Slik bruker du en eksisterende dataliste for Mail Merge i Office 2016 - dummies

Etter at du har valgt hoveddokumenttype i Microsoft Office, velger du deretter datalisten. En dataliste må være i et strukturert format, for eksempel et Word-dokument som inneholder et bord, en Excel-arbeidsbok eller en database, for eksempel kontaktlisten i Outlook.

Hvis du planlegger å bruke en eksisterende Word- eller Excel-fil, er det viktig å sette opp det på forhånd. Det kan hende du må åpne filen separat for å forberede den.

Hvis det er et Word-bord, vær oppmerksom på disse punktene:

• Kontroller at det ikke finnes noe over bordet i dokumentfilen.

• Den første raden i tabellen må inneholde feltnavnene (kolonnetiketter).

• Resten av radene må inneholde datapostene.

  

  Et Word-bord som er egnet for bruk som en postfelt-dataliste.

Hvis det er et Excel-regneark, vær oppmerksom på disse punktene:

• Rad 1 må inneholde feltnavnene (kolonnetiketter).

• Alle sammenhengende rader under rad 1 inneholder datapostene.

  

  Et Excel-regneark som er egnet for bruk som en postfelt-dataliste.

Når data kildefilen er klar, følg disse trinnene for å koble den til hoveddokumentet ditt i Word:

1. Når hoveddokumentet er åpent, klikker du Velg mottakere på kategorien Mailings.

2. Klikk på Bruk en eksisterende liste.

   

   Velg å bruke en eksisterende liste.

3. Naviger til stedet som inneholder datafilen, og velg den.

4. Klikk på Åpne.

   

   Velg datafilen og klikk Åpne.

Gratulerer, din datafil er nå vedlagt. Du vil ikke legge merke til noe annet enda, skjønt, fordi du må sette inn flettefelter.