Hvordan du arbeider med Office-filer (dokumenter, arbeidsbøker og presentasjoner) på iPad - dummies

Du har nå Office på iPad. Flott! Her er noen tips. Filer går etter forskjellige navn i Office. En Word-fil kalles et dokument ; en Excel-fil kalles en arbeidsbok ; og en PowerPoint-fil kalles en presentasjon. Med noe navn vil du være glad for å vite at teknikkene for å lage, åpne, lagre og navngi filer er de samme.

Hvordan Office for iPad håndterer filer

Kontoret for iPad opererer under antagelsen om at iPad alltid er koblet til Internett, og du vil lagre filene dine på OneDrive, Microsofts online fillagringsanlegg. Du kan imidlertid lagre filer på selve iPad. I tillegg kan du flytte filer frem og tilbake mellom iPad og OneDrive.

I Word, Excel og PowerPoint for iPad, blir alle filoperasjoner gjort ved hjelp av Office-vinduet og File-menyen. For å håndtere filer, se øverst til venstre på skjermen og trykk på Office-knappen eller File-knappen. Tapping Office åpner Office-vinduet; tapping fil åpner filmenyen:

Kontorvindu: Tilbyr kommandoer for å logge inn og ut av OneDrive, opprette filer og åpne filer.
Filmeny: Tilbyr kommandoer for navngivning, duplisering, gjenoppretting og utskrift av filer, samt visning av egenskapene til en fil.

Åpne en fil

Når du starter Word, Excel eller PowerPoint for iPad, åpner du også filen som var åpen sist du kjørte programmet. Er dette filen du vil jobbe med? Hvis ikke, følg disse trinnene for å åpne en fil:

Trykk på Office-knappen.

Kontorvinduet åpnes.
Pek på Åpne.
Gå til hvor filen du vil åpne, er lagret.

Den kan lagres på OneDrive, på iPad eller på et annet sted.
- OneDrive: Trykk på One Drive. Du kan se noen mappenavn. Hvis filen er i en mappe, trykker du på mappenes navn for å åpne den.
  
  For å åpne en fil på OneDrive, må du ha logget på Office 365-kontoen din. For å logge på, trykk på Office-knappen, velg navnet ditt to ganger, og skriv inn brukernavnet og passordet ditt.
- iPad: Pek på iPad for å åpne en fil som er lagret lokalt på iPad-enheten din.
- Et annet sted: Hvis du har lagt til et sted for å beholde filer, er det oppført i Office-vinduet. Finn og åpne filen der.
Pek på navnet på filen du vil åpne.

Pek på Nylig i Office-vinduet for å se en liste over filer du nylig åpnet. Hvis filen du vil åpne, er på listen, trykker du på navnet for å åpne den.Du kan flytte en fil permanent til toppen av listen ved å trykke på pinikonet ved siden av en fils navn. Pek en fil øverst på listen hvis du åpner den ofte.

I en Office for iPad-app kan bare en fil være åpen om gangen. Du kan for eksempel ikke åpne to Excel-arbeidsbøker og bytte frem og tilbake for å sammenligne de to. Kontoret for iPad er sta om ikke å la deg åpne flere enn en fil. Programmet er så sta, at det sparer og lukker filen som er åpen når du trykker på Office-knappen for å åpne en annen fil.

Å åpne et dokument i Word for iPad.

Ingen lagringsknapp finnes i Office for iPad-appene. Det er fordi endringer blir lagret i filer, endringene endres automatisk, så lenge AutoSave er slått på, det vil si. For å se om AutoSave er på:

Trykk på File-knappen og merk på rullegardinmenyen om den er på.
Merk på File-knappen selv om to små piler vises. Hvis de vises, er AutoSave slått på.

Når AutoSave er slått av, lagrer du filer ved å trykke på File-knappen og velge Lagre på rullegardinmenyen.

Lukke en fil

Den eneste måten å lukke en fil på er å enten åpne en annen fil eller lukke selve appen. Kontoret for iPad er merkelig med det. Det gir ikke en Lukk kommando for å lukke filer. Fordi du ikke kan åpne to filer på samme tid, og fordi minst en fil alltid skal være åpen, er den eneste måten å lukke en fil på, å åpne en annen eller slå av alt.

Opprette en fil

Når du oppretter en fil, blir du bedt om å velge en mal for å fastslå hvilken fil du vil se ut. En mal er en forhåndsformatert fil. Noen av malene er veldig spiffy; andre er vanlige dersom du vil gjøre formateringen selv.

Velg en mal når du oppretter en fil.

Følg disse trinnene for å opprette en fil:

Trykk på Office-knappen.

Kontorvinduet åpnes.
Pek på Ny.

Du ser maler for å lage filer. Malenavnene forteller deg noe om hva filen din vil se ut etter at du har opprettet den.
Pek på et malnavn.

Din nye fil vises på skjermen.
Trykk på File-knappen og velg Navn på rullegardinmenyen.

Lagre som-vinduet og tastaturet vises slik at du kan navngi filen og velge et sted for å lagre det. Som standard lagres filer på OneDrive i Dokumenter-mappen. Hvis denne mappen er der du vil beholde filen, skriv inn et navn og trykk på Lagre; ellers fortsett til trinn 5.
Velg hvor du skal lagre filen.

Velg en OneDrive-mappe, velg iPad for å lagre filen på iPad-enheten din, eller velg en annen plassering hvis du har angitt en.
Trykk på Navn-tekstboksen, skriv inn et beskrivende navn for filen på tastaturet, og trykk på Retur-tasten.

Omdøpe og flytte filer

Office for iPad tilbyr Duplicate-kommandoen for å gi nytt navn til og flytte filer. Denne kommandoen er plassert på Fil-menyen. Det kalles "Dupliser" fordi duplisering av en fil - med andre ord, å lage en kopi - er den eneste måten å gi nytt navn til og flytte filer:

For å gi nytt navn til en fil, opprett en kopi under et annet navn med Duplicate-kommandoen.Slett deretter den opprinnelige filen.
For å flytte en fil, lag en kopi på en annen plassering. Deretter sletter du originalen.

Følg disse trinnene for å gi nytt navn til eller flytte en fil:

Åpne filen du vil endre navn på eller flytte.
Trykk på filknappen og velg duplikat i rullegardinmenyen.

Vinduet Velg navn og plassering åpnes.
Flytt filen til et annet sted, skriv inn et nytt navn, eller gjør begge deler.

Slik gjør du:
- Velg et sted: Flytt filen til en OneDrive-mappe eller til iPad.
- Skriv inn et navn: Skriv inn et navn i boksen Navn og trykk på Retur-tasten.
Trykk på Lagre.
Slett den originale kopien av filen.

Slette en fil i et Office for iPad-app

Den enkleste måten å slette en fil lagret på OneDrive, er å åpne OneDrive-webområdet i en nettleser og slette filen på OneDrive-webområdet. Følg disse trinnene for å slette en fil i en Office for iPad-app:

Trykk på Office-knappen.
Finn filen du vil slette.

For å finne filen, trykk på Nylig eller Åpne og naviger til filen.
Trykk på filikonet til høyre for filens navn.

Fil-rullegardinmenyen vises.
Velg Slett.
Velg Slett i bekreftelsesmeldingsboksen.

Det er alt der er til det.

Mange datamaskiner har en papirkurvfunksjon (Mac) eller en papirkurv (Windows) hvor slettede filer holdes hvis du vil gjenopprette dem. IPad har ikke noe slikt. Filer du sletter, slettes permanent og uigenkallelig. Derfor tenk to ganger før du sletter en fil.