Hvordan du etablerer data-valideringsregler i Excel 2016 - dummies

I Excel 2016 må du etablere data-valideringsregler fordi det er naturlig for folk å skrive inn data feil fordi oppgaven med å skrive inn data er så kjedelig. Dette er grunnen til at data-valideringsregler er uvurderlige. En data-valideringsregel er en regel om hva slags data som kan skrives inn i en celle.

Når du velger en celle som har blitt gitt en regel, forteller en innmeldingsmelding deg hva du skal skrive inn, som vist her. Og hvis du oppgir dataene feil, forteller et feilvarsel deg så mye, også vist.

En data-valideringsregel i aksjon.

Datavalideringsregler er et utmerket forsvar mot slurvet dataregistrering og at kløende følelse du får når du er midt i en irriterende oppgave. I en celle som registrerer datooppføringer, kan du kreve datoer for å falle i en bestemt tidsramme. I en celle som registrerer tekstoppføringer, kan du velge et element fra en liste i stedet for å skrive det selv. I en celle som registrerer numeriske oppføringer, kan du kreve at tallet faller innenfor et bestemt område. Tabellen beskriver de forskjellige kategoriene data validering regler.

Data-Validation Rule Kategorier

Regel	Hva kan skrives inn
Enhver verdi	Alt overhodet. Dette er standardinnstillingen.
Hele nummeret	Hele tallene (ingen desimaltegn tillatt). Velg en operatør fra rullegardinlisten Data og verdier for å beskrive rekkevidden av tall som kan skrives inn.
Decimal	Samme som hele tallregelen unntatt tall med desimal poeng er tillatt.
Liste	Elementer fra en liste. Skriv inn listeelementene i celler på et regneark, enten det du jobber med eller en annen. Åpne deretter dialogboksen Data Validation, klikk på Range Selector-knappen (du finner den på høyre side av Source-tekstboksen) og velg cellene som holder listen. Listepostene vises i en rullegardinliste på regnearket.
Dato	Datoverdier. Velg en operatør fra rullegardinlisten Data og verdier for å beskrive datoperioden. Tidligere i dette kapitlet beskriver "Angi dato og klokkeslettverdier" den riktige måten å angi datoverdier på.
Tid	Tidverdier. Velg en operatør fra rullegardinlisten Data og verdier for å beskrive dato og klokkeslett. Tidligere i dette kapitlet beskriver "Entering date and time values" den riktige måten for å angi en kombinasjon av dato og klokkeslett.
Tekstlengde	Et visst antall tegn. Velg en operatør fra rullegardinlisten Data og verdier for å beskrive hvor mange tegn som kan skrives inn .
Tilpasset	En logisk verdi (True eller False). Skriv inn en formel som beskriver hva som utgjør en sann eller feil dataoppføring.

Følg disse trinnene for å etablere en datavalideringsregel:

1. Velg cellen eller celler som trenger en regel.

2. På Data-fanen klikker du på Data Validation.

   Som vist her, ser du fanen Innstillinger i dialogboksen Datavalidering.

   

   Innstillinger-fanen i dialogboksen Data Validation.

3. På rullegardinlisten Tillat, velg kategorien av regel du vil ha.

4. Skriv inn kriteriene for regelen.

   Hva kriteriene er, avhenger av hvilken regelkategori du jobber i. Tabellen beskriver hvordan du angir kriteriene for regler i hver kategori. Du kan referere til celler i regnearket ved å velge dem. For å gjøre det, velg dem enten direkte eller klikk på Range Selector-knappen og velg deretter.

5. Skriv inn en tittel og inntastingsmelding på kategorien Inntastingsmelding.

   Du kan se en tittel ("Slutt avslutt") og inntastingsmelding ("Skriv inn et nummer mellom 24, 000 og 32, 000"). Tittelen vises i fet skrift. Beskriv kort hva slags data tilhører i cellen eller celler du valgte.

6. På fanen Feilvarsel, velg en stil for symbolet i dialogboksen Meldingsvarsel, skriv inn en tittel for dialogboksen, og skriv inn en advarselsmelding.

   I feilmeldingen som ble vist tidligere ble Stop-symbolet valgt. Tittelen du skriver inn vises øverst i dialogboksen, og meldingen vises ved siden av symbolet.

7. Klikk på OK.

   Hvis du vil fjerne data-valideringsregler fra celler, velger du cellene, går til fanen Data, klikker på Data Validation-knappen, og på fanen Innstillinger i dialogboksen Data Validering, klikker du på Slett alt-knappen, og klikker OK.