Hvordan du filtrerer pivottabelldata i Excel 2016 - dummies

Når du oppretter et nytt pivottabell, vil du legge merke til at Excel 2016 automatisk legger til rullegardinsknappene til feltet Rapportfilter. Disse filter knappene gjør at du kan filtrere alle, men enkelte oppføringer i noen av disse feltene.

Filtrering av rapporten

Kanskje de viktigste filterknappene i et pivottabell er de som legges til feltet (e) som er angitt som pivottabell FILTERS. Ved å velge et bestemt alternativ i rullegardinlister som er koblet til en av disse filterknappene, vises bare sammendragsdata for den delmengden du velger i pivottabellen.

Denne pivottabellen bruker Kjønn-feltet som feltet Rapportfilter.

Eksempelvis kan du i eksemplet pivottabellen (vist her) som bruker feltet Gender fra Employee Data-listen som feltet Rapportfilter, vise summen av bare menns eller kvinners lønn etter avdeling og plassering i kroppen av pivottabellen gjør ett av følgende:

Klikk på Gender-feltets filterknapp, og klikk deretter M på rullegardinlisten før du klikker OK for å se kun totalene til menns lønn etter avdeling.
Klikk på Gender-feltets filterknapp, og klikk deretter F på rullegardinlisten før du klikker OK for å bare se totalene av kvinnens lønn etter avdeling.

Når du senere vil vise sammendraget av lønn for alle ansatte, velger du deretter alternativet (Alt) på kjølfeltens nedtrekksfilterliste før du klikker OK.

Når du filtrerer feltet Gender Report Filter på denne måten, viser Excel deretter M eller F i feltet Gender Report Filter i stedet for standard (Alle). Programmet erstatter også standard drop-down-knappen med et kjegleformet filterikon, som indikerer at feltet er filtrert og viser bare noen av verdiene i datakilden.

Filtrering av kolonne- og radfelt

Filterknappene på kolonne- og radfeltene som er festet til etikettene, lar deg filtrere opp oppføringer for bestemte grupper og i enkelte tilfeller enkeltoppføringer i datakilden. Hvis du vil filtrere oppsummeringsdataene i kolonnene eller radene i et pivottabell, klikker du på kolonnen eller radfeltens filterknapp og starter ved å klikke avkrysningsboksen for alternativet (Velg alt) øverst i rullegardinlisten for å fjerne denne boksen av merket. Deretter klikker du av i boksene for alle gruppene eller individuelle oppføringer hvis summerte verdier du fortsatt vil vises i pivottabellen, for å sette tilbake merkene i hver av avmerkingsboksene. Klikk deretter OK.

Som ved filtrering av et rapportfilterfelt erstatter Excel standard rullegardinknappen for det kolonne- eller radfeltet med et kegleformet filterikon, som indikerer at feltet er filtrert og viser bare noen av sammendragsverdiene i pivot bord.For å vise alle verdiene for et filtrert kolonne- eller radfelt, må du klikke på filterknappen og deretter klikke (Velg alle) øverst i rullegardinlisten. Klikk deretter OK.

Denne figuren viser prøvepivottabellen etter å ha filtrert sitt Gender Report Filter-felt til kvinner og Dept Column-feltet til Regnskap, Administrasjon og Human Resources.

Pivottabell etter å ha filtrert feltet Kjøpsrapportfilter og Dept Kolumn-feltet.

I tillegg til å filtrere ut individuelle oppføringer i et pivottabell, kan du også bruke alternativene på fortsettelsesmenyene for etikettfiltre og verdifilter til å filtrere grupper av oppføringer som ikke oppfyller visse kriterier, for eksempel firmaer som ikke bruker ' t starte med et bestemt brev eller lønn mellom $ 45 000 og $ 65 000.

Filtrering med skiver

Skiver i Excel 2016 gjør det enkelt å filtrere innholdet i svingbordet på mer enn ett felt. (De lar deg til og med koble til med felt av andre pivottabeller som du har opprettet i arbeidsboken.)

