Slik bruker du hurtig utfylling av Excel 2016 - dummies

Excel 2016s Flash Fill-funksjon gir deg muligheten til å ta del av dataene som er skrevet inn i en kolonne av et regnearktabell og skriv inn bare dataene i en ny tabellkolonne ved å bruke bare noen få tastetrykk. Serien av oppføringer vises i den nye kolonnen, bokstavelig talt i et blunk (dermed navnet hans, Flash Fill).

Den andre Excel 2016 oppdager et mønster i de opprinnelige dataoppføringene dine, resten av oppføringene i den serien vises umiddelbart i tomme celler i rader under det du kan skrive inn med en enkelt tastetrykk. Og skjønnheten er at alt dette skjer uten at du trenger å konstruere eller kopiere noen form for formel.

Den beste måten å forstå Flash Fill er å se den i aksjon. I den følgende figuren ser du en ny datatabell bestående av fire kolonnene. Cellene i den første kolonnen i denne tabellen inneholder de fulde navnene til klienter (første, mellom og siste), alle sammen r i en oppføring. Den andre, tredje og fjerde kolonne må bare ha de første, midtre og etternavnene som ble skrevet inn i dem (slik at bestemte deler av kundenes navn kan brukes i hilsen til formularens e-post og bokstaver som i, "Hei Keith" eller "Kjære Mr. Harper,").

Datatabell som inneholder fulle navn som må deles opp i separate kolonner ved hjelp av Flash Fill.

I stedet for å skrive inn for-, mellom- eller etternavn i de respektive kolonnene manuelt (eller forsøk å kopiere hele klientnavnet fra kolonne A og rediger deretter delene som ikke er nødvendig i kolonnene Fornavn, Mellomnavn og Etternavn), kan du bruke Flash Fill for raskt og effektivt å gjøre jobben. Og her er hvordan du gjør det:

1. Skriv Keith i celle B2 og fullfør oppføringen med nedpilen eller Enter-tasten.

   Når du fullfører denne oppføringen med pil ned-tasten eller Enter-tasten på tastaturet, flytter Excel cellepekeren til celle B3, der du bare må skrive det første bokstaven til neste navn for Flash Fill for å få bildet.

2. I Cell B3, skriv bare J, første bokstav i den andre klientens fornavn.

   Flash Fill gjør umiddelbart en AutoFill-type manøvre ved å foreslå resten av den andre klientens fornavn, Jonas, som teksten som skal skrives inn i denne cellen. Samtidig foreslår Flash Fill å angi alle de resterende fornavnene fra de fulle navnene i kolonne A i kolonne B.

3. Fullfør oppføringen til Jonas i celle B3 ved å trykke Enter-tasten eller en piltast.

   I det øyeblikket du fyller dataoppføringen i celle B3, er fornavnskolonnen ferdig: Excel går inn i alle de andre fornavnene i kolonne B samtidig (ta det, Barry Allen)!

For å fullføre dette eksempeltabellen ved å taste inn mellom- og etternavn i henholdsvis kolonne C og D, gjentar du bare disse trinnene i disse kolonnene. Du skriver inn det første mellomnavnet, Austen , fra celle A2 i celle C2 og skriv deretter inn W i celle C3. Fullfør oppføringen i celle C3 og de midterste navnene i kolonnen er ferdig. På samme måte skriver du inn fornavnet, Harper , fra celle A2 i celle D2 og skriver deretter inn S i celle D3. Fullfør oppføringen i celle D3, og etternavnspostene for kolonne D er ferdig, og fullfører hele datatabellen.

Husk at Flash Fill fungerer perfekt når du trekker ut deler av lengre dataoppføringer i en kolonne forutsatt at alle oppføringene følger samme mønster og bruker samme type separatorer (mellomrom, komma, bindestreker og lignende). For eksempel, i figuren, er det en anomali i fullnavnspostene i celle A9 hvor bare den midterste initialen med en periode er angitt i stedet for hele mellomnavnet. I dette tilfellet går Flash Fill ganske enkelt inn i M i celle C9, og du må manuelt redigere oppføringen for å legge til den nødvendige perioden.