Går offentlig med offentlige mapper i Outlook 2002 - dummies

Hvis du bruker Outlook 2002 på et Microsoft Exchange-nettverk, kan du bruke offentlige mapper. Offentlige mapper er steder som en hel gruppe mennesker kan se på og legge til elementer i. Du kan ha en offentlig mappe for oppgaver eller kontakter. Du kan også opprette en offentlig mappe som inneholder meldinger, mye som innboksen din, bortsett fra at alle kan legge til meldinger og lese samme sett med meldinger. Denne typen arrangement kalles ofte en oppslagstavle; du legger inn en melding, noen svarer på det, en tredjepart svarer deretter til dere begge, og så videre. Det er en metode for å gjennomføre en gruppesamtale uten at alle partene i samtalen er tilgjengelige på samme tid.

I Outlook ser offentlige mapper ut som alle andre mapper. En offentlig mappe kan inneholde en kontaktliste som hele selskapet deler eller en oppgaveliste som en hel avdeling bruker. Du kan sette opp en offentlig diskusjonsmappe for en pågående gruppekonferanse om emner av interesse for alle som deler mappen, for eksempel dagens selskapsnyheter. Du kan også bruke en offentlig diskusjon mappe for å samle meninger om beslutninger som må gjøres eller som et internt klassifisert annonsesystem. Du kan organisere som en mappe hvilken som helst informasjon du vil bytte mellom grupper av personer på nettverket ditt.

Når du klikker på en offentlig mappe, ser du en liste over elementer som ser ut som en liste over e-postmeldinger, bortsett fra at alle meldingene er adressert til mappen i stedet for til en person. I en offentlig mappe kan du endre visningen av elementene, legge til elementer eller svare på elementer som noen andre har skrevet inn.

Vise en offentlig mappe

Firmaet ditt kan opprettholde en offentlig mappe for en pågående nettbasert diskusjon om viktige problemer i virksomheten din eller som bedriftsoppslagstavle for kunngjøringer om aktiviteter, fordeler og andre nyheter.

Følg disse trinnene for å vise en offentlig mappe:

1. Velg Vis-> Mappeliste eller klikk på Mappeliste-knappen i verktøylinjen.

Mappelisten vises (se figur 1).

Figur 1: Mappelisten med offentlige mapper.

2. Klikk navnet på mappen du vil se.

Listen over elementer i mappen vises.

Du kan dobbeltklikke på tittelen på et element du ser for å se innholdet til det aktuelle elementet.

Legge til nye elementer

Mange offentlige mapper er organisert som åpne diskusjoner der noen kan sette inn sine to senters verdi. Alle meldingene kan leses av noen, så alle leser og svarer til alle andre. Hvis du ser en mappe og finner den full av meldinger fra forskjellige personer som svarer på hverandre, ser du på en diskusjonsmappe.

Følg disse trinnene for å legge til nye elementer i en offentlig mappe:

1. Velg Vis-> Mappeliste eller klikk på Mappeliste-knappen i verktøylinjen.

Mappelisten vises.

2. Klikk navnet på mappen.

Listen over meldinger i mappen vises.

3. Velg Fil-> Ny-> Legg inn i denne mappen.

Skjemaet Nytt element vises (se figur 2).

Figur 2: Nyhetsformularen.

4. Skriv inn et emne og meldingen.

5. Klikk på Post.

Nå er meldingen din en del av listen over elementer i mappen.

Svar på elementer i en eksisterende offentlig diskusjonskatalog

God oppførsel og god forstand sier at hvis du vil delta i en diskusjon, er det beste å svare på hva de andre medlemmene av diskusjonen sier. Men vær snill - ikke flamme. Posting ekkel svar på folk i en online diskusjon gruppe kalles flaming . Flaming er ikke anerkjent, men er heller ikke uvanlig. Flaming skaper online samtaler som de fleste ikke vil delta i. Hva god er en diskusjon når ingen snakker? Dessuten kan flammende på arbeidsplassen få deg sparken. Så kult ned.

Når du deltar i offentlige folder diskusjoner på jobb, antar at alle i selskapet - fra toppledere til nyeste temp - vil lese hva du har skrevet. Kontroller stavemåten din, skriv ikke i kapitletekster (det ser ut som du er SHOUTING), og bruk skjønn i hva du sier og hvordan du sier det. De samme reglene gjelder for interoffice e-post; du vet ikke hvem som leser det du sender.

For å svare på elementer i en offentlig diskusjonsmappe:

1. Dobbeltklikk på elementet du vil svare på.

Objektet åpnes slik at du kan lese det.

2. Klikk på Svar svar-knappen i verktøylinjen.

Skjemaet for diskusjonssvar vises. Teksten til meldingen som du svarer på, er allerede lagt inn i skjemaet (se figur 3).

Figur 3: Bruk diskusjonssvaret til å legge til dine kommentarer til en offentlig diskusjon.

3. Skriv inn emnet ditt og svar.

Ditt svar vises i en annen farge enn den opprinnelige teksten.

4. Klikk på Post.

Elementet ditt kommer med i listen over diskusjonsartikler.

Flytte elementer til en offentlig mappe

Ikke alle offentlige mapper er diskusjonsmapper. Offentlige mapper kan utformes for å holde en hvilken som helst type gjenstand. Du kan dele lister over oppgaver, kalendere eller filer av andre typer. Du trenger ikke å opprette et offentlig mappeelement i mappen der du vil at elementet skal ende opp. Du kan opprette en oppgave i din egen oppgaveliste, for eksempel, og flytte den til en offentlig oppgavemappe.

For å flytte elementer til en offentlig mappe:

1. Høyreklikk elementet du vil flytte.

En meny vises, som vist på figur 4.

Figur 4: Gjør deg klar til å flytte et element til en mappe.

2. Klikk på Flytt til mappe.

En dialogboks som inneholder mappelisten vises.

3. Klikk på mappen du vil sende varen til.

Navnet på mappen du klikket er uthevet.

4. Klikk på OK.

Elementet ditt flyttes til den nye mappen.

For offentlige plater

Du kan bruke offentlige mapper uten å vite det.I Outlook ser alle mappene ut, uansett om du lager dem selv på din egen PC, eller de er på et bedriftsnettverk eller på Internett. Alt du trenger å vite om offentlige mapper er at de er offentlige, så alle som har tilgang til den offentlige mappen, kan se hva du legger til den offentlige mappen. Du kan også lage dine egne offentlige mapper; sjekk med systemadministratoren for å se om du har rettighetene til å opprette offentlige mapper og et sted å sette dem på.