Gruppering av elementer i Outlook 2007 - dummies

Gruppering i Outlook 2007 lager bunter med lignende gjenstander som du kan åpne eller lukke. Du kan se på bare de bunter som interesserer deg og ignorerer alle de andre gruppene. For eksempel, i skattetid grupperer du dine sjekker; du lager en haug av sjekken for medisinske utgifter, en annen haug med sjekker for veldedige fradrag, og så videre. Deretter kan du legge opp de beløpene du brukte i hver kategori og angi disse tallene i selvangivelsen.

Gruppering av visninger med noen få museklikk

Den raskeste måten å gruppere elementer på er å høyreklikke overskriften til kolonnen du vil gruppere av, og velg deretter Grupper etter dette feltet. Gruppeboksen vises automatisk, og navnet på feltet du valgte, vises automatisk i gruppen By-boks. Er det ikke greit?

Gruppering av visninger med dra og slipp

Den nest enkleste måten å gruppere elementer på er å åpne gruppeboksen, og dra en kolonneoverskrift inn i den.

For å gruppere elementer ved å dra og slippe en kolonneoverskrift, følg disse trinnene:

1. Åpne Avansert verktøylinje ved å velge Vis -> Verktøylinjer -> Avansert.

Den avanserte verktøylinjen viser knappen Gruppe etter boks, normalt den tredje knappen fra høyre. Knappen Gruppe etter boks inneholder et ikon som ser ut som en boks med noen linjer i den.

2. Klikk på knappen Gruppe etter boks på Avansert verktøylinje.

Tabellen faller litt ned, og en boks vises over bordet, og proklamerer Dra en kolonneoverskrift her til Gruppe etter den kolonnen.

3. Dra til gruppen Ved å legge inn overskriften til kolonnen som inneholder dataene du vil gruppere etter.

Du kan dra flere felter opp til gruppeboksen for å lage grupper basert på mer enn en kolonne.

Bruk av gruppen I dialogboksen

Du kan også bruke dialogboksen Gruppe etter å gruppere oppføringen din.

For å gruppere listen din, følg disse trinnene:

1. Velg Vis -> Gjeldende visning -> Tilpass Gjeldende visning.

Dialogboksen Tilpass visning vises. Hvis du ser ordene Tilpass gjeldende visning i navigasjonsruten, kan du også klikke på disse ordene for å åpne dialogboksen Vis sammendrag.

2. Klikk på Gruppe By-knappen.

Dialogboksen Gruppe etter vises.

3. Velg det første feltet som du vil gruppere visningen av.

Listen har flere felt enn det som vises i tabellen. Hvis du velger å gruppere etter et felt som ikke vises i bordet ditt, kan du merke av i Vis felt i visning.

Du vil kanskje også velge om du vil at gruppene skal sorteres i stigende eller synkende rekkefølge.

4. Velg andre felt som du vil gruppere visningen til.

Hvis du grupperer med for mange kolonner, gjør du listen vanskeligere, heller enn enklere, å bruke.

5. Klikk på OK.

Du kan gruppere listen med så mange felt som du vil bruke til formålet.