Hvordan skrive en notat i Outlook - dummies

Et notat er den eneste typen element du kan opprette i Outlook som ikke bruker en vanlig dialogboks med menyer, Bånd eller verktøylinjer. Notater er enklere å bruke - men noe vanskeligere å forklare - enn andre Outlook-elementer.

Ingen navn vises på Notat-ikonet, og det finnes ikke noe navn på delen av notatet du drar når du vil endre størrelsen på det, selv om du kan se hva som ser ut i det følgende bildet.

Hvordan har du noen gang levd uten de små gule stikknotene? De er overalt! Det morsomme med stick-on notater er at de kom fra en oppfinner feil. En forsker forsøkte å finne en ny formel for lim, og han kom opp med en slags lim som ikke stakk veldig bra. Som datamaskinen forskere som kom senere, sa han: "Det er ikke en feil; det er en funksjon! "Så skjønte han seg hvordan han lagde en formue som solgte små notater som ikke holdt seg for godt. Det er bare naturlig at en oppfinnelse som dette ville bli tilpasset for datamaskiner.

Hvis du grupperer elementene dine på oppgavelinjen i Windows (nederst på skjermen), legger Windows-oppgavelinjen et symbol i hver gang du starter et program. På den måten vet du hvor mange programmer du kjører. Hvis du klikker et ikon for et program på oppgavelinjen, bytter du til det programmet. Hvis du starter Word og Excel, ser du for eksempel ikoner for de programmene på oppgavelinjen.

Men hvis du har to eller flere dokumenter åpne i Word eller Excel, ser du bare ett ikon merket - med et W for Word eller en E for Excel. Hvis du klikker på ikonet, ser du en liste over hvert åpent dokument eller regneark.

Outlook fungerer på samme måte. Når du oppretter et nytt element i Outlook, må du klikke på Outlook-ikonet for å se listen over åpne Outlook-elementer. Listen fortsetter til du lukker og lagrer hvert element. Det er som å ha to eller flere programmer åpne i Windows samtidig.

Fordelen med dette arrangementet er at du kan legge noe som et notat åpent i lang tid og fortsett å bytte til det for å legge til kommentarer. Ulempen er at hvis du ikke ser på oppgavelinjen for å se hvor mange notater du har åpnet, kan det hende du oppretter en rot av notater når du foretrekker bare en.

En annen fordel er at du kan ha to notater åpne samtidig - eller et notat og en e-postmelding - og dra tekst fra den ene til den andre.

Følg disse trinnene for å ta virtuelle notater mens du gjør arbeidet ditt:

1. Klikk på Notes-knappen i navigasjonsruten (eller trykk Ctrl + 5).

   Notatlisten vises.

   Du trenger ikke å gå til Notes-modulen for å lage et nytt notat; du kan trykke Ctrl + Shift + N og deretter hoppe til trinn 3.Gå først til Notes-modulen først, slik at du kan se notatet ditt vises i listen over notater når du er ferdig. Ellers synes notatet ditt å forsvinne i tynn luft (selv om det ikke gjør det). Outlook sender automatisk notatet ditt i Notes-modulen, med mindre du gjør en spesiell innsats for å sende den et annet sted.

2. Klikk på Ny note-knappen.

   Den tomme notatboksen vises.

3. Skriv hva du vil si i notatet ditt, og klikk på Notatikonet øverst til venstre i notatet.

   Den første linjen i hver notat er tittelen eller emnet. Du kan bruke første linjen kreativt for å finne et notat eller for raskt å vurdere emnene du har i notatbunken. Følgende bilde viser et eksempelnotat.

   

4. Trykk på Esc.