Slik bruker du Flash Fill in Excel 2016 - dummies

Excel 2016s praktiske Flash Fill-funksjon gir deg muligheten til å ta del av dataene som er skrevet inn i en kolonne med et regnearkstabell og skriv inn bare dataene i en ny tabellkolonne ved å bruke noen få tastetrykk.

Serien av oppføringer vises i den nye kolonnen, bokstavelig talt i et blunk (dermed navnet Flash Fill ), det øyeblikket Excel oppdager et mønster i den opprinnelige dataregistreringen som gjør det mulig å finne ut dataene du vil kopiere. Skjønnheten er at alt dette skjer uten at du må konstruere eller kopiere noen form for formel.

< ! - 1 ->

Den beste måten å forstå Flash Fill er å se den i aksjon. Figuren inneholder en ny datatabell som består av fire kolonner. Den første kolonnen inneholder allerede de fulle navnene til klientene, og sist). Den andre, tredje og fjerde kolonne må bare ha de første, midtre og etternavnene som ble skrevet inn i dem (så tha t bestemte deler av kundenes navn kan brukes i hilsen til formularens e-post og bokstaver som i "Hello Keith" eller "Kjære Mr. Harper").

Ny datatabell som inneholder fulle navn som må deles opp i separate kolonner med Flash Fill.

I stedet for å manuelt skrive inn de første, mid- eller etternavnene i de respektive kolonnene (eller forsøker å kopiere hele klientnavnet fra kolonne A og deretter redigere delene som ikke behøves i fornavn, mellomnavn og etternavn kolonner), kan du bruke Flash Fill for raskt og effektivt å gjøre jobben. Og her er hvordan du gjør det:

1. Skriv Keith i celle B2 og fullfør oppføringen med piltasten eller Enter-tasten.

   Når du fullfører denne oppføringen med pil ned-tasten eller Enter-tasten på tastaturet, flytter Excel cellepekeren til celle B3, hvor du bare må skrive inn førstebrevet til neste navn for Flash Fill for å få bildet.

2. Skriv i bare B, skriv kun J, Jonas første bokstav, den andre klientens fornavn.

   Flash Fill gjør umiddelbart en AutoFill-type manøvre ved å foreslå resten av den andre klientens fornavn, Jonas, som teksten som skal skrives inn i denne cellen. Samtidig foreslår Flash Fill å skrive inn alle de resterende fornavnene fra de fulle navnene i kolonne A i kolonne B.

3. Fullfør oppføringen til Jonas i celle B3 ved å klikke på Enter-knappen eller trykke på en piltast.

   I det øyeblikket du fyller dataoppføringen i celle B3, blir kolonnen Fornavn kalt: Excel går inn i alle de andre fornavnene i kolonne B samtidig!

For å fullføre dette eksempeltabellen ved å taste inn mellom- og etternavn i henholdsvis kolonne C og D, gjentar du bare disse trinnene i disse kolonnene.Du skriver inn det første mellomnavnet, Austen, fra celle A2 i celle C2 og skriver deretter W i celle C3. Fullfør oppføringen i celle C3 og de midterste navnene i kolonnen er ferdig. På samme måte skriver du inn fornavnet, Harper, fra celle A2 i celle D2 og skriver deretter S i celle D3. Fullfør oppføringen i celle D3, og etternavnspostene for kolonne D er ferdig, og fullfører hele datatabellen.

Etter at jeg fullførte dataoppføringen i denne klientnavnetabellen, måtte jeg gjøre totalt 26 tastetrykk, hvorav 20 var for å skrive inn første, mellom og etternavn på den første klienten sammen med de første bokstaver av det første, mellom- og etternavnet til den andre klienten og de andre seks for å fullføre disse oppføringene. Hvis kolonne A i denne klientnavnetabellen inneholder de fulde navnene på hundrevis eller tusenvis av klienter, er disse 26 tastetrykkene ubetydelige i forhold til nummeret som ville være nødvendig for å manuelt skrive inn deres første, mellom og etternavn i eget navn, Mellomnavn og Etternavn-kolonner eller til og med å redigere ned kopier av de fulle navnene i hver av dem.

Husk at Flash Fill fungerer perfekt når du trekker ut deler av lengre dataoppføringer i en kolonne forutsatt at alle oppføringene følger samme mønster og bruker samme type separatorer (mellomrom, komma, bindestreker og lignende). For eksempel, i figuren, er det en anomali i fullnavnspostene i celle A9 hvor bare midtinstitusjonen med en periode er angitt i stedet for full midtpunkt. I dette tilfellet går Flash Fill ganske enkelt inn i M i celle C9, og du må manuelt redigere oppføringen for å legge til den nødvendige perioden. Husk også at Flash Fills brukbarhet ikke er begrenset til alltekstoppføringer som i eksempelet mitt for Client Name. Det kan også trekke ut deler av oppføringer som blander tekst og tall, for eksempel ID-numre (AJ-1234, RW-8007 og så videre).