I Word 2016, Mark Index-poster med en Concordance File - dummies

Word 2016 tilbyr indeks-kommandoen for indeksering av et dokument (merk oppføringer for indeksen og klikk på Sett inn indeks på fanen Referanser). Hvis du ikke har det travelt, hvis du ikke har tid til å merke indeksoppføringer en etter en i et dokument, kan du markere indeksoppføringer med en annen, enklere måte. Du kan merke indeksoppføringer ved å bruke en concordance-fil.

En concordance-fil er en tabell med to kolonner med ord å søke etter i dokumentet og deres tilhørende indeksoppføringer. Ordene i venstre kolonne i tabellen er de som Word 2016 søker etter og markerer for indeksen. Når Word 2016 finner et ord som er oppført i venstre kolonne, registreres den tilsvarende teksten i høyre kolonne som indeksoppføring sammen med sidetallet som ordet er funnet på.

Med konkordansfilmet for indeksering kan du ikke inkludere sidelinjer for oppføringer eller angi en kryssreferanse i indeksen din.

Følg disse trinnene for å bruke concordance-filmetoden for å markere oppføringer for en indeks:

1. I et nytt Word 2016-dokument opprett du en to-kolonne tabell.

2. I venstre kolonne skriver du inn tekst fra dokumentet du vil at Word skal markere for indeksposter. Det du skriver inn i venstre kolonne er ikke indeksoppføringen selv - bare emnet for oppføringen. For eksempel, for å lage en indeksoppføring på Thomas Mann, skriv Mann i venstre kolonne for å fortelle Word å se etter alle forekomster av det navnet.

   For å bli indeksert, må ord i dokumentet være nøyaktige samsvar med ordene i venstre kolonne. Hvis du for eksempel skriver Eagle Steel Works i venstre kolonne i Concordance File-tabellen, men navnet er "Eagle Steel Works" (med hvert ord aktivert) i dokumentet, vil emnet ikke bli indeksert fordi Word ikke vil gjenkjenne det.

3. Skriv inn indeksoppføringene i høyre kolonne. For eksempel, for å opprette en indeksoppføring kalt "Mann, Thomas", skriv Mann, Thomas . Du kan opprette undergrupper ved å bruke et kolon (:). For eksempel, for å gjøre "Mann, Thomas, tidlig liv" et undertrykk av "Mann, Thomas", skriv inn Mann, Thomas: tidlig liv .

   En rask måte å opprette en concordance-fil på, er å åpne dokumentet med teksten du indekserer sammen med concordance-filen. På kategorien Vis klikker du på Ordne alle-knappen for å sette begge dokumentene på skjermen samtidig, og kopier tekst fra dokumentet til venstre kolonne i concordance-filen.

4. Lagre concordance-filen når du er ferdig med å skrive inn ordene og setningene for å markere i venstre kolonne og indeksoppføringene i høyre kolonne.Ditt neste skritt er å bruke concordance-filen til å markere indeksposter i dokumentet.

5. Åpne dokumentet som trenger en indeks.

6. I kategorien Referanser klikker du på Sett inn indeks. Dialogboksen Indeks åpnes.

   

7. Klikk på AutoMark-knappen. Du ser dialogboksen Open Index AutoMark File.

8. Finn concordance-filen (du lagret den i trinn 4), velg den og klikk på Åpne-knappen. I hele dokumentet ditt vises feltkoder der konvergensfilen markerte oppføringer for indeksen. Disse kodene er merket med bokstavene XE. (Du kan skjule de stygge feltkoder ved å klikke Vis / Skjul ¶-knappen på Hjem-fanen.)

For å generere en indeks etter at du har markert indeksoppføringene, plasser du markøren der du vil at indeksen skal vises, gå til Referanser-fanen, klikk på Sett inn indeks-knappen, og klikk OK i dialogboksen Indeks.