Hvordan du bruker Outlook 2013-kategoriseringsfunksjonen - dummies

Kategorien Funksjon i Outlook er designet for å hjelper deg med å fortelle hva som er presserende fra hva som kan vente. Det er mye verdi i en god samling av informasjon. Du kan imidlertid ikke presse full verdi fra en liste over kontakter eller oppgaver hvis du ikke kan få et raskt håndtak på hvilke elementer som er viktige og hvilke som ikke er.

Tilordne en kategori i Outlook 2013

Når du først konfigurerer Outlook, kan du finne ut hvilke kategorier som er tilgjengelige ved å klikke på kategoriser knappen på Hjem-fanen. Kategoriser knappen ser ut som en liten, flerfarget tic-tac-toe-firkant. Flere andre Outlook-moduler viser også kategoriserings-knappen; det gjør den samme jobben der du finner den.

Når du klikker kategorien Kategorisering åpnes en liste over (overraskelse!) Kategorier, hver oppkalt etter en farge. Hvis du bare vil fargekode varene dine fra standard, er prosessen ganske enkel.

Følg disse trinnene for å tildele en kategori til et element:

1. Klikk på elementet du vil kategorisere.

   Objektet er uthevet.

2. Klikk på kategoriser knappen og velg fra listen.

   En farget blokk vises i elementet for å indikere hvilken kategori du valgte.

Du kan tilordne flere kategorier til hvert element, selv om å sette for mange på et element, kan det være mer forvirrende enn å overføre ingen kategorier i det hele tatt.

Gi nytt navn til en kategori i Outlook

Du kan huske hva hver farger i Outlook-kategorien betyr hvis du vil, men det vil nok være lettere å endre navn på kategorier til bestemte farger:

1. Klikk på kategoriser knappen og velg alle kategorier.

   Dialogboksen Fargekategorier vises.

2. Klikk kategorien du vil endre navn på.

   Kategorien du velger er uthevet.

3. Klikk Gi nytt navn.

   Kategorien du valgte er omgitt av en boks for å vise at du kan redigere den.

4. Skriv inn det nye navnet du vil tildele til den kategorien.

   Navnet du skriver, vises i stedet for det gamle navnet.

5. Klikk på OK.

   Dialogboksen Fargekategorier lukkes.

Hvis du endrer navnet på en kategori som du allerede hadde tildelt noen Outlook-elementer, endres dette kategorinavnet automatisk på disse elementene.

Endre en kategorifarge i Outlook

Du kan endre fargen på en kategori, så vel som navnet sitt. Tilordne minneverdige farger kan gi viktige ledetråder om hvordan arbeidet ditt går eller hvor godt du holder opp med dagens prosjekter.

Følg disse trinnene for å endre fargen på en kategori:

1. Klikk kategorien Kategorisering og velg Alle kategorier.

   Dialogboksen Fargekategorier vises.

2. Klikk kategorien du vil tilordne en ny farge til.

   Kategorien du velger er uthevet.

3. Klikk på fargeknappen.

   En rullegardinboks vises, og viser fargene du kan velge.

4. Klikk på fargen du vil tildele.

   Fargen du valgte vises i stedet for den gamle fargen.

5. Klikk på OK.

   Dialogboksen Fargekategorier lukkes.

Du kan velge Ingen og lage en fargeløs kategori. Det er litt kjeft, men hvis det passer til humøret ditt, gå for det. En mulig grunn til å lage fargeløse kategorier er at Outlook kun tilbyr 25 farger, og du kan ha mer enn 25 kategorier. Men etter at du kommer over 25 kategorier, kan du vurdere å kutte ned på antall kategorier for å redusere forvirring.

Tilordne en kategori snarvei i Outlook

Du kan gi hver kategori en snarvei, som lar deg tildele en kategori uten å berøre musen. Det er veldig nyttig når du vil zoome gjennom en skjerm full av e-postmeldinger eller oppgaver, og sett alt inn i en slags rekkefølge.

For å tilordne en snarvei til en kategori, følg disse trinnene:

1. Klikk kategorien Kategorisering og velg Alle kategorier.

   Dialogboksen Fargekategorier vises.

2. Klikk kategorien du vil tilordne en snarvei til.

   Kategorien du velger er uthevet for å vise at du valgte den.

3. Klikk på snarveismenyen.

   Listen over hurtigtaster vises.

4. Klikk hurtigtasten du vil tildele.

   Navnet på snarveisknappen du velger, vises til høyre for kategorien.

5. Klikk på OK.

   Du kan ikke tilordne mer enn en snarvei til en kategori; det ville være forvirrende. Du kan imidlertid tilordne mer enn én kategori til et element.