Hvordan å rydde data med tekstfunksjoner i Excel - dummies

Et av de vanlige problemene med data som du importerer til Excel, er at tekstetikettene dine ikke stemmer. For eksempel kan du finne deg selv med by, stat og postnummerinformasjon som er en del av en adresse lagret i en enkelt celle i stedet for i tre separate celler.

Eller du kan finne den samme informasjonen som er lagret i tre separate celler når du vil at dataene lagres i en enkelt celle. Du kan også finne ut at deler av informasjon du vil lagre som etiketter i stedet, lagres som verdier og omvendt.

Hva er big deal?

Bare for å gi deg en rask ide om hva dette betyr, ta en titt på disse regnearkene. Ok, dette er falske data, sikkert. Men eksemplene viser en felles situasjon. Listen informasjonen du ser her bruker unødvendig lange produktnavn, gir opp noen kundenavn ved å legge til butikknumre til kundenavn, og setter deretter all by og statlig informasjon inn i ett felt. Yuk.

Sjekk ut hvordan denne informasjonen er omarrangert slik at den blir mye lettere sortert og filtrert. For eksempel forkorter PRODUCT2-feltet produktnavnet ved å endre Big Bob's Guide til til bare BBgt.

Butikknavnene er i hovedsak redigert ned til bare det første ordet i butikknavnet - en enkel endring som gjør at du kan se salget til Bean's Tackle, Mac's Shack og Steve's Charters. ADRESS-informasjonen er delt inn i to felt: CITY og STATE.

Her er et annet viktig poeng: Omleggingen gjør det mulig å krysse tabellen data ved hjelp av et pivottabell (noe.

Svaret på noen av problemene dine

Alt dette redigerer Utføres med tekstfunksjoner.

Excel inneholder to dusin tekstfunksjoner som gjør at du kan manipulere tekststrenger på måter å enkelt omorganisere og manipulere dataene du importerer til en Excel-arbeidsbok.

Hvis du nettopp har lest ordet funksjonen og du riper på hodet, vil du kanskje vurdere innholdet i tillegget.

For å få beskrivelser av tekstfunksjoner, klikk på pil ned-knappen ved siden av AutoSum-funksjonen på Hjem-fanen og velg Flere funksjoner fra rullegardinlisten Excel-skjermer.

Når Excel viser dialogboksen Sett inn funksjon, velg Tekstoppføring fra boksen Eller velg en kategori, og bla deretter gjennom listen over tekstfunksjoner som Excel viser i Velg en funksjon-boksen til du ser funksjonen du har aq uestion for.

I Excel 2007 eller Excel 2010 velger du Hjem-fanen, velg Sett inn → Funksjon for å vise dialogboksen Sett inn funksjon.