Hvordan lage en indeks i Word 2013 - dummies

Å lage en indeks ville være litt skremmende uten verktøy for å hjelpe deg. Med Word 2013s indekseringsverktøy må du markere de viktige ordene som skal inkluderes i indeksen din, men Word kan alfabetisere oppføringene for deg og holde oversikt over sidetallene som disse ordene vises på.

Med andre ord er å lage en indeks en to-trinns prosess:

1. Merk indekspostene i dokumentet.

2. Kompilere indeksen.

Når du merker oppføringer, kan hver oppføring være en av tre typer:

• A hovedinngang vises i alfabetisk rekkefølge i indeksen. Dette er de viktige ordene som leserne dine kan se opp.

• A subentry vises underordnet en hovedoppføring. Subentries er hensiktsmessig når et begrep bare gir mening i sammenheng med et hovedbegrepet. Hvis for eksempel hovedinngangen er Børskrig , kan du ha et underområde på Økonomisk innvirkning .

• A kryssreferanse er en referanse til en hovedoppføring. En kryssreferanse er nyttig når et begrep er en forkortelse til en annen. For eksempel kan hovedinngangen være USA og kryssreferansen kan være USA .

• Kryssreferanser er også nyttige når et bestemt ord som en bruker kanskje vil se opp, er ikke det samme ordet som brukes til det aktuelle emnet i boken. For eksempel, anta at du skriver om Finn-funksjonen i Word; du kan oppgi Søk som en kryssreferanse til Finn, hvis leseren ikke visste det offisielle navnet på funksjonen.

Slik markerer du indeksoppføringer

For å markere poster for en indeks, bruker du markeringsverktøyet på Referanser-fanen. Når du markerer en indeksoppføring, plasserer Word en skjult kode i dokumentet umiddelbart etter ordet eller frasen.

Merking av indeksoppføringene kan være en tidkrevende oppgave. Selv om Mark Entry-verktøyet har et Mark All-alternativ, som markerer alle forekomster av et ord samtidig, har Mark All-alternativet en tendens til å overmerke. Dette betyr at indeksen din vil inkludere tilfeldig bruk av et ord i stedet for bare de viktige bruksområder, og dermed gjøre indeksen din mindre nyttig for leserne dine.

For å generere en indeks som bare citerer betydelig bruk av indekserte vilkår, merker du hver indeksoppføring individuelt. Unngå Mark All-alternativet, unntatt i spesielle tilfeller der det er ønskelig å markere hver enkelt forekomst av et begrep.

Profesjonelle kvalitetsindekser er preget av profesjonelle indeksører, og et stort dokument, for eksempel en bok, kan ta mange dager å markere.

1. I første avsnitt i dokumentet, velg en hovedoppføringstekst, i dette eksempelet Verdenskrig I , og velg deretter Referanser → Merk oppføring.

   Dialogboksen Mark Index Entry åpnes.

   

2. Klikk på Marker alt-knappen.

   En indeksoppføringskode er satt inn i dokumentet. Word viser skjulte tegn hvis de ikke allerede er vist, slik at indekskoden er synlig. Alle andre forekomster av Første verdenskrig er også merket. Dialogboksen forblir åpen.

   

   Du kan merke forekomster enkeltvis, eller merke dem alle samtidig, avhengig av om du vil at alle forekomster skal indekseres. Mellom oppføringer kan du lukke dialogboksen eller la den stå åpen. Hvis du lukker den og velger litt tekst, vises den valgte teksten automatisk i hovedboksen Hovedoppføring.

3. Klikk på Lukk-knappen for å lukke dialogboksen og bruk samme prosess som i trinn 1 og 2 for å markere alle forekomster av andre hovedoppføringer, for eksempel Royal Australian Air Force , for dette eksempelet.

   Mark All bør brukes sparsomt på grunn av problemene som er diskutert tidligere, men Mark All er hensiktsmessig i tilfeller der leseren kan være interessert i å finne alle omtale av et begrep.

   La dialogboksen være åpen når du er ferdig.

4. I første avsnitt velger du en hovedoppføringstekst, for eksempel RAAF. Deretter endrer du teksten i hovedoppføringsboksen til RAAF.

5. Velg kryssreferansealternativet og klikk deretter etter Se og skriv Royal Australian Air Force, for dette eksempelet.

   

6. Klikk på Mark-knappen. Lukk dialogboksen.

7. Lagre dokumentet og lukk det.

Slik genererer du en indeks

Når dokumentet er fullt merket for indeksering, kan du generere indeksen. Sammenlignet med markering er generering av indeksen rask og enkel, og krever bare noen få trinn.

1. Åpne ditt Bio Indexed-dokument.

2. Flytt innsatspunktet til slutten av dokumentet, trykk Ctrl + Enter for å starte en ny side, og velg Referanser → Sett inn indeks.

   Dialogboksen Indeks åpnes.

3. Velg klassisk fra rullegardinlisten Formater, og klikk deretter OK.

   

   Indeksen vises i dokumentet.

   

4. Hvis ikke-skrivbare tegn vises, velger du Hjem → Vis / Skjul for å skjule alle indekskoder og andre ikke-skrivende tegn.

5. Lagre og lukk dokumentet.