I Outlook 2016, kun varslet når du får e-post fra bestemte personer - dummies

Som standard når en e-postmelding kommer inn i Outlook 2016, skjer det en rekke ting. Du hører en ting; En liten konvolutt vises i varslingsområdet til venstre for Windows-klokken. og et popup-skrivebordsvarsel vises med avsenderens navn, meldingsfaget og teksten til meldingen.

Helt fyrverkeri! Men hvis du mottar mange meldinger, kan disse e-postvarslene være distraherende.

I stedet for å bli varslet når en e-postmelding kommer, kan du kun varsle når meldinger kommer fra bestemte personer. Du kan kun varsle når Universets Mester eller annen viktig person sender deg en e-postmelding. Meldingene vises i dialogboksen Ny postvarsler, der du kan velge en melding og klikke på Åpne element-knappen for å lese den.

For å være varslet i Outlook 2016 når du får meldinger fra bestemte personer, starter du ved å slå av alle e-postvarsler:

1. På kategorien Fil velger du Valg for å åpne dialogboksen Outlook-alternativer.

2. Gå til postkategorien.

   

3. I feltet Melding Ankomst fjerner du alle innstillinger (Spill en lyd, Endre musepekeren, Vis en konvoluttikon i oppgavelinjen, Vis en skrivebordsvarsel).

4. Klikk OK for å lukke dialogboksen Outlook-alternativer.

Din neste oppgave er å opprette en regel slik at e-postvarsler vises når du mottar meldinger fra en bestemt person. Følg disse trinnene for å fortelle Outlook 2016 som du vil vite når du får e-postmeldinger fra en viktig person:

1. Finn en melding fra den viktige personen og høyreklikk den for å vise snarveismenyen.

2. I rullegardinmenyen velger du Regler → Opprett regel. Dialogboksen Opprett regel vises.

   

3. Kontroller at den første boksen er valgt. Den viser den viktige persons navn eller e-postadresse.

4. Fjern avmerkingen for Emne inneholder.

5. Velg Sendt til, og i rullegardinmenyen, fortell Office 2016 om du vil bli varslet når den ankommende meldingen ble sendt til flere personer, eller den ankommende meldingen ble sendt til deg alene:

   • Til Varsle når meldingen ble sendt til flere personer, velg det første alternativet på menyen (avsenderens e-postadresse).

   • For å varsle når meldingen ble sendt til deg, velg Bare meg.

6. Velg Vis i vinduet Ny varselvarsel for å vise meldingene i dialogboksen Ny postvarsler når meldinger kommer.

7. Velg Spill en valgt lyd for å høre en lyd når meldinger kommer.

8. Klikk OK for å lukke dialogboksen Opprett regel.

Gjenta disse trinnene for hver viktig person du kjenner.

For å endre eller slette en regel, inkludert en regel om nye e-postvarsler, gå til Hjem-fanen, klikk Regler-knappen og velg Administrer regler og varsler på knappemenyen. På fanen E-postregler i dialogboksen Regler og varsler velger du en regel, og endrer eller sletter den.