Slik forenkler du oppgaver med hurtige trinn i Outlook 2016 - dummies

Nå har du uten tvil lagt merke til at noen Outlook-handlinger tar flere museklikk for å fullføre, for eksempel prosessen med å svare på en melding og deretter slette den. Det er ikke en stor sak hvis du bare utfører en bestemt handling hver gang, men hvis det er noe du gjør regelmessig i Outlook, kan det raskt bli en smerte. Hvis du gjør bestemte oppgaver regelmessig, kan Outlook's Quick Steps-funksjonen komme til din redning.

Quick Steps lar deg redusere multistep-oppgaver til et enkelt klikk med musen. Du finner Quick Steps i Mail-modulen, sitter midt på båndets Hjem-faneblad. Selv om Quick Steps-boksen bare er synlig når du bruker Mail-modulen, kan du bruke Hurtige trinn for å øke hastigheten på handlinger med de fleste av Outlook-modulene, for eksempel Kalender eller Oppgaver.

Når du først installerer Outlook, har Quick Steps-boksen allerede seks hurtige trinn i det:

• Flytt til: Bruk dette hurtigsteget hvis du ofte flytter meldinger til en bestemt mappe.

• Team Email: Bruk dette Quick Step for å åpne det nye meldingsskjemaet og fylle feltet To til et bestemt sett med mottakere.

• Svar og Slett: Navnet sier stort sett alt: Når du velger dette Quick Step, åpner Outlook automatisk et Meldingsskjema for å svare på avsenderen av den valgte meldingen og flytter den valgte meldingen til mappen Slettede elementer.

• Til Manager: Dette Quick Step åpner automatisk et Meldingsskjema for å videresende den valgte meldingen til en bestemt mottaker, men den sletter ikke den valgte meldingen.

• Ferdig: Dette merker den valgte meldingen med Mark Complete-flagget, markerer meldingen som lest og flytter meldingen til en bestemt mappe.

• Opprett nytt: Strengt tatt er dette ikke egentlig et raskt skritt; Den åpner Veiviser for hurtigveiledning, som lar deg lage dine egne, hurtige trinn.

  

  Hurtigruten er i midten av båndets Hjem-faneblad.

Bortsett fra svar og slett raskt trinn, krever hver av disse trinnene at du skal ta noen avgjørelser første gang du bruker dem. Etter at du har gjort dette, trenger du aldri å gjøre det igjen - Outlook vil huske hva du vil at det skal gjøres når du velger Quick Step.

Hver av Quick Steps er litt annerledes, men Move To Quick Step brukes som eksempel her:

1. Klikk på Innboksikonet i mappepanelet (eller trykk Ctrl + Shift + I).

   Listen over innkommende e-postmeldinger vises.

2. Velg en melding i innboksen.

   Det kan være noen meldinger. Ikke bekymre deg for at det faktisk blir flyttet.Så lenge dette er første gang du bruker Flytt til raskt trinn, vil meldingen du velger, ikke bli flyttet. Outlook trenger bare å vite hvilken type Outlook-element du lager Quick Step for.

3. Klikk på fanen Hjem og klikk på ikonet øverst til venstre i hurtigruten.

   Ikonet kan eller ikke si Flytt til:?.

   Dialogboksen for første gangs oppsett åpnes. Hvis dialogboksen allerede har et mappenavn i det, prøver Outlook bare å være nyttig ved å foreslå den siste mappen du flyttet en melding til; Dialogboksen for første gangs oppsett vil fortsatt åpne.

   

   Dialogboksen Quick Step First Time Setup.

4. Velg mappen til hvor Quick Step vil flytte meldinger.

   Velg en mappe i boksen Flytt til mappe ved å klikke på pilen på slutten av boksen. Hvis du ikke ser mappen du vil ha, velger du alternativet Andre mapper, som åpner vinduet Velg mappe slik at du kan se en detaljert liste over alle tilgjengelige mapper. Du kan til og med lage en ny mappe ved hjelp av vinduet Velg mappe.

5. Kontroller at avkrysningsboksen Flytt til mappe er valgt.

   Hvis du vil at hver melding som er merket som lest når Quick Step beveger den, må du merke av at merket Mark as Read også er valgt.

   Hvis du vil endre ikonet for Quick Step, legger til handlinger for det, eller opprett en tastatursnarvei for Quick Step, klikk på Options-knappen for å få tilgang til disse innstillingene.

6. Skriv inn et navn for hurtigsteget i tekstboksen Navn.

   Du har sikkert lagt merke til at så snart du valgte en mappe i boksen Flytt til mappe, plasserte Outlook også det mappenavnet i tekstboksen Navn. Hvis du er fornøyd med navnet Outlook valgte for Quick Step, hopp videre til neste trinn. Hvis du vil gi Quick Step et annet navn, skriv det bare inn i tekstboksen Navn.

7. Klikk på Lagre-knappen.

   Dialogboksen for første gangs oppsett lukkes.

Når du vil flytte en melding til den bestemte mappen, velg du meldingen og klikker på Hurtigtrinnet du opprettet. Meldingen flyttes automatisk til mappen og merkes som lest.