Hvordan man lager en Excel 2016 arbeidsbok

Ikke alle Excel 2016 regneark kommer fra maler. Mange ganger må du opprette ganske unike regneark som ikke er ment å fungere som standardmodeller hvorfra enkelte typer arbeidsbøker genereres. Faktisk kan de fleste regnearkene du oppretter i Excel, være av denne typen, spesielt hvis virksomheten din ikke stoler på bruken av svært standardiserte regnskap og skjemaer.

Planlegg arbeidsboken din

Når du oppretter en ny arbeidsbok fra begynnelsen, må du begynne å vurdere utformingen og utformingen av dataene. Når du gjør denne mentale planleggingen, vil du kanskje stille deg noen av følgende spørsmål:

• Krever layouten i regnearket bruk av datatabeller (med både kolonne- og radoverskrifter) eller lister (kun med kolonneoverskrifter)?

• Må disse datatabellene og listene legges ut på et enkelt regneark, eller kan de plasseres i samme relative posisjon på flere regneark i arbeidsboken (som sider i en bok)?

• Bruker datatabellene i regnearket samme type formler?

• Har noen av kolonnene i datalistene i regnearket deres inntasting fra formelberegning, eller får de innspill fra andre lister (kalt oppslagstabeller ) i arbeidsboken?

• Vil noen av dataene i regnearket bli grafet, og vil disse diagrammene vises i samme regneark (referert til som innebygde diagrammer ), eller vil de vises på separate regneark i arbeidsboken (kalt < diagramark )?

  Kommer noen av dataene i regnearket fra regneark i separate arbeidsbokfiler?

• Hvor ofte blir dataene i regnearket oppdatert eller lagt til?

• Hvor mye data vil regnearket til slutt holde?

• Vil dataene i regnearket deles hovedsakelig i trykt eller elektronisk form?

• Alle disse spørsmålene er et forsøk på å få deg til å vurdere det grunnleggende formålet og funksjonen til det nye regnearket før du begynner å bygge det, slik at du kan komme med et design som er både økonomisk og fullt funksjonelt.

Økonomi

Økonomi er et viktig hensyn, for når du åpner en arbeidsbok, lastes alle dataene inn i datamaskinens dynamiske minne (kjent som

minne ). Dette kan ikke forårsake problemer hvis enheten du kjører Excel 2016 på, er en av de nyeste generasjonene av PCer med mer minne enn du kan tenke på å bruke på en gang, men det kan utgjøre et ganske problem hvis du kjører Excel på en liten Windows-nettbrett med minimum minne eller smarttelefon med begrenset minne eller dele arbeidsbokfilen med noen hvis datamaskin ikke er så godt utstyrt.Avhengig av hvor mye data du stikker inn i arbeidsboken, kan du til og med komme til å se Excel krype og gjennomsøke jo mer du jobber med den. For å beskytte mot dette problemet må du passe på at du ikke puter datatabellene og lister i arbeidsboken din med ekstra tomme "spacer" -celler. Hold bordene så nært som mulig på samme regneark (med ikke mer enn en enkelt tom kolonne eller rad som en separator, som du kan justere for å gjøre så bred eller høy som du vil) eller - hvis designen tillater det - beholde dem i samme region av påfølgende regneark.

Funksjonalitet

Sammen med økonomien må du være oppmerksom på funksjonaliteten i regnearket. Dette betyr at du må tillate fremtidig vekst når du velger plassering av datatabeller, lister og diagrammer. Dette er spesielt viktig når det gjelder datalister fordi de har en tendens til å vokse lenger og lengre når du fortsetter å legge til data, og krever flere og flere rader med de samme få kolonnene i regnearket. Dette betyr at du vanligvis bør vurdere alle rader av kolonnene som brukes i en dataliste som "off limits". "Faktisk, alltid posisjon diagrammer og andre støttende tabeller til høyre for listen i stedet for et sted under den sist brukte raden. På denne måten kan du fortsette å legge til data i listen uten å måtte stoppe og først flytte noe urelatert element ut av veien.

