Slik filtrerer du en flette datakilde i Word 2013 - dummies

I Word 2013-dokumenter utelukkes det enkelte poster (hvis du vil filtrere en datakilde) se på det på en annen måte, den inneholder bare bestemte poster) på grunnlag av en eller flere kriterier du angir. For eksempel vil du kanskje bare ha adresser fra en bestemt by eller stat som skal inkluderes, eller bare de som samsvarer med en liste over bestemte byer eller stater.

Filtreringsdata ekskluderer bestemte poster fra sammenslåingsresultatene, men sletter ikke de avviste dataene fra den originale kopien av datakilden, slik at du kan velge senere for å inkludere den eller inkludere den når du bruker det samme datasettet for andre prosjekter.

1. Velg Mailings → Rediger mottakerliste i Word 2013.

   Dialogboksen Mail Merge Recipients åpnes.

2. Klikk på nedpilen pilen i byfeltens kolonneoverskrift, velg en by (Avon for dette eksempelet), og klikk OK.

   

   Forhåndsvisning av etikett endres for å vise bare én etikett.

3. Velg Posteringer → Rediger mottakerliste.

   Dialogboksen Mail Merge Recipients åpnes.

4. Klikk på nedpilen pilen i byfeltets kolonneoverskrift og velg (Alle).

   Den komplette listen over alle fire poster vises.

   

5. Klikk på nedpilen-pilen i byfeltens kolonneoverskrift og velg (Avansert).

   Dialogboksen Filter og sortering åpnes med fanen Filter Records vises.

6. Velg By fra den første rullegardinlisten i feltkolonnen; I kolonnen Sammenlign til i den første tekstboksen skriver du en av byene dine (Avon i dette eksemplet).

   

7. I den andre raden velger du Or fra og -rullegardinlisten; velg by fra rullegardinlisten Felt i den andre raden; og i den andre raden i kolonnen Sammenlign til, skriv inn en annen by (Carmel for eksempelet).

   

8. Klikk OK for å godta de nye filtreringskriteriene, og klikk deretter OK for å lukke dialogboksen Mail Merge Recipients.

   To etiketter vises i resultatene: en for din første by og en annen for den andre byen.

9. Lagre dokumentet og lukk det.