For å legge til slicer i pivottabellen, følger du bare to trinn:

Klikk på en av cellene i din pivottabellen for å velge den, og klikk deretter på Sett inn slicer-knappen i filtergruppen på Analyser-fanen under Kontekstfanen for PivotTable Tools.

Excel åpner dialogboksen Sett inn skiver med en liste over alle feltene i den aktive pivottabellen.
Merk av i boksene for alle feltene du vil bruke ved filtrering av pivottabellen og for hvilken du vil ha skiver, og klikk deretter OK.

Excel legger til slicers for hvert pivottabellfelt du velger, og lukker automatisk oppgavelinjen PivotTable Fields hvis den er åpen på det tidspunktet.

Når du har opprettet slicers for pivottabellen, kan du bruke dem til å filtrere dataene ved å velge de elementene du vil vise i hver slicer. Du velger elementer i en slicer ved å klikke dem akkurat som du gjør celler i et regneark - hold nede Ctrl mens du klikker på ikke-sammenhengende elementer og Shift for å velge en rekke sekvensielle elementer.

Denne figuren viser prøveløpstabellen etter bruk av skiver som er opprettet for kjønn, avdeling og plasseringsfelt for å filtrere dataene slik at kun lønn for mennene i human- og administrasjonsavdelingene i Boston, Chicago og San Francisco kontorer viser.

Eksempel pivottabell filtrert med skiver laget for Kjønn, Dept og Stedfelt.

Fordi slicers er Excel-grafiske objekter (om enn noen ganske fancy), kan du flytte, endre størrelse og slette dem akkurat som du ville noen annen Excel-grafikk. For å fjerne en slicer fra pivottabellen, klikk på den for å velge den og trykk deretter på Slett-tasten.

Filtrering med tidslinjer

Excel 2016 tilbyr en annen rask og enkel måte å filtrere dataene dine med tidslinjefunksjonen på. Du kan tenke på tidslinjer som skiver designet spesielt for datofelt som gjør det mulig å filtrere data ut av pivottabellen din som ikke faller innenfor en bestemt periode, slik at du kan se timing av trender i dataene dine.

Hvis du vil opprette en tidslinje for pivottabellen, velger du en celle i pivottabellen og klikker deretter på Sett inn tidslinjeknapp i filtergruppen på fanen Analysér kontekst under pivottabellverktøy-fanen på båndet. Excel viser deretter en dialogboks for Sett inn tidslinjer som viser en liste over pivottabellfelter som du kan bruke til å opprette den nye tidslinjen. Etter å ha markert avkrysningsboksen for datafeltet du vil bruke i denne dialogboksen, klikker du OK.

Denne figuren viser tidslinjen som er opprettet for prøven Medarbeidsdata-listen ved å velge Date Hired-feltet i dialogboksen Sett inn tidslinjer. Som du kan se, opprettet Excel en flytende datoinnstilt tidslinje med årene og månedene avgrenset, og en linje som angir valgt tidsperiode. Som standard bruker tidslinjen måneder som enheter, men du kan endre dette til år, kvartaler eller til og med dager ved å klikke på rullegardinmenyen MÅNEDER og velge ønsket tidsenhet.

Eksempel pivottabell filtrert med en tidslinje opprettet for feltet Date Hired.

Tidslinjen brukes til å velge perioden som du vil at pivottabelldataene skal vises på. Prøvepivottabellen blir filtrert slik at den viser lønnene etter avdeling og plassering for kun ansatte ansatt i år 2000. Gjør dette ved å dra tidslinjestangen i grafikken Dato hyrt tidslinje slik at den begynner i januar 2000 og strekker seg opp til og med desember 2000. Og for å filtrere pivottabellens data for andre ansettelsesperioder, må du endre start- og stopptider ved å dra tidslinjestangen i datoinnstilte tidslinje.