Hvordan å samordne dokumenter med Office 365 - dummies

I Office 365 kan du samordne dokumenter i Word, PowerPoint og OneNote eller en samling dokumenter med andre samtidig. Hvis du bruker Excel Web App (ikke den stasjonære versjonen), kan du også utføre sanntidskonsulent med andre. Denne funksjonen er muliggjort ved hjelp av SharePoint Online-teknologier.

For Word og PowerPoint, aktiver både større og mindre versjonsporing i dokumentbiblioteket før du starter medautorisering. Ved å gjøre dette kan du beholde en historie om dokumentet når det går gjennom redigeringsfasen, om nødvendig tilbake til en eldre versjon, og angi milepæler nådd i samarbeidsprosessen ved å markere dokumentet som en hovedversjon.

Ideelt for OneNote-notatbøker, bør du bare aktivere store versjoner fordi for mange mindre versjoner kan forårsake synkroniseringsfeil som kan føre til tapte data. Den eneste ulempen med det er imidlertid at du må opprette et eget dokumentbibliotek for OneNote-notatbøkene dine.

Som et alternativ kan du begrense antall versjoner som er lagret for å forhindre feil. Ta hensyn til bedriftens behov for å avgjøre hvorvidt både store og mindre versjoner for OneNote-notatbøker må slås på.

Når du slår på versjonering for et dokumentbibliotek, har du muligheten til å aktivere funksjonen Krev utskrift. Hvis du velger Ja under Krev dokumenter som skal sjekkes ut før de redigeres?, du sier i utgangspunktet at ingen andre kan redigere dokumentet mens du har sjekket ut det.

Andre brukere kan fortsatt se en skrivebeskyttet kopi av dokumentet, men de vil ikke kunne redigere det og lagre det tilbake til dokumentbiblioteket. Fordi dette er i strid med hva du vil oppnå når du er medforfattere dokumenter, må du ikke aktivere denne funksjonen.

Som standard har SharePoint-biblioteker ikke dette slått på. Likevel har du fortsatt muligheten til å sjekke ut et dokument fra biblioteket, og når du gjør det, kan ingen andre jobbe på dokumentet mens du har sjekket ut det.

Excel Web App 2010 er en sky versjon av skrivebordsprogrammet som kan vises fra en nettleser i high fidelity, noe som resulterer i et visuelt kjent utseende som skrivebordsmodell. Teknologien for matematiske beregninger er det samme i webapps som det er for skrivebordsprogrammet.

Derfor, uansett om du har angitt formelen i regnearket fra nettappappen eller skrivebordsklienten, kan du få de samme resultatene.

Medforfattere i Excel Web App er som magi. Du ser redigeringer av medforfatteren din auto-magisk dukker opp på skjermen din så snart medforfatteren flytter til en annen celle. Du kan se hvem som redigerer regnearket ved å klikke på statuslinjen for samauthorer nederst til høyre på skjermen.