Innholdsfortegnelse:
Video: Import/eksport - Ret produkt (XML) - SmartWeb webshop 2024
Ditt første skritt når du tar Excel-data fra en av disse eksterne kildene, forutsatt at du senere vil importere dataene, er å først bruke den andre applikasjonsprogram - for eksempel et regnskapsprogram - for å eksportere de til-analyserte dataene til en fil.
Du har to grunnleggende tilnærminger tilgjengelig for eksport av data fra et annet program: Direkte eksport og eksport til en tekstfil.
Direkte eksport
Direkte eksport er tilgjengelig i mange regnskapsprogrammer fordi regnskapsførere elsker å bruke Excel for å analysere data. For eksempel er det mest populære småbedriftsregnskapsprogrammet i verden QuickBooks fra Intuit. Når du lager en regnskapsrapport i QuickBooks, inneholder rapportdokumentvinduet en knapp merket Excel eller Eksporter . Klikk denne knappen, og QuickBooks viser dialogboksen Send rapport til Excel.
Dialogboksen Send rapport til Excel inneholder radioknapper som du angir om du vil sende rapporten til en kommaseparert verdierfil, til et nytt Excel-regneark eller til en eksisterende Excel regneark.
Hvis du vil sende ( eksport ) rapporten til et eksisterende Excel-regneark, må du identifisere den arbeidsboken ved å skrive inn arbeidsbokens banenavn og filnavn i tekstboksen som er oppgitt. Eller klikk på Bla gjennom-knappen og bruk dialogboksen Åpne Microsoft Excel-fil som vises (ikke vist) for å identifisere mappen og arbeidsbokfilen.
Eksporterrapport dialogboksen inneholder også en avansert knapp. Klikk på denne knappen, og QuickBooks viser avansert dialogboks som du kan bruke til å kontrollere hvordan den eksporterte rapporten ser ut. For eksempel får du velge hvilke fonter, farger, mellomrom og radhøyde du vil ha. Du kan også slå på og slå av Excel-funksjoner i den nylig opprettede arbeidsboken, inkludert AutoFit, Gridlines, og så videre.
Du kan se hvordan QuickBooks-rapporten ser etter at den har blitt eksportert direkte til Excel.
Ok, åpenbart, du vil kanskje ikke eksportere fra QuickBooks. Du kan eksportere data direkte fra et databaseprogram som Microsoft Access, for eksempel.
Men det viktigste du må vite er at applikasjoner som lagrer og samler data, ofte er en praktisk måte for deg å eksportere informasjon til Excel. Forutsigbart fungerer enkelte applikasjonsprogrammer forskjellig, men prosessen er vanligvis lite mer enn å klikke på en knapp som er merket Excel , eller velge en kommando merket noe som Eksporter eller Eksporter til Excel.
Derfor, når du eksporterer data fra et annet program, er ditt første skritt å gjøre litt graving og forskning for å se om det er en måte å enkelt og automatisk eksportere data til Excel.Denne feilsøkingen bør ikke ta mye tid hvis du bruker det elektroniske hjelpesystemet.
Versjoner av Microsoft Access opp gjennom og inkludert Access 2003 inkluderer en Export-kommando på File-menyen, og Access 2007 og nyere versjoner inkluderer en Export-kommando på Microsoft Office-menyen. Velg Eksporter-kommandoen for å eksportere en tilgangstabell, rapport eller spørre til Excel. Bare velg riktig kommando, og bruk deretter dialogboksen Tilgang viser for å angi hvor eksportert informasjon skal plasseres.
Eksporter til en tekstfil
Når du må eksportere data først til en tekstfil fordi den andre applikasjonen ikke automatisk eksporterer dataene til en Excel-arbeidsbok, må du gå litt mer. Heldigvis er prosessen fortsatt ganske darn lett.
Når du arbeider med programmer som ikke automatisk lager en Excel-arbeidsbok, oppretter du bare en tekstversjon av en rapport som viser dataene du vil analysere.
Trikset er at du sender rapporten til en tekstfil i stedet for å sende denne rapporten til en skriver. På denne måten blir rapporten lagret på disk som tekst i stedet for utskrift. Senere kan Excel enkelt importere disse tekstfilene.
Se hvordan dette fungerer mer konkret ved å følge hvordan prosessen fungerer i QuickBooks. Anta at du virkelig vil skrive ut en liste over varer du selger. Det første trinnet er å produsere en rapport som viser denne listen. I QuickBooks produserer du denne rapporten ved å velge riktig kommando fra Rapporter-menyen.
Det neste trinnet er å skrive ut denne rapporten til en tekstfil. I QuickBooks klikker du på Skriv ut-knappen eller velger Arkiv → Skriv ut rapport. Ved hjelp av enten tilnærming, viser QuickBooks dialogboksen Print Reports.
Vær oppmerksom på Utskrift til radioknappene som vises nær toppen av Innstillinger-fanen. QuickBooks, som mange andre programmer, gir deg muligheten til å skrive ut rapporten enten til en skriver eller til en fil.
Hvis du vil importere informasjonen på rapporten senere, bør du skrive ut rapporten til en fil. I tilfelle av QuickBooks betyr dette at du velger filknappen.
Den andre tingen du må gjøre - hvis du får et valg - er å bruke en avgrenser. Fil-rullegardinlisten viser som typen fil som QuickBooks vil skrive ut. Ofte, men applikasjoner lar deg skrive avgrensede tekstfiler.
Avgrensede tekstfiler bruk standardtegn, kalt avgrensere, for å skille feltinformasjon i rapporten. Du kan fortsatt importere en rett ASCII-tekstfil, men det er enklere å importere en avgrenset tekstfil. Derfor, hvis ditt andre program gir deg muligheten til å lage avgrensede tekstfiler, gjør du det. I QuickBooks kan du opprette både kommaseparerte filer og tabulatoravgrensede filer.
I QuickBooks, angir du at du vil ha en avgrenset tekstfil ved å velge Kommaseparert fil eller Tab-avgrenset fil fra rullegardinlisten Filer i dialogboksen Skriv ut rapporter.
For å skrive ut rapporten som en fil, klikker du bare på Skriv ut-knappen i dialogboksen Print Reports.Vanligvis spør applikasjonen deg om et stedsnavn. banenavn inkluderer både stasjons- og mappeplasseringen til tekstfilen, samt navnet på filen. Du oppgir denne informasjonen, og deretter produserer programmet tekstfilen.
