Hvordan man bygger en indeks i Word 2013 - dummies

En praktisk funksjon i Word 2013 er muligheten til å bygge en indeks. En indeks er en referanseliste som en innholdsfortegnelse, men med mer detalj og i motsatt ende av dokumentet. Indeksen er også organisert etter emne eller søkeord, i motsetning til organisasjonsbeskrivelsen, tilbyr en innholdsfortegnelse.

Opprette en indeks i Word er en to-trinns prosess. Det første trinnet er å identifisere ordene eller setningene i et dokument som må indekseres. Den andre delen innebærer å bruke disse referansene til å automatisk bygge indeksen for deg.

Alle indekseringshandlinger og kommandoer finner sted under ruten til Referanser-fanen, i indeksgruppen.

Velg tekst for indeksen

For å flagge litt tekst for inkludering i indeksen, følg disse trinnene:

1. Velg teksten du vil referere til i indeksen.

   Teksten kan være et ord eller en setning eller en gammel tekstbit. Merk den teksten som en blokk.

2. I indeksgruppen på fanen Referanser klikker du Marker oppføring-knappen.

   Dialogboksen Mark indeksoppføring vises. Teksten du valgte i dokumentet, vises i hovedoppføringsboksen.

3. Skriv inn en underentre i dialogboksen Mark Indeksoppføring (valgfritt).

   Underentralen forklarer videre hovedinngangen. Underentralen er spesielt nyttig når hovedinngangen er et bredt emne.

4. Klikk enten Mark-knappen eller Mark all-knappen.

   Bruk Mark-knappen når du bare vil markere forekomster som du tror mest vil ha for leseren. Bruk Marker alt-knappen for å søke etter og flagg alle forekomster av teksten i dokumentet, for å opprette en indeksoppføring for hver enkelt.

   Når du markerer en indeksoppføring, aktiverer Word Vis / Skjul-kommandoen, der tegn som mellomrom, punktkarakterer og faner vises i dokumentet. Ikke la det freak deg ut. Trinn 7 forteller deg hvordan du slår den tingen av.

5. Fortsett å bla dokumentet ditt og se etter ting som skal legges inn i indeksen.

   Dialogboksen Mark indeksoppføring forblir åpen, slik at du kan fortsette å opprette indeksen: Velg bare tekst i dokumentet, og klikk deretter Markørregisteroppføring dialogboksen. Den valgte teksten vises i hovedoppføringsboksen. Klikk på Marker eller Marker alt for å fortsette å bygge indeksen.

6. Klikk på Lukk-knappen når du er ferdig.

   Dialogboksen Mark Index Entry forsvinner.

7. Trykk Ctrl + Shift + 8 for å avbryte Vis / Skjul kommandoen.

   Bruk 8-tasten på tastaturet, ikke på talltastaturet.

Opprett indeksen

Etter å ha merket biter og tekststykker for inkludering i indeksen, er neste trinn å opprette indeksen.Gjør dette:

1. Plasser innføringspekeren der du vil at indeksen skal vises.

   Hvis du vil at indeksen skal starte på en ny side, oppretter du en ny side i Word. Du bør sette indeksen på slutten av dokumentet ditt, noe som leseren forventer.

2. Velg Sett inn indeks-knappen fra indeksgruppen på fanen Referanser.

   Dialogboksen Indeks vises. Her er noen anbefalinger:

   • Vinduet Utskriftseksempel er misvisende. Det viser hvordan indeksen din vil se ut, men bruker ikke ditt faktiske indeksinnhold.

   • Bruk rullegardinlisten Formater for å velge en stil for indeksen din. Omtrent alt valg fra denne listen er bedre enn eksempelet fra mal.

   • Innstillingen Kolonner forteller Word hvor mange kolonner som er brede for å lage indeksen. Merk at to kolonner er standarden, eller du kan velge en kolonne som ser bedre ut på siden, spesielt for kortere dokumenter.

   • Du kan bruke alternativet Høyrejustere sidetal.

3. Klikk på OK-knappen for å sette indeksen inn i dokumentet.

Gjennomgå indeksen din. Gjør det nå. Trykk Ctrl + Z for å angre om du ikke liker layouten. Ellers er du ferdig.

Selvfølgelig må indeksen oppdateres når du går tilbake og endrer dokumentet. For å oppdatere dokumentets indeks klikker du på musen på indeksen. Deretter velger du kommandoen Oppdater indeks fra indeksgruppen. Øyeblikkelig oppdaterer Word indeksen for å referere til eventuelle nye sidetall og inkludere nye merkede indeksoppføringer.

• Du er velkommen til å legge til en overskrift for indeksen fordi Word ikke gjør det for deg.

• Word plasserer indeksen i sin egen dokumentseksjon ved hjelp av kontinuerlige seksjonsbrudd.