Video: Slik utfører du et markløft 2024
Word 2013 har en nyttig funksjon som kalles brevfusjon. En postfusjon kombinerer en dataliste, vanligvis med navn og adresser (det vil si postinformasjon), med et formularbrev, en etikett eller en konvoluttmal for å produsere tilpassede kopier av brevet for hver person.
Store selskaper bruker mailfusjon til e-post tilpasset s, men det er ikke bare for bedrifter. Hjemmebrukere kan dra nytte av postfusjonen for julekortetiketter, festinvitasjoner, nyhetsbrev fra klubber og mer.
Å utføre en mailfusjon er en tre-trinns prosess:
-
Lag (eller identifiser) datakilden.
-
Opprett hoveddokumentet og sett inn fusjonskoder i det.
-
Utfør fusjonen mellom datakilden og hoveddokumentet.
Datakilden må være en avgrenset fil . Med andre ord må det være en konsekvent måte at den skiller mellom en kolonne eller rad med data og det neste. Her er noen mulige datakilder:
-
Excel- eller Word-tabell: Hvis datakilden er et Excel-regneark, er hver type informasjon i en egen kolonne. Det samme gjelder hvis datakilden er et Word-bord.
-
Vanlig tekst: Hvis datakilden er en ren tekstfil, er hver kolonne avgrenset (adskilt) av et bestemt tegn, for eksempel en fane eller et komma. Når en avgrenset tekstfil bruker kommaer, er det en kommaseparert verdier eller CSV-fil.
-
Outlook: Hvis datakilden er en Outlook-kontaktliste, er hver type informasjon i et eget felt.
-
Ordliste: Hvis du ikke allerede har en datakilde, velger du Mailings → Velg mottakere → Skriv ny liste for å opprette en med typen Ny liste i Word.
En datafil bør ikke inneholde noe unntatt dataene (og kanskje en enkelt rad med feltetiketter, med navn, adresse, by, stat og postnummer). Ikke bruk noen tomme rader eller titler øverst på siden, fordi det forvirrer verktøyet Mail Merge. Kontroller datafilen din for å fjerne fremmede rader før du bruker filen som din fusjonskilde.
Etter å ha forberedt datafilen, konfigurerer du hoveddokumentet. Du kan enten lage hoveddokumentet fra begynnelsen, eller du kan starte med et eksisterende dokument og konvertere det til et hovedfilt for hovedfiler. Hoveddokumentet består av ordinære tekst pluss koder som viser hvor sammenslåingsfeltene skal settes inn.
Så, som det siste trinnet i sammenslåingsprosessen, kombinerer du de to stykkene. Du kan også gjøre det ved å sende resultatene direkte til skriveren eller ved å opprette et nytt dokument som inneholder sammenslåingen, som du deretter kan redigere etter behov og deretter skrive ut.
