Hvordan du oppretter en mottakerliste i Word 2013 - dummies

Med mindre du allerede har mottakerlister som er bygget og lagret i Word 2013, må du lage en fra begynnelsen. Denne prosessen innebærer å sette opp listen, fjerne unødvendige felter som Word annoyingly forselger for deg, legger til feltene du virkelig trenger, og til slutt fyller du i listen. Det er ganske involvert, så følg nøye sammen.

Følg disse trinnene for å opprette en ny mottakerliste:

1. Lag og lagre hoveddokumentet.

   Opprette mottakerlisten fungerer uansett uansett hvilken type fusjonsdokument du opprettet.

2. På kategorien Mailings, velger du Velg mottakere i kategorien Start Mail Merge → Skriv inn en ny liste.

   Hvis dette alternativet ikke er tilgjengelig, har du ikke riktig opprettet hoveddokumentet. Ellers ser du dialogboksen Ny adresseliste.

   

   Word forutsetter at du trenger et dusin eller så felt for brevfusjonen din, noe som er dumt fordi det er mer enn du trenger. Så det neste settet av trinn fjerner overskuddsfeltene og erstatter dem med feltene dokumentet krever.

3. Klikk på Tilpass kolonner-knappen.

   Dialogboksen Tilpas adresseliste vises, og viser felt som Word antar at du trenger. Slik tåpelighet kan ikke tolereres.

4. Velg et felt du ikke trenger .

   Klikk den med musen.

5. Klikk på Slett-knappen.

6. Klikk Ja i bekreftelsesdialogboksen.

   Tastaturgenveien for Ja-knappen er Y-tasten. Oh, og tastatursnarveien for Slett-knappen (se trinn 5) er D. Typing D, og ​​deretter sletter Y det valgte feltet.

7. Gjenta trinn 4 til 6 for hvert felt du ikke trenger.

   Når du har fjernet overskytende felt, er neste trinn å legge til feltene du trenger - om noen.

   Enten det vises i meldingsdelen eller ikke, trenger du feltet Email_Address når du slår sammen en e-postmelding. Word bruker dette feltet slik at det vet hvor du skal sende meldingen. Ikke slett feltet!

   I stedet for å slette alle felt, kan du omdøpe noen felt for å matche det du trenger: Velg et felt og klikk på Rename-knappen.

8. For å legge til et felt som trengs i dokumentet ditt, klikk på Legg til-knappen.

   Dialogboksen Teeny Add Field åpnes.

9. Skriv inn feltnavnet og klikk på OK-knappen.

   • Navn feltet for å gjenspeile den typen informasjon i den; for eksempel Shark Bite Location.

   • Ingen felt kan ha samme navn.

   • Feltnavn kan inneholde mellomrom, men kan ikke starte med et mellomrom.

   • Feltnavn kan være ganske lenge, men kortere er best.

   • Følgende tegn er forbudt i et feltnavn:.! '[].

10. Gjenta trinn 8 og 9 for hvert nytt felt du trenger i hoveddokumentet.

    Når du er ferdig, vurder listen. Det bør samsvare med listen over ALL CAPS-felt i dokumentet (hvis du velger å lage dem). Ikke bekymre deg hvis det ikke gjør det - du kan legge til felt senere, men det tar mer tid.

11. Klikk på OK.

    Du ser nå at tilpassede felt vises som kolonneoverskrifter i dialogboksen Ny adresseliste.

I det siste settet av trinn fyller du inn mottakerlisten. Du må legge inn poster, ett for hvert dokument du planlegger å opprette:

1. Skriv dataene til den første posten.

   Skriv inn informasjonen som passer til hvert felt som vises i dialogboksen Ny adresseliste: navn, tittel, ondt kallenavn, opprinnelsesplan og så videre.

2. Trykk på Tab for å gå inn i neste felt.

   Etter at du har fylt ut det siste feltet, vil du sannsynligvis legge til en annen post:

3. For å legge til en ny post, trykk på Tab-tasten etter at du har skrevet inn det siste feltet.

   Når du trykker Tab-tasten i det siste feltet i en post, blir en ny plate automatisk opprettet og lagt til i neste linje. Fortsett å fylle ut data!

4. Gjennomgå arbeidet ditt når du er ferdig.

   Du kan redigere et hvilket som helst felt i en hvilken som helst plate ved å velge den med musen.

   Hvis du tilfeldigvis legger til en tom post på slutten av listen, klikker du for å velge den og klikker deretter Slett oppføring-knappen. Du gjør dette fordi tomme poster fortsatt behandles i en mailfusjon, noe som kan resultere i bortkastet papir.

5. Klikk på OK.

   Dialogboksen Lagre adresseliste vises, slik at du kan lagre mottakerlisten.

   Mottakerlistene bor i mappen som heter Datakilder, som finnes i Dokumenter eller Dokumenter-mappen. Word velger automatisk (eller lager) denne mappen.

6. Skriv inn et navn for adresselisten.

   Beskrivende navn er best. Tross alt kan du kanskje bruke samme mottakerliste igjen.

7. Klikk på Lagre-knappen.

   Du kommer tilbake til dokumentet.

Det neste trinnet i din mail-merge agony er å røre feltene fra mottakerlisten til hoveddokumentet.