Forbedre Excel-rapportene dine med effektiv nummerformatering - dummies

Hvordan et bord er designet har en direkte effekt på hvor godt et publikum absorberer og tolker dataene i det bord. I Excel-rapportering bør alle opplysninger i tabellen ha en grunn til å være der. I et forsøk på å klargjøre, oversetter tabeller ofte publikum med overflødig blekk som ikke legger til verdi for informasjonen.

For eksempel ser du ofte tabeller som viser et nummer som $ 145. 57 når en enkel 145 ville være fint.

Hvorfor inkluderer de ekstra desimaltallene, som bare tjener til å legge til mengden tall som publikum må pløye gjennom?

Her er noen retningslinjer for å huske på når du bruker formater til tallene i tabellen din:

• Bruk bare desimaler hvis det nøyaktige nivået er nødvendig.

• Bruk bare det minste antall desimaler som kreves for å representere dataene effektivt.

• I stedet for å bruke valutasymboler (som $ eller £), la etikettene klargjøre at du refererer til pengeværdier.

• Formater veldig store tall til tusenvis eller millioner sted.

• Høyrejuster tall slik at de er enklere å lese og sammenligne.

Denne figuren viser et dårlig utformet bord.

Denne figuren viser det samme tabellen med riktig nummerformatering brukt. Legg merke til at de store inntekts- og margen dollarbeløpene er konvertert til tusenvis. I tillegg angir etikettene over tallene tydelig slik.

Prosentandelene er avkortet for å vise ingen desimaler. Fargekodningen viser også oppmerksomheten til kolonnen Margin%, nøkkelen i denne tabellen.

Utrolig, alle disse forbedringene er gjort enkelt med nummerformatering. Det er riktig; ingen formler ble brukt til å konvertere store tall til tusenvis, ingen betinget formatering ble brukt til å fargekode Margin% -feltet, og det var ingen andre perifere triks av noe slag.