Hvordan du legger til dine egne Excel-formateringsregler manuelt - dummies

Du trenger ikke å bruke en av de forhåndsdefinerte scenariene som tilbys av Excel. Excel gir deg fleksibiliteten til å lage dine egne formateringsregler manuelt. Ved å lage dine egne formateringsregler kan du bedre kontrollere hvordan cellene formateres og lar deg gjøre ting du ikke kunne gjøre med de forhåndsdefinerte scenariene.

For eksempel er en nyttig betinget formateringsregel å merke alle over gjennomsnittlige verdier med et Kontrollikon og alle under gjennomsnittlige verdier med et X-ikon. Figuren viser denne regelen.

Med en egendefinert formateringsregel kan du merke de over gjennomsnittlige verdiene med et merke og under gjennomsnittet verdier med en X.

Selv om det er sant at over gjennomsnittet og under gjennomsnittet scenarier innebygd i Excel lar deg formatere celle- og skriftattributter, de aktiverer ikke bruk av ikoninnstillinger. Du kan forestille deg hvorfor ikoninnstillinger ville være bedre på et dashbord enn bare fargeavvik. Ikoner og figurer gjør en mye bedre jobb med å formidle meldingen din, spesielt når dashbordet skrives ut i svart-hvitt.

For å komme i gang med å lage din første tilpassede formateringsregel, gå til kategorien Opprett regel for hånd, og følg disse trinnene:

1. Velg målområdet for celler som du må bruke den betingede formatering, og velg Ny regel fra menyen for betinget formatering, som vist.

   

   velg målområdet og velg deretter Ny regel.

   Dette trinnet åpner dialogboksen Ny formateringsregel som vises i følgende figur.

   

   Velg formater alle celler basert på deres verdier, og bruk deretter rullegardinmenyen Formatstil for å bytte til ikoninnstillinger.

   Dette er hva hver type gjør:

   • Formater alle celler basert på deres verdier: Måler verdiene i det valgte området mot hverandre. Dette valget er praktisk for å finne generelle uregelmessigheter i datasettet.

   • Formater bare celler som inneholder: Gjelder betinget formatering til de cellene som oppfyller bestemte kriterier du definerer. Dette valget er perfekt for å sammenligne verdier mot et definert referansemål.

   • Formater bare høyeste eller nederste verdier: Gjelder betinget formatering til de cellene som er rangert i topp eller nederste Nth nummer eller prosent av alle verdier i området.

   • Formater bare verdier som er over eller under gjennomsnitt: Gjelder betinget formatering til de verdiene som er matematisk over eller under gjennomsnittet av alle verdier i det valgte området.

   • Bruk en formel til å bestemme hvilke celler som skal formateres: Evaluerer verdier basert på en formel du angir.Hvis en bestemt verdi vurderes til sann, brukes den betingede formatering til den cellen. Dette valget brukes vanligvis ved bruk av forhold basert på resultatene av en avansert formel eller matematisk operasjon.

   Dataark, fargeskala og ikonsett kan kun brukes med formatet Alle celler basert på deres verdier regeltype.

2. Kontroller at rullegardinmenyen Format alle celler basert på deres verdier er valgt, og bruk deretter rullegardinmenyen Formatstil for å bytte til ikoninnstillinger.

3. Klikk på rullegardinmenyen Ikonstil for å velge et ikonsett.

4. Endre begge rullegardinmenyene til Formel.

5. I hver Verdivoks, skriv = Gjennomsnitt ($ C $ 2: $ C $ 22).

   Dette trinnet forteller Excel at verdien i hver celle må være større enn gjennomsnittet av hele datasettet for å få ikonet Sjekk.

   På dette tidspunktet ser dialogboksen ut som det som vises her.

   

   Endre Type-rullegardinene til Formel og skriv inn de riktige formlene i verdivinduene.

6. Klikk på OK for å bruke betinget formatering.

Det er verdt å ta litt tid å forstå hvordan denne betingede formateringsregelen fungerer. Excel vurderer hver celle i målområdet for å se om innholdet samsvarer, i rekkefølge (øverste boks først), logikken i hver Verdi-boks. Hvis en celle inneholder et tall eller en tekst som evaluerer sant til den første verdien-boksen, brukes det første ikonet og Excel flyttes til neste celle i området. Hvis ikke, fortsetter Excel ned hver Verdi-boks til en av dem evaluerer til ekte. Hvis cellen som blir vurdert, ikke passer til noen av logikkene som er plassert i verdikassene, merker Excel automatisk den cellen med det siste ikonet.

I dette eksemplet vil du at en celle bare skal få et kontrollikon hvis verdien av cellen er større enn (eller lik) gjennomsnittet av de totale verdiene. Ellers vil du ha Excel for å hoppe direkte til X-ikonet og bruke X.