis det ikke er de viktigste komponentene du vil vise, må du endre noe.

Her er noen tiltak du kan ta for å sikre at dine hovedkomponenter har fremtredende betydning.

Plasser nøkkomponentene på oversikten din øverst til venstre eller til venstre på siden. Undersøkelser viser at disse områdene tiltrekker seg mest oppmerksomhet i lengre perioder.
De-understreker grenser, bakgrunner og andre elementer som definerer dashbord-områder. Prøv å bruke det naturlige hvite rommet mellom komponentene dine for å partisjonere dashbordet ditt. Hvis det er nødvendig med grenser, formater du dem til lettere farger enn dine data.
Formater etiketter og annen tekst til lysere fargetoner enn dataene dine. Lysfargete etiketter gir brukerne den informasjonen de trenger uten å distrahere dem fra informasjonen som vises.

Kan du vedlikeholde dette instrumentbrettet?

Det er stor forskjell mellom å oppdatere et dashbord og gjenoppbygge et dashbord.Før du spenner ut det søte utseende dashbordet du nettopp har bygget, ta et øyeblikk å tenke på vedlikehold av et slikt dashbord. Du vil tenke på hyppigheten av oppdateringer og hvilke prosesser du trenger for å gå gjennom hver gang du oppdaterer dataene. Hvis det er en engangsrapportering, sett den forventningen med brukerne. Hvis du vet det vil bli en gjentakende rapport, vil du virkelig forhandle utviklings tid, oppdatere intervaller, og fasing før du godtar en tidsplan.

Viser instrumentpanelet tydelig omfanget og holdbarheten?

Et dashbord skal tydelig angi omfanget og holdbarheten. Det vil si at alle skal kunne se på oversikten din og vite hvilken periode det er relevant for og omfanget av informasjonen på dashbordet. Dette kommer ned til noen få enkle ting du kan gjøre for å effektivt merke oversikter og rapporter.

Legg alltid inn et tidsstempel på oversikten. Dette minimerer forvirring når du distribuerer det samme dashbordet eller rapporten i månedlige eller ukentlige avdrag.
Inkluder alltid litt tekst som indikerer når dataene for tiltakene ble hentet. I mange tilfeller er timing av data et kritisk stykke informasjon når man analyserer et mål.
Bruk beskrivende titler for hver komponent på dashbordet. Pass på å unngå krypterte titler med mange akronymer og symboler.

Er dashbordet ditt godt dokumentert?

Det er viktig å dokumentere dashbordet og datamodellen bak den. Alle som noensinne har arvet et Excel-regneark vet hvor vanskelig det kan være å oversette de ulike analytiske gyrasjonene som går inn i en rapport. Hvis du er heldig, vil datamodellen være liten nok til å stykke sammen om en uke eller så. Hvis du ikke er så heldig, må du dike hele modellen og starte fra bunnen av.

Dokumentasjonen trenger ikke engang å være hifalutin fancy ting. Noen få enkle ting kan bidra til å dokumentere dashbordet ditt.

Legg til en modellkart-faneblad til datamodellen din. Modellen Kart-fanen er et eget ark som du kan bruke til å oppsummere nøkkelområdene i datamodellen og stave ut hvordan hvert område samhandler med rapporteringskomponentene i det endelige presentasjonslaget.
Bruk kommentarer og etiketter med frihet. Det er utrolig hvordan noen forklarende kommentarer og etiketter kan bidra til å avklare modellen din selv etter at du har vært borte fra datamodellen i lang tid.
Bruk farger til å identifisere rekkeviddeene i datamodellen din. Ved å bruke farger i datamodellen kan du raskt se på en rekke celler og få en grunnleggende indikasjon på hva dette området gjør. Hver farge kan representere en rekkevidde. For eksempel kan gul representere staging-tabeller, grå kan representere formler, og lilla kan representere referansetabeller.

Er dashbordet ditt brukervennlig?

Før du distribuerer dashbordet ditt, vil du sørge for at det er brukervennlig. Det er ikke vanskelig å gjette hvilken brukervennlig måte:

Intuitiv: Dashbordet ditt bør være intuitivt for noen som aldri har sett det.Test det ut på noen og spør personen om det er fornuftig. Hvis du må begynne å forklare hva instrumentbrettet sier, er noe galt. Trenger dashbordet flere etiketter, mindre kompliserte diagrammer, bedre layout, flere data, færre data? Det er en god ide å få tilbakemelding fra flere brukere.
Enkelt å navigere: Hvis dashbordet ditt er dynamisk, slik at du får interaktivitet med makroer eller pivottabeller, må du kontrollere at navigasjonen fungerer bra. Må brukeren klikke flere steder for å få tilgang til dataene sine? Er antall boringer nede? Tar det for lang tid å bytte fra ett syn til et annet? Igjen, test dashbordet ditt på flere brukere. Og vær sikker på å teste eventuelle interaktive dashbordfunksjoner på flere datamaskiner enn din.
Skriver ut riktig: Ingenting er mer irriterende enn å skrive ut et dashbord for å finne ut at personen som opprettet dashbordet, ikke tok seg tid til å sikre at den skrives ut riktig. Pass på å angi utskriftsalternativene i Excel-filene dine, slik at oversikten din skrives ut riktig.

Er dashbordet ditt nøyaktig?

Ingenting dreper et dashbord eller rapporterer raskere enn oppfatningen om at dataene i den er unøyaktige. Det er ikke innenfor mine evner å fortelle deg hvordan du kan avgjøre om dataene dine er nøyaktige. Du kan imidlertid fremheve tre faktorer som fastslår oppfatningen om at et dashbord er nøyaktig:

Konsistens med autoritative kilder: Det er åpenbart at hvis dataene dine ikke samsvarer med andre rapporteringskilder, har du et problem med dataintrogel - spesielt hvis de andre kildene anses å være de autoritative kildene. Vær oppmerksom på datakilder som anses å være evangelier i organisasjonen din. Hvis dashbordet ditt inneholder data knyttet til en autoritativ kilde, kan du sammenligne dataene dine med denne kilden for å sikre konsistens.
Intern konsistens: Det er aldri morsomt å forklare hvorfor en del av oversikten din ikke kommer til å jibe med andre deler av samme dashbord. Du vil sørge for et visst nivå av intern konsistens i dashbordet ditt. Pass på at sammenlignbare komponenter i ulike områder i dashbordet ditt er i samsvar med hverandre. Hvis det er grunn til inkonsekvens, merker du klart disse grunnene. Det er utrolig hvor bra en enkel notering rydder opp spørsmål om dataene.
Personlig erfaring: Har du noen gang sett noen på en rapport og sier "Det ser ikke ut? "De bruker det som noen kaller" gut føler "for å evaluere lyden av dataene. Ingen ser på numre i et vakuum. Når du ser på en analyse, tar du med deg år med personlig kunnskap, samhandling og erfaring. Du bruker ubevisst disse erfaringene i din evaluering av informasjon. Når du bestemmer nøyaktigheten av dashbordet ditt, ta hensyn til organisatorisk "anekdotisk kunnskap. "Hvis det er mulig, vis dashbordet ditt til noen få innholdseksperter i bedriften din.