Hvordan du deler arbeid i andre formater i Office 2016 - dummies

Når du deler en elektronisk kopi av arbeidet ditt fra Office 2016, for eksempel via e-postvedlegg, er det et problem hvis mottakeren ikke har det samme programmet for å vise det. Hvis du for eksempel sender en PowerPoint-presentasjon til en venn som ikke har PowerPoint, kan han kanskje ikke åpne den.

Det finnes to grunnleggende måter på problemer med inkompatibilitet: Enten mottar mottakeren et program som kan vise filene, eller avsenderen (det er du) kan lagre filen i et format som mottakeren allerede kan se.

Hvis du skal takle problemet fra mottakersiden, er det enklest å få mottakeren til å bruke det gratis PowerPoint-nettbaserte programmet, funnet online. (En Microsoft-konto kreves, som er gratis.) Webbaserte versjoner av Word, Excel, PowerPoint, Outlook og OneNote er alle tilgjengelige. De er ikke så fullverdige som originaler, men de fungerer bra for visning og enkle redigeringer.

Hvis du går til løsningen fra avsendersiden, må du først finne ut hvilke filformater eller programmer mottakeren din bruker, og deretter bestemme et matchende filformat som søknaden din vil lagre inn. Du finner filformater tilgjengelig for søknaden din via dialogboksen Lagre som, der du kan velge en annen filtype.

For tekstfiler er Rich Text Format (. Rtf) et godt valg. Det er et nesten universelt format som nesten alle tekstbehandlingsprogram kan åpne, og Word-brukere lagrer vanligvis i det formatet når de ønsker å bytte dokumenter med noen som bruker et veldig gammelt eller uklart tekstbehandlingsprogram som ikke støtter Word-filer. Figuren viser RTF blir valgt som filformat i Microsoft Word.

Du kan velge en fil med Rich Text Format fra feltet Save as Type: Word i Word 2016.

Endring til et annet filformat kan føre til tap av noe formatering. Enkelte funksjoner i Office 2016-programmer fungerer kun når dokumenter lagres i programmets opprinnelige format, for eksempel fyllingsfelter, makroer, bestemte typer redigerbar kunstverk og formatering av temaer. Derfor lagrer de fleste ikke i andre formater, med mindre det er nødvendig.

Hvis mottakeren ikke trenger å redigere dokumentet, kan det være best å lagre det i et spesielt format som er beregnet for skrivebeskyttet deling av utelukkede sider: et beskrivelsesspråket . På den måten ser mottakeren siden akkurat som du hadde tenkt det, uten å måtte finne og laste ned en separat seer for den bestemte filtypen.

Office 2016 støtter to viktige sidebeskrivelsesspråk:

• PDF: Et format opprettet av Adobe, mye brukt over hele Internett for distribusjon av dokumenter. Det kommer ikke med Windows, men en leser for dette formatet - Adobe Reader - er gratis å laste ned. Ja, mottakeren trenger fortsatt å laste ned Reader, men det er bare ett program, og det vil fungere for innholdet fra alle Office-apper, pluss mange andre dokumenter.

• XPS: Et format opprettet av Microsoft, støttet nativt i Windows Vista og høyere. Alle som har Windows Vista eller senere, har denne seeren tilgjengelig.

Du kan lagre i PDF- eller XPS-format direkte fra et program. Følg disse trinnene:

1. Velg Arkiv → Lagre som, og bla deretter til ønsket lagringsplass.

2. I dialogboksen Lagre som, velg enten PDF eller XPS-dokument i listen Lagre som type. Dialogboksen endres for å vise noen ekstra kontroller.

   I stedet for å følge trinn 1-2, kan du velge Arkiv → Eksporter → Opprett PDF / XPS-dokument → Opprett PDF / XPS.

3. (Valgfritt) Endre filnavn hvis ønskelig. Som standard er det samme navn som datafilen du jobber med.

4. Lag en optimalisering for valg.

   1. For dokumenter som også kan skrives ut på papir, velg Standard (standard).

   2. For dokumenter som kun deles online, velger du Minimumstørrelse.

5. Klikk på Lagre. Den lagrede filen åpnes i sitt eget program, som enten er Adobe Reader (PDF-format) eller XPS Viewer eller Internet Explorer (XPS-format).

   

   Du kan velge å lagre dokumentene dine som PDF- eller XPS-filer.