Hvordan du redigerer en importert arbeidsbok i Excel - dummies

Når du importerer en arbeidsbok, ser du noen ganger at dataene, selv om de er pent formatert, ikke vises som en Excel-tabell. Du vil ofte møte slike situasjoner. Du kan bruke flere arbeidsbokredigeringsteknikker for å rydde opp en arbeidsbok.

Slett unødvendige kolonner

For å slette unødvendige kolonner (disse kan være tomme kolonner eller kolonner som lagrer data

Du kan velge flere kolonner for flere slettinger ved å holde nede Ctrl-tasten og deretter individuelt å klikke på kolonnebokstaver.

Slett unødvendige rader

For å slette unødvendige rader, følger du de samme trinnene som du gjør for å slette unødvendige kolonner. Bare klikk på radnummeret og velg deretter Start-fanens Slett-kommando For å slette flere rader, hold nede Ct rl-tasten og velg deretter radnummerene for hver av raderne du vil slette. Etter at du har valgt dine valg, velger du Start-fanens Slett-kommando.

Endre størrelse på kolonner

For å endre størrelsen på en kolonne for å forstørre innholdet, dobbeltklikk på høyre bokstav i kolonneboksen eller klikk på AutoFit-kolonnebredde på drop-knappen for formatering -down (Hjem-fanen). For eksempel er kolonne H for smal til å vise sine verdier. Excel viser flere pundskilt (#########) i cellene i kolonne H for å indikere at kolonnen er for smal til å tilstrekkelig vise dens verdier.

Bare dobbeltklikk på kolonnebrevetiketten, og Excel endrer størrelsen på kolonnen slik at den er bred nok til å vise verdiene eller etikettene som er lagret i den kolonnen. Her har Excel endret bredden på kolonne H for å vise verdiene.

Du kan også endre størrelsen på en kolonne ved å velge den og deretter velge kategorien Start → Format → Kolonne bredde. Når Excel viser dialogboksen Kolonnebredde, kan du skrive inn en større verdi i tekstboksen Kolonnebredde og deretter klikke OK. Verdien du oppgir er antall tegn som kan passe i en kolonne.

For du manuelt tilbøyelige fiddlers, kan du også endre størrelsen på en kolonne ved å klikke og dra venstre hjørne av kolonneboksens etikettboks. Du kan endre størrelsen på kolonnen til hvilken som helst bredde ved å dra denne grensen.

I Excel 2007 og Excel 2010, velg kolonnen og bruk kategorien Home → Format → Bredde for å vise dialogboksen Kolonnebredde og endre kolonnebredde.

Endre størrelse på rader

Du kan endre størrelsen på rader som du endrer størrelse på kolonner. Bare velg radnummeretiketten, og velg deretter Hjem-fanens Format → Row Height-kommando.Når Excel viser dialogboksen Råhøyde, kan du skrive inn en større verdi i tekstboksen Råhøyde.

Radhøyde måles i punkter. (Et punkt er 1/72 av en tomme.)

I Excel 2007 og Excel 2010 velger du raden og bruker kommandoen Format → Row Height for å vise dialogboksen Råhøyde og endre radhøyde.

Slett unødvendig celleinnhold

For å slette innholdet i et område som inneholder unødvendig data, velg regnearkintervallet og velg deretter kommandoen Hent → Fjern alle kommandoer for Hjem-fanen. Excel sletter både innholdet i cellene i det valgte området og hvilken som helst formatering som er tildelt disse cellene.

Format numeriske verdier

For å endre formatering av verdier i en arbeidsbok du vil analysere, velg først rekkevidden av hva du vil reformatere. Velg deretter kommandoen Nummer på Hjem-fanen. Når Excel viser dialogboksen Formatceller, velger du fra kategoriene for å endre formateringen av det valgte området.

Bruk for eksempel valg fra fanen Tall for å tilordne numerisk formatering til verdier i det valgte området. Du bruker alternativer fra fanen Justering for å endre måten teksten og verdiene er plassert i cellen, fra Font-fanen for å velge skrifttypen som brukes for verdier og etiketter i det valgte området, og fra kategorien Kant for å tilordne grensegrenser til grenser til det valgte området.

Knappene og boksene som vises rett over Nummer-kommandoknappen, gir mulighet for flere, praktiske, ett-klikk formateringsalternativer. For eksempel kan du klikke på kommandoknappen merket med valutasymbolet for å formatere det valgte området ved hjelp av regnskapsformatet.

Kopiere regnearkdata

For å kopiere regnearkdata, velg først dataene du vil duplisere. Du kan kopiere en enkelt celle eller en rekke celler. Velg kommandoen Kopi på startsiden, og velg deretter området du vil plassere de kopierte dataene i. Husk: Du kan velge en enkelt celle eller en rekke celler. Deretter velger du Paste-kommandoen for Hjem-fanen.

Du kan også kopiere regnearkintervall ved å dra musen. For å gjøre dette, velg det regnearkområdet du vil kopiere. Deretter holder du nede Ctrl-tasten og drar rekkeviddegrensen.

Flytte regnearkdata

For å flytte regnearkdata til et nytt sted, velg området som lagrer dataene. Velg kommandoen Klipp på startsiden, og klikk på cellen i øvre venstre hjørne av området du vil flytte regnearkdataene i. Deretter velger du Paste-kommandoen for Hjem-fanen.

Du kan også flytte regnearkintervall ved å dra musen. For å gjøre dette, velg det regnearkområdet du vil kopiere og dra deretter rekkeviddegrensen.

Bytte data i felt

En av de vanligste kommandoene som brukes til å rydde opp en liste, er Start-fanen Find & Select-kommandoen. For å bruke denne kommandoen, velg først kolonnen med dataene du vil rydde ved å klikke på kolonnens brev. Velg deretter Finn og velg → Erstatt slik at Excel viser dialogboksen Finn og erstatt.

Skriv inn feil tekst som du vil finne i tekstboksen Finn det, og skriv deretter inn den riktige teksten i tekstboksen Erstatt med.Klikk deretter på Erstatt alle-knappen for å fikse feil tekst.