Hendig Excel PivotTable Tools - dummies

Excel PivotTables gir deg et ekstremt kraftig verktøy for kryss-tabulere regnearkdata. Og kanskje er det bare det du forventer fra Microsoft og fra Excel. Men du vet hva? Jeg vedder på at du kan bli overrasket over hvor mange brukervennlige verktøy som vises på fanen PivotTable Tools Analyze, som er tilgjengelig når et pivottabell er valgt. Tenk for eksempel flere brukervennlige knapper du har tilgjengelig.

Oppdater data

Det enkleste og kanskje mest nyttige verktøyet er Oppdater Data-knappen. Hvis de underliggende dataene du kryss tabulerer i pivottabellen endres, må du oppdatere pivottabellen, ikke sant?

Heldigvis oppdaterer du pivottabellen når dataene endres, er enkelt. Bare klikk på Oppdater data-knappen.

Felthodene

Du kan klikke på Felthodsknapp på Analyser-fanen for å fjerne og deretter legge til felthodene. Og det betyr at du har en enkel måte å endre måten dine pivottabeller ser på og hvordan feltene er merket.

Feltheftet for radene dine er i utgangspunktet "Row Labels" og "Column Labels" for kolonnene dine. Men du kan endre merkingen ved å erstatte verdien som vises i regnearkcellen som holder felthodet.

Hvis radene viser produktnavn, kan du for eksempel endre merkingen fra "Row Labels" til "Products. "Og hvis kolonnene heter stater hvor produkter selges, kan du endre merkingen fra" Kolonne etiketter "til" Stater. “

Merk: De nyeste versjonene av Microsoft Excel (inkludert Excel 2007, Excel 2010 og Excel 2013) gir en feltheader-knapp for pivottabellen.

Utvid og skjul PivotTable-data

Hvis du har brukt snarveismenyens Gruppe- og oppropskommandoer, legger Excel til + og - knapper (knapper merket med et plustegn og et minustegn) til svingbordet ditt slik at du raskt kan gruppere og ungroup dine rader og kolonner. Det er selvsagt greit. Men knappene kan rotere pivottabellen. Og knappene gir noen brukere av pivottabellen muligheten til å gjøre et rot hvis de er uforsiktige eller clueless.

Du kan klikke på kommandoen +/- Knapper på Analyser-fanen for å fortelle Excel, du vil ikke at disse knappene skal vises. Hvis dette virker rart, tenk på saken der du ikke vil at folk skal jobbe med dataene eller se på dataene som skal grupperes eller grupperes.

Sett inn slicer

Hvis du bruker Excel 2013 eller en nyere versjon, kan du klikke på PivotTables Tools Insert Slicer-knappen for å fortelle Excel du vil filtrere, eller kutte dataene dine enda bedre.

Når du klikker på Insert Insert-knappen (som vises på Analyser-fanen), viser Excel dialogboksen Sett inn snitting, som viser feltene i pivottabellen din (se figuren nedenfor). Dialogboksen Slicer lar deg velge et annet filtreringsnivå.

Du velger bare feltet du vil bruke i filtreringen, og klikker OK. Excel viser deretter en dialogboks som følgende som du kan bruke til å bare se data som samsvarer med filteret ditt. Følgende figur viser for eksempel en dialogboksen Måneders "slicer" som man kan bruke til å se bare, for eksempel januar-dataene eller bare februar-dataene eller bare marsdataene og så videre. (Du velger en måned ved å klikke på knappen i Meldings "slicer" dialogboksen.) Dialogboksen Måned "slicer" inneholder klikkbare knapper du bruker til å filtrere.

For å flytte dialogboksen "slicer" klikker du på boksen og trykker deretter på Slett-tasten. Når du fjerner dialogboksen slicer, slår du av hvilken som helst filtrering som utføres ved å klikke på knappene i skjermdialogboksen.

Sett inn tidslinje

Hvis du bruker Excel 2013 eller en nyere versjon, er et annet kjølig verktøy PivotTables Tools Insert Timeline-knappen. Knappen Innstille tidslinje forteller Excel du vil legge til et tidslinjeprinter til svingbordstabellen, slik at det er veldig enkelt å se bare ved et bestemt intervall: et spann av et par uker, kvartalet før sist eller intervallet mellom to datoer.

Når du klikker på knappen Sett inn tidslinje (som også vises på Analyser-fanen), viser Excel dialogboksen Sett inn tidslinje, som viser de dataformaterte feltene i pivottabellen din (se figuren nedenfor).

Du velger datafeltet du vil bruke til din tidslinjebasert filtrering, og deretter klikker du OK. Excel åpner en dialogboks med en gliderknapp som du kan bruke til å spesifisere tidslinjen du vil bruke.

I den følgende figuren vises for eksempel en måneds dialogboks. Det er litt vanskelig å se skyveknappen i et bilde, men den blå linjen fungerer som en skyveknapp du kan dra rundt for å spesifisere tidslinjen du vil at pivottabellen skal vises.

For å fjerne dialogboksen tidslinje, klikk på boksen og trykk deretter på Slett-tasten. Og vær oppmerksom på at fjerning av dialogboksen også eliminerer noen filtrering utført ved å bruke tidslinjeskiftet.