Hvordan du bruker datavalidering for å holde Excel-data ren - dummies

En nyttig kommando relatert til denne virksomheten for å holde Excel-dataene rene, er dataene Valideringskommando. Bruk denne kommandoen til å beskrive hvilken informasjon som kan legges inn i en celle. Kommandoen lar deg også levere meldinger som gir datainngangsinformasjon og feilmeldinger som forsøker å hjelpe noen med å korrigere datainngangsfeil.

For å bruke Data Validation, følg disse trinnene:

1Velg regnearkområdet der de to-be-validerte dataene skal gå.

Du kan gjøre dette ved å dra musen eller ved å bruke navigeringstastene.

2Velg kommandoen Data Validation i Datafanen for å fortelle Excel at du vil konfigurere datavalidering for det valgte området.

Excel viser dialogboksen Data Validering.

3 På fanen Innstillinger i dialogboksen Data Validering, bruk tekstbokser Valideringskriterier for å beskrive hva som er gyldige data.

Bruk valg fra rullegardinlisten Tillat, for eksempel å angi hvilke typer informasjon som kan gå inn i rekkevidde: hele tall, desimaltall, verdier fra listen, gyldige datoer, gyldige tider, tekst av en bestemt lengde og så videre.

Bruk valg i rullegardinlisten Data for å definere dine valideringskriterier ytterligere. I rullegardinlisten Data finnes det flere sammenligninger som kan gjøres som en del av valideringen: mellom, ikke mellom, lik, ikke lik, større enn og så videre.

Endre valideringskriteriene, om nødvendig, ved hjelp av en av de andre rullegardinlistene som er tilgjengelige. Merk: De andre valideringsalternativene er avhengig av hva du legger inn i rullegardinlisten Tillat og data. Hvis du angir at du bare vil tillate hele tall mellom et bestemt antall minimums- og maksimumverdier, gir Excel Minimum og Maksimum tekstbokser for å angi eller definere rekkevidden.

Men hvis du velger andre oppføringer i rullegardinlisten Tillat eller Data, ser du andre tekstbokser som vises på fanen Innstillinger. Med andre ord tilpasser Excel innstillingsfanen, avhengig av hva slags valideringskriterier du definerer.

4Finnstill validen.

Når du har beskrevet valideringskriteriene, velger du eller fjerner avkryssingsboksen Ignorer tom for å angi om tomme celler er tillatt.

5Consider utvider omfanget av data validering.

Merk av for Bruk disse endringene til alle andre celler med de samme innstillingene for å angi om valideringskriteriene skal utvides til andre lignende celler.

Klikk på Slett alt-knappen, og Excel fjerner (fjerner) valideringskriteriene.

6Vis en inntastingsmelding fra kategorien Inntastingsmelding i dialogboksen Datavalidering.

Inntastingsmeldingsfanen lar deg fortelle Excel for å vise en liten melding når en celle med spesifisert datavalidering er valgt. Hvis du vil opprette innmeldingsmeldingen, skriver du inn en tittel for meldingen i tekstboksen Tittel og meldingstast i tekstboksen Inntastingsmelding. Kontroller at avmerkingsboksen Vis innsatsmelding når cellen er valgt, er valgt.

7Vis en feilmelding fra fanen Feilvarsel i dialogboksen Datavalidering.

Du kan også levere en feilmelding som Excel viser når noen forsøker å angi ugyldige data.

For å opprette en feilmelding, må du først kontrollere at avmerkingsboksen Vis feilvarsel etter at ugyldige data er oppgitt, er valgt. Bruk deretter rullegardinlisten Stil til å velge hva Excel skal gjøre når det møter ugyldige data: Stopp dataoppføringen på brukeren uten feil dataoppføring, eller vis bare en informasjonsmelding etter at dataene er skrevet inn.

8Du liker å lage en innskriftsmelding, skriv inn feilmeldings tittelen i tekstboksen Tittel. Skriv deretter inn den fulle teksten til feilmeldingen i tekstboksen Feilmelding.

Nysgerlig om alternativene i rullegardinmenyen Style? Stilen til feilvarselet bestemmer hvilke kommandoknapper feilmeldingen presenterer når noen forsøker å legge inn dårlige data. Hvis feilstilen er Stopp, vises feilmeldingsboksen Prøv på nytt og Avbryt kommandoknapper.

Hvis feilstilen er Advarsel, viser feilmeldingsboksen Ja, Nei og Avbryt kommandoknapper. Hvis feilstilen er Informativ, vises feilmeldingsboksen OK og Avbryt kommandoknapper.