Hvordan du deler Excel 2016-arbeidsbøker via OneDrive-dummies

Før du kan dele Excel 2016-arbeidsboken din, må du lagre en kopi av den i en mappe på OneDrive. Den enkleste måten å gjøre dette på er å først åpne arbeidsboken for å dele i Excel og klikke på Share-knappen som vises på høyre side av båndet.

Excel åpner deretter en del oppgavepanel i regnearket med en lagre til sky-knapp. Klikk på Save to Cloud-knappen for å få Excel til å åpne skjermbildet Lagre som i Backstage View, der du kan lagre arbeidsboken i en mappe på OneDrive.

Når du har lagret arbeidsboken på OneDrive, returnerer Excel deg til regnearkvisning med en oppdatert delingsrute som ligner den som vises her.

Invitere medarbeidere eller klienter til å dele en Excel-arbeidsbok lagret på OneDrive-en i delen Oppgave-ruten.

Du kan se alternativene for å dele arbeidsboken ved å følge disse trinnene:

Klikk på boksen Inviter folk i delingsruten, og start deretter å skrive e-postadressen til den første personen du vil dele arbeidsboken med.

Når du skriver, matcher Excel bokstavene med navnene og e-postadressene som er angitt i adresseboken. Når det finner mulige kamper, vises de i en rullegardinmeny, og du kan velge personens e-postadresse ved å klikke på navnet sitt i listen. Hvis du vil finne e-postadresser i adresselisten din og legge dem til i denne tekstboksen, klikker du på Søk i adresseboken for kontakter-knappen (til høyre for invitere personer) og bruker deretter alternativene i adresseboken: Global Adresseliste dialogboksen. For å dele arbeidsboken med flere personer, skriv et semikolon (;) etter hver e-postadresse du legger til i denne tekstboksen.

(Valgfritt) Klikk på Rediger-rullegardinmenyen, og velg Vis alternativ på menyen for å hindre at folk du inviterer, gjør endringer i arbeidsboken du deler.

Som standard lar Excel 2016 personer med hvem du deler arbeidsbøkene dine til å redigere endringer i arbeidsboken som automatisk lagres på OneDrive. Hvis du vil begrense mottakerne dine til å gjennomgå dataene uten å kunne gjøre endringer, må du erstatte alternativet Can Edit med Can View før du deler arbeidsboken.
(Valgfritt) Klikk på Inkluder en personlig melding med invitasjons tekstboksen og skriv inn en personlig melding som du vil inkorporere som en del av e-posten med generisk invitasjon til å dele filen.

Som standard oppretter Excel en generell invitasjon.
Klikk på Del-knappen.

Så snart du klikker på Share-knappen, sender e-posten invitasjonen til å dele arbeidsboken til hver av mottakerne som er angitt i tekstboksen Inviter folk.Programmet legger også til sine e-postadresser og redigeringsstatusen til hver mottaker (kan redigerer eller kan vise) nederst i delingsoppgaveruten.

Alle personer du deler en arbeidsbok med, mottar en e-postmelding som inneholder en hyperkobling til arbeidsboken på OneDrive. Når de følger denne koblingen, åpnes en kopi av arbeidsboken på en ny side i standard nettleser ved hjelp av Excel Online Web-appen (hvis webapplikasjonen ikke er kompatibel med typen nettleser som er i bruk på enheten, åpner nettleseren den med nettleseren). Hvis du har gitt brukeren tillatelse til å redigere filen, inneholder nettappappen en Rediger arbeidsbok-knapp.

Når brukere klikker denne knappen i Excel Online, har de mulighet til å velge et Rediger i Excel og Rediger i Excel Online-alternativet på rullegardinmenyen. Når de velger Rediger i Excel, lastes arbeidsboken ned og åpnes i denne versjonen av Excel. Når de velger Rediger i Excel Online, åpner nettleseren arbeidsboken i en ny versjon av Excel Online, som inneholder en filknapp og Hjem, Sett inn, Data, Gjennomgang og Vis båndfaner med et mer begrenset sett med kommandotilvalg enn Excel 2016 som kan brukes til å foreta nødvendige endringer (som automatisk lagres i arbeidsboken på OneDrive).

Du kan også dele en arbeidsbok som tidligere ble lagret på OneDrive. Bare åpne arbeidsboken i OneDrive-mappen der den er lagret, og klikk deretter på Share-knappen på båndet.

I stedet for å sende e-postinvitasjoner til individuelle mottakere med koblinger til arbeidsbøkene du vil dele på OneDrive, kan du opprette hyperkoblinger til dem som du deretter kan gjøre tilgjengelig for alle de som trenger online redigering eller gjennomgang av tilgang.

Hvis du vil opprette en lenke til en arbeidsbok som er åpen i Excel 2016, som er lagret på OneDrive, klikker du på alternativet Få en delingslengde nederst i delingsruten. Når du klikker denne lenken, vises et redigeringslink og et visningsbeskyttet lenke-tekstalternativ i delen Oppgave-ruten.

Hvis du vil opprette en kobling for bare visning som ikke tillater nettredigering, klikker du bare på Opprett en visningslinkeknapp, Rediger lenkefelt i delingsruten, og Excel viser en hyperkobling i knappens tekstboks med en Kopier-knappen vises nå til høyre.

For å opprette en redigeringslenk som gjør det mulig å redigere nettverket i stedet for en visningskobling eller i tillegg til det, klikker du på Opprett en rediger lenke i delingsruten. Excel viser deretter en hyperkobling i tekstboksen i denne knappen, og en Kopier-knapp vises nå til høyre.

Når du har opprettet en visningslink eller rediger lenke for arbeidsboken i delingsruten, kan du velge hele hyperkoblingen ved å klikke på Kopier-knappen som vises til høyre for tekstboksen. Når du gjør dette, kopierer Excel den lange og komplekse hyperkoblingen til Office Utklippstavlen (Ctrl + C). Etter at du har kopiert den til utklippstavlen, kan du sette den inn i en ny e-postmelding (Ctrl + V) som du sender til alle de med hvem du vil dele Excel-arbeidsboken som den refererer til.