Slik bruker du SharePoint Team Services med Outlook 2013 - dummies

Microsoft gir faktisk mer enn én metode for å bruke Outlook 2013 til å samarbeide med andre mennesker. SharePoint Team Services kobler til Outlook, og hjelper deg med å samarbeide. SharePoint er i utgangspunktet et nettbasert samarbeidsverktøy som hjelper deg med å koordinere møter, prosjekter og aktiviteter, samt dele dokumenter med andre mennesker.

Men SharePoint kan også sette opp mapper i Outlook, slik at du kan se nøkkelinformasjon (for eksempel dokumenter, kalendere og oppgaver) fra et SharePoint-nettsted, selv når du ikke er online. SharePoint gir noen nyttige samarbeidsfunksjoner som du kan bruke sammen med personer utenfor organisasjonen din.

I de fleste tilfeller har du ikke mulighet til å bruke Microsoft Exchange eller SharePoint Team Services; noen andre (som systemadministrator) bestemmer det for deg. Faktisk må du kanskje bruke begge produktene; Outlook kobler til Exchange og SharePoint samtidig uten problem.

Det er sjansene for at du, hvis du noen gang blir involvert i SharePoint Team Services, gjør det fordi noen spør deg om å bli med i et delt lag. Hvis ingen noensinne spør, trenger du ikke å tenke på det, og du kan hoppe over følgende seksjoner.

Bli med i et SharePoint-team

Den første nøkkelen til å låse opp SharePoint er en e-post som ber deg bli med i et SharePoint-team. Meldingen er en vanlig e-post med ditt brukernavn, passord og en lenke til SharePoint-siden.

1. Klikk på linken.

   Nettleseren din åpnes for et nettsted som er viet til aktivitetene til teamet du har blitt bedt om å bli med. Hvert SharePoint-nettsted ser annerledes ut; Klikk på linkene på nettstedet for å se hva det har å tilby.

2. Logg inn med navnet og passordet som er i e-posten.

Koble Outlook til SharePoint-data

Visse deler av et SharePoint-nettsted kan knyttes til Outlook, slik at informasjonen fra nettstedet automatisk vises i Outlook. Hvis du ser et ikon på SharePoint-nettstedet som er merket Koble til Outlook, kan du klikke på det ikonet for å sende informasjonen fra den siden direkte til Outlook.

Access SharePoint-data fra Outlook

Microsoft Office er tett integrert med SharePoint. Hvis du får de riktige tillatelsene, kan Outlook få tilgang til nesten alle opplysninger på SharePoint-siden og holde versjoner av dokumentene som er lagret på SharePoint-nettstedet, synkronisert med de som er lagret på systemene dine - og omvendt.

Informasjon som SharePoint sender til Outlook, vises i sitt eget sett med SharePoint-mapper.Hvis du klikker på Mail-knappen i navigeringslinjen, ser du at SharePoint inneholder mapper som en del av listen. Klikk på en SharePoint-mappe for å se hva som er inne.

Disse mappene har felles dokumenter, for eksempel Word, Excel og PowerPoint-filer. Når du velger et dokument, vises en forhåndsvisning av den i leseruten - hvis du dobbeltklikker på et dokument, åpnes dokumentet i eget program, for eksempel Word.

Hvis du har de riktige tillatelsene, kan du redigere dokumentet frakoblet og deretter sende det oppdaterte dokumentet til SharePoint-siden med endringene dine. Du kan imidlertid ikke legge til nye elementer til SharePoint-mapper direkte gjennom Outlook, men det er det. I stedet legger du normalt informasjon til SharePoint gjennom det respektive Microsoft Office-programmet (for eksempel Word) eller når du er logget på SharePoint-siden med nettleseren din.

Du kan vise delte SharePoint-kalendere og oppgaver i Outlook akkurat på samme måte som du ser Outlook-kalendere eller oppgaverinformasjon. De vises i samme lister som dine egne kalendere og oppgaver - du kan til og med vise delte kalendere ved siden av din egen kalender. Hvis du har de riktige tillatelsene, kan du endre kalendere og oppgaver, eller opprette nye oppføringer.

Så når har du mest sannsynlighet for å kjøre over SharePoint, og når skal du bruke Exchange? Exchange er best egnet for kommunikasjon, planlegging og oppgaveinnstilling blant folk som deler det samme e-postsystemet, mens SharePoint er bedre egnet for folk som trenger å samarbeide med delte dokumenter og informasjon - spesielt for de som ikke deler det samme e-postsystem eller bedriftsressurser.