Markere Celleregler i Excel Dashboards og Rapporter - dummies

Du kan bruke betinget formatering for å forbedre rapportene og oversikten dine i Excel. Formateringsscenariene under kategorien Highlight Cells Rules, som vises i denne figuren, lar deg markere de cellene som har verdier som oppfyller en bestemt tilstand.

Tingen å huske om disse scenariene er at de jobber veldig mye som en IF … DEN … ELLER setning. Det vil si, hvis tilstanden er oppfylt, er cellen formatert, og hvis tilstanden ikke er oppfylt, forblir cellen uberørt.

Scenariene under kategorien Highlight Cells Rules er ganske selvforklarende. Her er en oversikt over hvert scenario:

• Større enn: Dette scenariet lar deg formatere en celle med en verdi som er større enn et spesifisert beløp. For eksempel kan du fortelle Excel for å formatere de cellene som inneholder en verdi som er større enn 50.

• Mindre enn: Dette scenariet lar deg betinget formatere en celle hvis verdi er mindre enn et spesifisert beløp. For eksempel kan du fortelle Excel for å formatere de cellene som inneholder en verdi mindre enn 100.

• Mellom: Dette scenariet lar deg formatere en celle som har verdi mellom to bestemte mengder. For eksempel kan du fortelle Excel for å formatere de cellene som inneholder en verdi mellom 50 og 100.

• Like til: Dette scenariet lar deg formatere en celle betinget av en verdi som er lik en gitt mengde. For eksempel kan du fortelle Excel for å formatere de cellene som inneholder en verdi som er nøyaktig 50.

• Tekst som inneholder: I dette scenariet kan du formatere en celle betinget hvis innholdet inneholder noen form for en gitt tekst du angir som et kriterium. For eksempel kan du fortelle Excel for å formatere de cellene som inneholder teksten & ldquo; Nord. & Rdquo;

• En dato som forekommer: Dette scenariet lar deg betinget formatere en celle hvis innhold inneholder en dato som forekommer i en angitt periode i forhold til dagens dato. For eksempel, i går, forrige uke, siste måned, neste måned, neste uke og så videre.

• Dupliseringsverdier: Dette scenariet lar deg betinget formatere begge dupliserte verdier og unike verdier i et gitt utvalg av celler. Denne regelen ble utformet mer for dataopprydding enn dashboarding, slik at du raskt kan identifisere duplikater eller unike verdier i datasettet.

Ta et øyeblikk til å gå gjennom et eksempel på hvordan du bruker en av disse scenariene. I dette enkle eksempel markerer du alle verdier som er større enn et visst beløp.

1. Begynn med å velge rekkefølge av celler som du må bruke den betingede formateringen på.

2. Velg større enn scenariet som er funnet under kategorien Highlight Cells Rules, vist i følgende figur.

   Dette åpner dialogboksen som vises i denne figuren. I denne dialogboksen er ideen å definere en verdi som vil utløse betinget formatering.

   

3. Enten skriver verdien (400 i dette eksemplet) eller refererer til en celle som inneholder utløserverdien. I denne dialogboksen bruker du også rullegardinlisten til å spesifisere formatet du vil bruke.

4. Klikk på OK-knappen.

   Umiddelbart bruker Excel formateringsregelen til de valgte cellene, som vist i denne figuren.

   

Fordelen med en betinget formateringsregel er at Excel automatisk reevaluerer regelen hver gang en celle endres (forutsatt at cellen har en betinget formateringsregel som er brukt på den). Hvis du for eksempel skulle endre noen av de lave verdiene til 450, vil formateringen for den verdien automatisk endres fordi alle cellene i datasettet har formateringen som er brukt på den.