Hvordan å filtrere en dataliste i Excel 2016 - dummies

Filtreringsfunksjonen i Excel 2016 gjør det til en glede å gjemme alt i en dataliste bortsett fra postene du vil se. For å filtrere datalisten til bare de postene som inneholder en bestemt verdi, klikker du deretter på det aktuelle feltet AutoFilter-knappen for å vise en rullegardinliste som inneholder alle oppføringene som er gjort i det aktuelle feltet og velger den du vil bruke som et filter.

Excel viser bare de poster som inneholder verdien du valgte i det aktuelle feltet. (Alle andre poster er skjult midlertidig.)

Hvis kolonneoverskriftene i data listetabellen for øyeblikket ikke har filter-drop-down-knapper som vises i deres celler etter feltnavnene, kan du legge dem til ved å klikke på Hjem → Sorter og filtrer → Filter eller trykk Alt + HSF.

I bildet, for eksempel, filtrerte jeg Employee Data List for å vise bare de postene hvor plasseringen er enten Boston eller San Francisco ved å klikke på feltet LocationFile AutoFilter og deretter klikke på (Velg alle) avmerkingsboksen for å fjerne dens merket. Jeg klikket deretter i boksene Boston og San Francisco for å legge til merker for dem før de klikket på OK. (Det er så enkelt som det.)

Medarbeidsdatalisten etter å ha filtrert ut alle poster bortsett fra de med Boston eller San Francisco i feltet Location.

Etter at du har filtrert en dataliste slik at bare de poster du vil jobbe med, vises, kan du kopiere disse postene til en annen del av regnearket til høyre for databasen (eller enda bedre, et annet regneark i arbeidsboken). Bare velg cellene, klikk deretter Kopier-knappen på Hjem-fanen eller trykk Ctrl + C, flytt cellepekeren til den første cellen der kopierte poster skal vises, og trykk deretter på Enter. Etter at du har kopiert de filtrerte filene, kan du deretter vise alle poster i databasen eller bruke et litt annet filter.

Hvis du oppdager at filtrering av datalisten ved å velge en enkelt verdi i en rullegardinliste for felt, gir deg flere poster enn du virkelig ønsker å kjempe med, kan du filtrere databasen ytterligere ved å velge en annen verdi i rullegardinlisten i et annet felt. For eksempel, anta at du velger Boston som filterverdien i rullegardinlisten Stedfelt og ende opp med hundrevis av Boston-poster som vises i regnearket.

For å redusere antall Boston-poster til et mer håndterbart nummer, kan du deretter velge en verdi (for eksempel Human Resources) i rullegardinlisten Dept-feltet for å filtrere databasen ytterligere og redusere postene du må jobbe med på skjermen.Når du er ferdig med å jobbe med Boston Human Resources-ansattsposter, kan du vise et annet sett ved å vise rullegardinlisten Dept-feltet igjen og endre filterverdien fra Human Resources til en annen avdeling, for eksempel Regnskap.

Når du er klar til å vise alle postene i databasen igjen, klikker du på den filtrerte feltets AutoFilter-knapp (angitt ved utseendet på et konusfilter på rullegardinmenyen) og deretter klikker du på Tøm filter fra (etterfulgt av navnet på feltet i parentes) nær midten av rullegardinlisten.

Du kan midlertidig fjerne AutoFilter-knappene fra cellene i øverste rad i datalisten som inneholder feltnavnene, og senere vise dem igjen ved å klikke på Filter-knappen på fanen Data eller ved å trykke Alt + AT eller Ctrl + Shift + L.