Å Få data klar til salgsprognoser i Excel - dummies

Hvilken metode for prognoser du bruker, gjør en forskjell, men uansett hvilket valg du har i Excel må du sette opp baseline data på en bestemt måte. Excel foretrekker det hvis dataene dine er i form av et -tabell. Følgende er en rask oversikt.

Bruke tabeller

Det er ikke noe mystisk om et Excel-bord. Et bord er noe veldig mye som en database. Excel-regnearket ditt har kolonner og rader, og hvis du legger et bord der, trenger du bare å håndtere tre krav:

• Hold ulike variabler i forskjellige kolonner. Du kan for eksempel sette salgsdata i en kolonne, salgsmengder i en annen kolonne, salgsrepresentantens navn i en annen produktlinje i enda en.
• Hold forskjellige poster i forskjellige rader. Når det gjelder registrering av salgsinformasjon, behold ulike salgsposter i ulike rader. Sett informasjon om et salg som ble gjort 15. januar i en rad, og informasjon om et salg gjort 16. januar i en annen rad.
• Sett navnene på variablene i tabellens første rad. Du kan for eksempel sette "Salgsdato" i kolonne A, "Inntekt" i kolonne B, "Salgssjekk" i kolonne C og "Produkt" i kolonne D.

Figuren viser et typisk Excel-bord.

Du behøver ikke beholde postene i datoordre - du kan håndtere det senere.

Hvorfor bry deg med bord? Fordi mange Excel-verktøy, inkludert de du bruker til å lage prognoser, stole på tabeller. Diagrammer - som hjelper deg med å visualisere hva som skjer med salget ditt - stole på tabeller. Pivottabeller - som er den kraftigste måten du har for å oppsummere salgsresultater i Excel - stole tungt på tabeller. Data-analyse-tillegget - en veldig nyttig måte å lage prognoser for - bygger også på tabeller.

I Excel avhenger Excel av et uformelt arrangement av data kalt en liste. En liste så mye som et bord gjør nå, med feltnavn i sin første rad, etterfulgt av poster. Men en liste hadde ikke innebygde egenskaper som rekordteller eller filtre eller totalt rader eller til og med et navn. Du måtte ta spesielle trinn for å identifisere antall rader og kolonner listen okkuperte.

I Excel 2007 la Microsoft tabeller som en ny funksjon, og tabellene har alle de tingene som mangler. Et aspekt av tabeller er spesielt nyttig for salgsprognoser. Etter hvert som tiden går, og du får mer informasjon om salgstall, vil du legge til de nye dataene til baseline. Ved å bruke lister måtte du definere det som heter dynamisk rekkevidde navn for å imøtekomme de nye dataene.

Med tabeller er alt du trenger å gjøre, å gi en ny post, vanligvis i en ny rad på slutten av bordet. Når du gjør det, blir bordet automatisk utvidet til å fange opp de nye dataene. Alt i arbeidsboken - diagrammer, formler, uansett - oppdateres også automatisk for å gjenspeile den nye informasjonen. Tabeller er en stor forbedring i forhold til lister, og denne boken gjør stor bruk av dem.

Bestilling av dataene dine

"Bestilling av dataene dine" kan høres ut som "farger i linjene. "Avtalen er at du må fortelle Excel hvor mye du solgte i 1999, og så hvor mye i 2000, og i 2001, og så videre. Hvis du skal gjøre det, må du sette dataene i kronologisk rekkefølge.

Den aller beste måten å sette dataene dine i kronologisk rekkefølge i Excel, er ved hjelp av pivottabeller. Et pivottabell tar individuelle poster som er i en Excel-tabell (eller i en ekstern database) og kombinerer postene på måter du kontrollerer. Du kan ha et bord som viser et års salgsverdi, inkludert navnet på salgsrepresentanten, det solgte produktet, salgsdatoen og salgsinntektene. I så fall kan du raskt lage et pivottabell som samlet salgsinntekter av salgsrepresentant og produkt over tvers av kvartaler. Ved hjelp av pivottabeller kan du oppsummere titusenvis av poster, ganske bokstavelig talt innen sekunder. Hvis du ikke har brukt pivottabeller før, introduserer denne boken ikke bare emnet, men gir deg også drøm om dem midt på natten.

Tre spesielt fantastiske ting om pivottabeller:

• De kan akkumulere for deg alle dine salgsdata - eller, for det saks skyld, dine data på solvind, men det handler om salgsprognoser. Hvis du samler informasjon fra salg til salgs, og du vil vite hvor mye dine representanter selges på en gitt dag, i en gitt uke osv., Er et pivottabell den beste måten å gjøre så.
• Du kan bruke et pivottabell som grunnlag for neste prognose, noe som sparer deg en masse tid.
• De har en unik måte å hjelpe deg med å gruppere dine historiske data på - i dag, for hver uke, etter måned, for kvart, etter år, du nevner den.