Hvordan du bruker Instant Search i Outlook 2016 - dummies

Outlook gjør det enkelt å samle dribber og datautslipp. Det kan gjøre det vanskelig å finne informasjon. Outlook har et verktøy som heter Instant Search som adresserer det eksakte problemet - og det er ganske glatt.

I nærheten av toppen av informasjonsvisningspanelet, i midten av skjermen, ser du Instant Search-boksen. Det er en boks med forstørrelsesglass til høyre og litt tekst til venstre. Klikk på boksen og skriv inn de første bokstavene til et ord du vil finne i den nåværende modulen.

Informasjonsvisningsskjermbildet blir nesten umiddelbart, og viser bare de elementene som inneholder teksten du skrev inn. Hvis du for eksempel er i kontaktmodulen og skriver inn jon , ser du bare postene som inneholder navn som Jones, Jonas og Jonquil - et hvilket som helst ord som inneholder bokstavene jon >. Mens Outlook viser elementene som ble funnet, blir forstørrelsesglasset erstattet av en X. Slett søkeresultatene ved å klikke på X.

Instant Search-boksen hjelper deg med å finne elementer i en jiffy.

I noen tilfeller er det ikke spesifikt å søke etter en bestemt gruppe bokstaver. For eksempel kan det hende du vil at Outlook bare skal vise folkene som heter Jones

og som jobber for XYZ Company. Du kan opprette et mer detaljert søk ved å klikke på knappen Mer på båndet etter at du har klikket i Instant Search-boksen for å aktivere den. Det avslører en gruppe merkede bokser du kan velge for å søke etter bestemte typer informasjon.

Den eksakte samlingen av bokser varierer alt etter hvilken Outlook-modul du søker. Hvis du er i Kontakter-modulen, har du slike valg som Navn, Firma, Bedrift Telefon, og så videre. For å finne alle Joneses på XYZ Corporation, søk etter navnet Jones og XYZ Company; umiddelbart, vil du holde opp med Joneses på XYZ.

Du kan også utføre mer detaljerte søk. For eksempel kan du søke etter navn og firma på samme tid.

Hvis elementene Outlook tilbyr ikke dine behov, kan du gjøre forskjellige valg ved å klikke på etiketten for hver type informasjon, og deretter kan du se en liste over annen informasjon du vil søke etter. For eksempel, når du søker i kontaktlisten, kan du velge by eller stat for å finne folk på en bestemt plassering.

Endre søketypene ved å klikke på Mer-knappen og deretter velge en etikett for å vise en liste.

Den beste måten å forstå Instant Search-funksjonen er å prøve den ut. Skriv bare litt informasjon i boksen for å se hva du får, og klikk deretter X for å opprette et nytt søk.Hvis du får mange resultater, kan du prøve å bruke Mer-knappen for å begrense listen.