Journaler i Outlook 2007 Journal - dummies

Journal i Outlook 2007 kan være enormt nyttig, enten du velger å bruke det jevnlig eller sjelden. Du trenger ikke å begrense deg til opptaksdokumenter eller Outlook-elementer. Du kan holde styr på samtaler, kundeforespørsler, eller en hvilken som helst annen transaksjon der kronologisk betydning. Hvis du angir journalen for automatiske oppføringer, kan du ignorere den til du trenger å se hva den har spilt inn. Du kan også spille stjerneskipkaptein og registrere alt du gjør.

Noen ganger, når du vil finne et dokument eller en oversikt over en samtale, husker du ikke hva du ringte dokumentet eller hvor du lagret det, men du husker når < du har opprettet eller mottatt varen. I den situasjonen kan du gå til Journal og sjekke datoen der du husker å håndtere varen og finne det du trenger å vite. Gjør journaloppføringer ved å ikke gjøre noe

Hva er den enkleste måten å lage oppføringer i Journal? Gjør ingenting. Etter at den er slått på, registrerer Journal automatisk ethvert dokument du lager, redigerer eller skriver ut i et hvilket som helst Microsoft Office-program. Journalen sporer også automatisk e-postmeldinger, møteforespørsler og svar, og oppgaveforespørsler og svar.

Det er en fangst: Du må fortelle Outlook at du vil

vil automatisk journalopptak slått på. (Ok, så du må gjøre noe.) Heldigvis, hvis du ikke har aktivert tidsskriftets automatiske innspillingsfunksjon, spør Outlook om du vil slå funksjonen hver gang du klikker på Journal ikon.

Følg disse trinnene for å slå på Journal automatisk registrering: 1. Velg Verktøy -> Valg.

Dialogboksen Alternativer vises.

2. Klikk på knappen Journal Options.

Dialogboksen Tidsalternativer vises, og tilbyr avmerkingsbokser for alle typer aktiviteter du kan registrere automatisk - og navnene på alle personene for hvem du automatisk kan registrere transaksjoner som e-post.

3. Klikk avkrysningsboksen for elementer og filer du vil automatisk registrere og for kontakter om hvem du vil ha informasjon om, registrert.

Listen over personer i boksen For disse kontakter er den samme som listen over personer i kontaktlisten din.

Når du legger til navn i kontaktlisten i Kontakter-modulen, er de ikke angitt for automatisk opptak i Journal. Hvis du vil at Journalen skal holde rede på dem, har du to måter å fortelle det slik:

• Kontroller navnet / navnene i dialogboksen Journalsalternativer.

• Åpne Kontakt-posten, klikk på Journal-fanen, og sjekk automatisk Record journal entries for disse kontaktene.

4. Klikk på OK.

Tidsskriftet begynner umiddelbart automatisk å registrere elementene og filene du valgte for kontaktene du har kalt.

Registrere et Outlook-element i Journal manuelt

Hvis du ikke vil rote din Journal ved å registrere alt automatisk, kan du legge inn valgte elementer manuelt - bare dra dem til Journal-ikonet. For eksempel vil du kanskje ikke registrere alle transaksjoner med en potensiell klient til du er sikker på at du gjør forretninger med den klienten. Du kan trekke relevante e-postmeldinger til Journal og beholde en oversikt over alvorlige henvendelser. Når du faktisk begynner å gjøre forretninger med en ny klient, kan du sette opp automatisk opptak.

Følg disse trinnene for å registrere elementer manuelt i journalen:

1. Velg Gå -> Mappeliste (eller trykk Ctrl + 6).

Mappelisten, som inneholder et lite ikon for Journal, vises øverst i navigasjonsruten.

2. Dra elementet du vil ta opp (for eksempel en e-postmelding) til Journal-ikonet i mappelisten.

Formularen for journaloppføring vises. På bunnen av skjemaet ser du et ikon som representerer elementet du spiller inn, sammen med elementets navn.

3. Fyll inn informasjonen du vil ta opp.

Du trenger ikke å registrere noe. Tekstboksen nederst på skjermen gir deg plass til å lage et notat til deg selv, hvis du vil bruke det.

4. Klikk på Lagre og lukk.

Elementet du har registrert, er oppgitt i Journal.