Slik setter du inn fusjonsfelt i Office 2016 - dummies

Hvis du smelter e-postlister i Microsoft Office 2016, må du sette inn felt hvor du vil at personvernet skal være. Først plasserer du innsettingspunktet riktig:

• For bokstaver, klikk der du vil at sammenføyningskoden skal vises. Du vil ønske mottakerens navn og adresse nær toppen av dokumentet, like under datoen. Du vil kanskje også ha en hilsen som (Kjære navn ). Du vil kanskje også ha andre personlige tilpasninger, for eksempel omtale av personens by eller stat i et kroppsavsnitt.

• For e-postmeldinger, klikk hvor du vil at den første tilpasningen skal vises. Det er ikke en vanlig plassering for tilpassede data i e-postmeldinger som det er for et forretningsbrev.

• Legg inn innsettingspunktet i den tomme tekstboksen i midten av etiketten for konvolutter.

• For etiketter, plasser innsatspunktet i øvre høyre celle i tabellen. Hvis du ikke ser et bord, velger du Tabellverktøy Layout → Vis gridlinjer.

• For en katalog, klikk hvor du vil at kombinasjonskoden skal vises. Hvis du vil at noen separator skal vises mellom poster, opprett den (for eksempel en horisontal linje eller en tom linje), og flytt deretter innsettingspunktet over den separatoren.

Etter at du har plassert innsettingspunktet, er du klar til å sette inn fusjonskoden. For å forenkle prosessen med å sette inn felt, tilbyr Word to spesielle fusjonskoder du kan bruke:

• Adresseblokk innfører alle feltene som trengs for å opprette en riktig formatert adresseblokk, inkludert mellomrom og avsnittbrudd mellom dem, noe som dette:

  Amy Jones

  3855 W. Main St.

  Arcadia, IN 46958

• Hilsenlinje legger inn en hilsen som Kjære etterfulgt av mottakerens navn. Når du setter inn hilsen, kan du velge om du vil bruke fornavnet, etternavnet eller begge deler. Det kan se slik ut:

  Kjære Ms Jones:

  Du kan også sette inn individuelle fusjonsfelt. For eksempel kan du nevne personens by i et avsnitt som dette:

  Frem til 30. juni tilbyr vår butikk i Indianapolis 20% rabatt på alle clearingsartikler.

Sett inn en adresseblokk

For å sette inn en adresseblokk (for eksempel på en konvolutt eller etikett eller i toppen av et brev), følg disse trinnene:

1. Klikk på Adresseblokk på fanen Mailings.

2. Velg formatet der personens navn skal vises.

3. Hvis du ikke vil at bedriftsnavnet skal vises, klikker du på Sett inn bedriftsnavn.

4. Angi hvordan adresser utenfor det vanlige landet skal vises.

5. Sjekk forhåndsvisningen for å sikre at adresseblokken vises som forventet.

   Hvis adresseforhåndsvisning ikke ser riktig ut, klikker du på Matchfelt og bruker dialogboksen som ser ut til å matche feltene fra flettedatafilen med feltene som brukes til adresseblokken.

6. Klikk OK for å sette inn koden.

   

   Angi alternativer for adresseblokken.

Adresseblokkkoden vises i dokumentet med doble vinkelbeslag rundt den, slik: <>.

Korrigere mellomromsproblemet på adresseblokkene

Et problem med standard adresseblokk er at det etterlater for mye vertikalt mellomrom mellom linjer på grunn av standardparameteravstanden. (Hver linje i adresseblokken er et eget avsnitt.) Hvis du vil se dette selv, velger du Mailings → Preview Results. Gjenta denne kommandoen for å slå av forhåndsvisningen.

For å rette opp problemet, følg disse trinnene:

1. Velg <> -koden.

2. Klikk på linjelinjen Linje og punktavstand for å åpne menyen på startsiden.

3. Klikk på Fjern plass etter stykke.

   

   Fjern ekstra plass etter avsnitt i adresseblokken.

Sett inn en hilsenlinje

For å sette inn en hilsenlinje, følg disse trinnene:

1. Klikk på Hilsenlinje på kategorien Mailings.

2. Bruk rullegardinlistene i delen Hilsen linjeformat for å angi hvordan hilsen skal vises.

3. Angi en hilsenlinje for ugyldige mottakernavn (for eksempel en post der det ikke ble oppgitt mottakernavn).

4. Sjekk forhåndsvisningsområdet for å sikre at hilsenlinjen er slik du vil ha den.

   • Du kan klikke på Neste-knappen for å flytte gjennom alle postene for å sjekke hver enkelt.

   • Hvis feltene ikke samsvarer, klikker du på Matchfelt og angir hvilke felt fra datalisten som skal inkluderes i hilsen.

5. Klikk på OK.

   

   Angi innstillingene for hilsen.

Sett inn et enkelt fusjonsfelt

For å sette inn et enkelt felt, følg disse trinnene:

1. På kategorien Mailings klikker du pilen på Insert Insert Merge Field-knappen, åpner en meny.

2. Klikk på ønsket felt for å sette inn.

   

   Velg et enkelt felt for å sette inn.

Her er en alternativ metode. Du kan klikke på forsiden av Insert Merge Field-knappen (den grafiske delen, ikke teksten og pilen under den) for å åpne dialogboksen Sett sammen flettefelt. Derfra kan du velge et felt og klikke på Sett inn.