Denne romlige bekymringen er ikke den samme når du plasserer en datatabell som vil summe verdiene både nedover rader og over kolonnen tabell - for eksempel et salgstabell som summerer ditt månedlige salg etter element med formler som beregner månedlige totaler i den siste raden i tabellen og formler som beregner vareopplysninger i siste kolonne. I denne tabellen er du ikke bekymret for å måtte flytte andre elementer, for eksempel innebygde diagrammer eller andre støttende eller ikke-relaterte datatabeller, fordi du bruker Excels evne til å utvide tabellens rader og kolonner fra innsiden.

Når bordet utvides eller kontrakterer, beveger de omkringliggende elementene seg i forhold til og med bordets utvidelse og sammentrekning. Du gjør denne typen redigering til bordet fordi innsetting av nye tabellrader og kolonner foran formlene sikrer at de kan inkluderes i de totale beregningene. På denne måten virker rad og kolonne med formler i datatabellen som en grense som flyter med utvidelse eller sammentrekning av dataene, men som holder alle andre elementer i sjakk.

Endre arbeidsbokdesignen din

Når du har mer eller mindre planlagt hvor alt går i det nye regnearket, er du klar til å begynne å etablere de nye tabellene og lister. Her er noen generelle poeng på hvordan du oppretter en ny datatabell som inneholder enkle totalberegninger:

Skriv inn tittelen på datatabellen i den første cellen, som danner venstre og øverste kantene på bordet.

• Skriv inn raden med kolonneoverskrifter i raden under denne cellen, starter i samme kolonne som cellen med tittelen på tabellen.

• Skriv inn radoverskriftene ned i den første kolonnen i tabellen, som starter i første rad som vil inneholde data.(Hvis du gjør dette, etterlates en tom celle hvor kolonnen i radoverskrifter krysser raden med kolonneoverskrifter.)

• Konstruer den første formelen som summerer kolonner av (fortsatt tomme) celleoppføringer i den siste raden i tabellen, og kopier deretter formel over hele resten av tabellens kolonner.

• Konstruer den første formelen som summerer radene av (fortsatt tomme) celleoppføringer i den siste kolonnen i tabellen, og kopier deretter denne formelen nedover resten av tabellrader.

• Formater cellene for å holde tabellverdiene, og skriv dem inn i sine celler, eller skriv inn verdiene som skal beregnes, og formater deretter cellene sine. (Dette er virkelig ditt valg.)

• Når du setter opp en ny dataliste i et nytt regneark, skriv inn listenavnet i den første cellen i tabellen og skriv deretter inn raden med kolonneoverskrifter i raden nedenfor. Deretter skriver du inn den første raden med data under de aktuelle kolonneoverskriftene.

Å åpne nye tomme arbeidsbøker

Selv om du kan åpne en ny arbeidsbok fra Excel-skjermen i Backstage-visningen når du starter programmet som du kan bruke til å bygge et nytt regneark fra grunnen, vil du møte anledninger når du trenger Å åpne din egen tomme arbeidsbok fra selve regnearkområdet. Hvis du for eksempel starter Excel ved å åpne en eksisterende arbeidsbok som trenger redigering og deretter fortsette å bygge et nytt regneark, må du åpne en tom arbeidsbok (som du kan gjøre før eller etter å lukke arbeidsboken du startet med Excel).

Den enkleste måten å åpne en tom arbeidsbok er å trykke på Ctrl + N. Excel reagerer ved å åpne en ny arbeidsbok, som er gitt et generisk boknavn med neste ubrukte nummer (Book2, hvis du åpnet Excel med en tom bok1). Du kan også gjøre det samme i Backstage-visning ved å velge Arkiv → Ny og deretter klikke på Mini Workbook-miniatyrbildet.

Så snart du åpner en tom arbeidsbok, gjør Excel sitt dokumentvindu aktivt. For å gå tilbake til en annen arbeidsbok du har åpnet (som du ville gjøre hvis du ønsket å kopiere og lime inn noen av dataene i et av de tomme regnearkene), klikker du på knappen på Windows-oppgavelinjen eller trykker Alt + Tab til filikonet er valgt i dialogboksen som vises midt på skjermen.

Hvis du ved en feil åpner en tom arbeidsbok, kan du bare lukke den med en gang ved å trykke Ctrl + W, velge Arkiv → Lukk eller trykke Alt + FC. Excel lukker deretter dokumentvinduet og returnerer deg automatisk til arbeidsbokvinduet som opprinnelig var åpent da du feilaktig åpnet den tomme arbeidsboken.