Gruppering av poster i Excel-pivottabeller - dummies

Du kan bruke Excel-pivottabeller for å oppsummere salgsdata når du prøver å prognostisere salget. En av måtene du finjusterer et sammendrag i et pivottabell, er å gruppe et radfelt eller et kolonnefelt.

Når du grupperer et radfelt eller kolonnefelt, kombinerer du verdiene i feltet. For eksempel kan du ha et felt som viser datoene da salget ble gjort. Excels pivottabeller gjør det mulig for deg å gruppere individuelle datoer som 4. september og 6. september i uker, som 1. september til 7. september. Eller du kan gruppere i måneder, kvartaler eller år. Alt avhenger av hvordan du vil prognose - etter uke, etter måned, etter kvartal, etter år. Hold tidsperioden i tankene.

Vet når du skal gruppere poster

Hvis du fulgte trinnene i foregående avsnitt, har du et pivottabell som oppsummerer inntekter, men det kan fortsatt gjøre det dag for dag. Årsaken er at bordet du har basert pivottabellen på, viser inntekter om dagen. Oppsummering av inntekter per måned (eller uke, eller kvartal eller år) ville være mye bedre. Slik gjør du det.

Legg merke til at det underliggende tabellen har flere identiske datoer. Pivottabellen kombinerer alle identiske datoer i en og samme rekke, og legger opp inntektene deres underveis. En av tingene som pivottabeller gjør, er å kombinere identiske verdier i et bord i samme element i rad, kolonne eller filterfelt.

Pivottabellen kombinerer identiske datoer i en rad.

Men du vil ikke prognose etter individuelle datoer. Det er ikke riktig tidsperiode. I denne typen situasjon må du gruppere individuelle datoer som tilhører samme måned i en rad av pivottabellen. Da er alle inntekter for grupperte datoer også samlet.

Selvfølgelig er du ikke begrenset til gruppering i måneder. Du kan bruke syv-dagers perioder, kvartaler, år og andre (for eksempel tre-dagers eller ti-dagers perioder). Hvis du er bekymret for tid på dagen, som du kan være med salg på nettet, kan du bruke timen på dagen som en periode. Eller hvis dine rådata viser tidspunktet på dagen da et salg ble gjort, kan du gruppere de enkelte timene i 8-timers skift.

Opprette gruppene

Begynn med dagen som radfeltet som vist her.

Du vil gruppere daglig salg i måneder.

Når du har satt opp en pivottabell, er det enkelt å gruppere de enkelte datoene i radfeltet. Følg disse trinnene:

1. Høyreklikk noen av cellene i kolonnen på pivottabellen som har datoene - for eksempel celle E7 i figuren.
2. Velg Gruppe fra snarveismenyen.
3. Velg Måneder i listeboksen i dialogboksen Gruppering.Se følgende figur.
4. Klikk på OK.

Du kan nest perioder ved å velge mer enn en grupperingsfaktor.

Fordi du vil oppsummere inntektene dine per måned, kan du godta standardvalget, Måneder. Når du klikker på OK, endres pivottabellen og ser ut som den som vises her.

Nå kan du se totalinntektene for hver måned.

Du trenger alltid å vite hvordan du kommer ut. Hvis du vil gruppere oppføringene, gjør du dette:

1. Høyreklikk i en celle med grupperte poster.

   I figuren er det en celle i Row-området.

2. Velg Ungruppering fra hurtigmenyen.

   Nå har du feltfeltet tilbake til sin opprinnelige tilstand.

Hvis du vil endre et grupperingsnivå fra, si Måneder til kvartaler, trenger du ikke å gruppere først. Høyreklikk en gruppert celle, avmarker Måneder og velg kvartaler. Klikk deretter OK.

I prognose har gruppering i pivottabeller tendens til å forekomme med datafelt. Men evnen strekker seg til alle numeriske felt. Du kan gruppere på rabattprocenter for å se salg der prisen ble diskontert mindre enn 5%, fra 5% til 10%, 10% til 15% og så videre. Eller du kan gruppere etter lengden på leieavtaler.